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随着计算机信息网络技术的应用和推广,信息技术以其快捷、便利、高效等诸多优势正被社会各行各业争相推广应用.随着我国经济的平稳发展,我国多数城市的规模正不断的扩增,城市的数字化建设进程也正在迅猛的发展,而城建档案作为城市发展的记录载体也必将走向信息化发展的道路.
城建档案信息化建设是指城建档案馆利用现代信息技术,通过信息资源的深入开发和广泛利用,不断提高城建档案接收、指导、管理决策的效率和水平,进而提高城建档案馆的经济效益和社会效益的过程.具体到每一个城建档案馆,城建档案信息化就是要实现档案管理的自动化,管理方式的网络化,决策的智能化和档案信息利用的电子化.
我国城建档案信息化建设总体上还处于初步发展阶段.这一现状与社会现代化发展要求不相适应,与迎接知识经济时代的到来的要求也相距甚远.目前,城建档案信息化建设中存在的问题有：一、城建档案信息化管理观念落后,没有得到政府和相关部门的足够重视,规范性管理制度不健全；工作人员信息化管理和计算机操作水平不高,城建工程档案专业管理知识急待更新和提高.二、信息化程度不高.由于城市工程建设档案管理基础工作比较薄弱,档案管理部门配套设施不够完善,信息化程度仍然处于初始化水平,难以适应城市建设和信息化技术的快速发展.三、城建档案管理业务涉及到政府部门以及开发、建设、施工等若干单位,权限设置情况较为复杂,较难协调,难以为政府、行业、部门提供快捷高效的服务,更不能实现不同层次服务对象的资源共享.
要解决城建档案信息化建设中存在的问题,加快推动城建档案信息化建设的步伐,可从以下几方面入手：
一、城建档案机构的领导和工作人员要转变思想观念、树立档案信息化意识.只有相关机构和部门领导观念得到转变,真心重视和支持档案工作,才能促进和推动档案信息化的改进和不断完善.档案工作人员是城建档案信息化建设的基本力量,他们的能动性事关信息化建设的成败,只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识,认识到档案信息化建设的重要性,档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心档案信息化建设事业,认真做好信息化过程中的各项工作,主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合,促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合,共同发展.
二、提高城建档案信息化水平.根据当前城建档案存在的问题,首先应该配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备.系统软件的开发、应用或完善,可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广,逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作.其次是逐步完善档案中心目录及全文的数字化.档案信息数据输入是目录中心的基础性工作,对各职能部门每年移交的大量成果档案资料,边整理边输入,从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式,避免重复劳动,不但能节约人力和财力,而且也会加快档案信息数字化的进程.此外还应对上网信息进行密级界定.首先制订密级标准,对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证,对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限,以保障软件系统的安全.
三、提高城建档案信息化管理水平.信息技术的广泛应用和电子政务的加快推进,使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变.现今,在计算机管理渗透的形势下,计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献.档案部门建立自己的局域网,添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等,在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用.随着电子文件的大量产生,如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题.早在2002年,国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》,要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作.因此,选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件,有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作；档案管理软件的对象是电子文件,通过选取合适的档案管理软件,不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的,而且电子文件作为信息资源,经过软件的整合和开发,既是电子文件形成单位的有益积累,又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富.信息化建设理念,需要科学的档案管理软件作支撑,单纯以传统方式管理大量电子文件,绝非明智之举,档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身,是疏通信息化建设管理脉络,提高档案工作质量和效率的关键环节,在很大程度上决定着档案信息化建设的成败.从安全角度来说,优良的档案管理软件自身的安全设置,如访问授权、用户安全级别、设置等功能模块,已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障,能有效地确保档案信息安全.
工程建设的过程就是工程档案的形成过程,这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程.从工程立项到工程验收的各个阶段,档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的,这在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度.实行城建档案信息化管理能提高工程档案管理的效率与效益.一是加强工程档案信息化建设,选用适合企业档案管理的软件,制定工程档案信息化管理的规章制度,改革不适应档案信息化要求的管理体制,打破地域和部门分割,提高工程信息交换及共享水平,创造更多有利于方便公众利用的条件；二是建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度,逐步提高相关岗位人员工作素质和能力；三是档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识,只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解,才能参与本单位的软件开发工作,才能提出正确信息需求,使系统运行保持在良好状态之中；四是数据质量是计算机管理系统成败的关键,要严把数据关,保证所输入的数据是全面和准确的,否则难以保证系统的正常运行.可考虑建立数据审核制度,在数据输入之前对数据进行审核,在数据输入之后进行认真校对.
（作者单位：秦皇岛市城市建设档案馆）