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随着我国城市化进程的加快,各地城市建设如火如荼,给城建档案事业提供了难得的发展机遇,但同时,许多城市也面临着城建档案不断流失、管理失之于软的问题,保证城建档案的完整性刻不容缓!笔者觉得,城建档案主要在以下四个方面存在流失缺口,并就如何堵住这些缺口提出建议.
1管理体制
前些年,地市的城市管理大都还归一个局委,但随着近年城市建设的突飞猛进和行政体制改革,更多地市则把职能划分开,分成规划、建设、房管局（委）,城建档案馆也随之划归到不同的局委里,这给城建档案的归属带来了新问题.据笔者所知,有的地市规划、城建、房产三个档案馆并存,人为地割裂了城市建设中形成的建设档案的整体及有机联系,这也是影响城建档案完整性的最大原因.局委之间业务工作协调得好,三家形成的档案还能归到一家档案馆,城建档案也能保持相对完整；反之,各馆之间业务沟通很少甚至“老死不相往来”,就会把一套完整的档案资料“撕破”,不但不能够提高城建档案的利用价值,还给各建设单位在移交档案时造成不必要的人为麻烦.
为保证城建档案的完整性,各级政府要认识到“分而治之”的危害,必须改变城市建设的多头管理,理顺业务程序.“求其次”也必须确定城建档案的管理权限,整合城建、规划等档案馆.整合后,城建档案馆不论归属哪个局委,都必须对本地的城市建设档案享有专一的管理权.这样,才能保障城建档案的完整性,最大限度地发挥城建档案的作用和影响力.
2重视程度
对城建档案重要性认识不同,造成各地城建档案工作参差不齐.有的地方重视程度高,肯投入肯用心,城建档案的管理就健全规范,城建档案的完整性高；而有些地方没认识到城建档案在城市建设过程中的基础性作用,对城建档案管理不推动、不投入甚至是不作为,造成了城建档案的流失.住建部十几年前就要求,县级以上建设主管部门要成立专门的城建档案管理机构,但有些地方甚至是地级市仍未成立城建档案馆.由于没有相应的保管环境和设施,再加上人员的交换更替,极易造成档案资料的丢失和损坏,保证城建档案的完整统一也就无从谈起.
因此,必须用行政手段强制性把城建档案管理的机构建立起来,才能保证城建档案的完整统一.
3软硬件水平
城建档案管理工作在几十年的不断发展中,业务工作大都是“老带新”,“代代传”,缺乏有理论、求发展、视野开阔的专业人员的带动.近几年,从档案专业毕业的大学生、研究生可谓是“凤毛麟角”.现在,城建档案管理要求不再只是看你的硬件设备先进不先进、配套不配套,还要看你有没有现代化的管理模式和与之相适应的城建档案管理软件系统、人员理论水平和业务技能是不是能驾驭.某一方面达不到肯定会阻碍城建档案服务范围的拓宽和服务方式的改变,进而影响城建档案总体管理水平的提升.很多城建档案馆还没有建立起现代化的管理模式,检索查找还靠人工,档案资料的数字化程度还赶不上一个大型规范的建设施工单位.管理跟不上,势必会影响到档案资料的收集,进而影响到档案资料的完整.
4经济实力
经济是基础,离开资金支持,城建档案管理就寸步难行.为增强城建档案管理的自我主动性、积极性,使城建档案事业走上自我积累、自我发展之路,积极开展城建档案技术服务并适当收取一定的技术服务费用是必要的.据笔者所知,有些地市技术服务费用收取几年后被上级相关部门强制取消,干多干少一个样,干得越多搭进去的费用就越多,严重挫伤了人员工作积极性,客观上,也造成了城建档案的流失.因此,积极开展技术服务业务,是城建档案管理工作可持续发展的重要保证.在服务上应大胆探索,使城建档案管理贯穿到整个工程建设中去,做到事前技术服务、事中档案整理、事后查找咨询.一方面,可以提高城建档案人员的积极性,另一方面,也可以提升城建档案自身价值和社会经济价值.
保证城建档案的完整性是城市规划、建设、管理工作的重要组成部分,是科学管理城市的重要基础性工作,是一项“功在当代、泽被后世”的工作,各级政府对此应给予充分重视.
（作者单位：信阳市城市建设档案馆来稿日期：2012-08-18）