城建档案信息化建设的

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【摘 要】本文从揭示城建档案信息化建设的意义入题,结合工作实践,阐述当前城建档案信息化建设的工作重点,城建档案信息化亟需解决的问题,探讨城建档案信息化建设的思路.

【关 键 词 】档案信息化；探讨

城建档案信息化,是指通过运用现代信息技术,配置城建档案计算机辅助管理的基础设施,建立和完善城建档案信息资源库,依据城建档案信息化的标准规范体系,以城建档案网络为平台,依托高素质的信息人才,对城建档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务的活动和过程.档案信息化的提法已经有不短的一段时间了,但是城建档案信息化建设在全国许多地方却依然还是新课题,有的地方甚至可以说还没有破题.而城建档案信息化建设是城建档案馆（室）工作实现与时俱进、科学发展的必由之路,必须引起我们高度重视.

1 城建档案及其信息化建设的定义

城市建设档案简称城建档案,是指在城市规划、建设及其管理工作中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录音、录像等不同形式和载体的材料.其范围很广,包括城市规划建设基础资料、城市勘察测绘资料、城市规划资料、城市建设管理资料、市政工程资料、公用设施资料交通运输设施资料、工业建筑资料、民用及公共建筑资料、风景名胜、园林绿化资料、环境保护资料、城市建设科研资料、城市防洪资料以及人防设施和搞震资料等等.随着城市建设和社会信息化进程的加快,信息资源已经成为重要的战略资源.城建档案作为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显.档案信息化就是在档案管理活动中全面应用现代化信息技术,对档案信资源进行处置、管理,为城市建设提供利用服务.可以把档案信息化概括为“三化”：一是档案信息数字化；二是档案信息网络化；三是档案信息接收、传递、存储和提供利用一体化.档案信息数字化,就是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库,包含档案目录信息的数字化和档案全文信息的数字化两个不同的层次.档案信息网络化,就是通过档案网络站点,以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传,是档案部门联系社会的重要窗口,其内容包括档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息等.

2 城建档案信息化的具体内容

城建档案信息化建设一是要是充分利用现代信息技术改进档案管理的流程,实现各业务环节的自动化管理；其次是完善网络,建立档案馆内部局域网和与主管单位办公自动化网连接的内部网,实现信息共享和电子档案网上归档.现阶段中小城建档案馆的主要任务是完善城建档案业务办公自动化系统,实现与主管单位办公自动化系统的联网,加强网络维护和数据收集维护,包括数据迁移、建立建设工程项目储备数据库；工程建设数据库、串并联系统、重点工程动画演示系统、文档一体化系统.

其次是要事将传统的纸质文档和图纸通过扫描、图像优化、压缩归档等数字化技术加工成电子化的信息数据,并写入光盘,保存在镜像服务器大容量硬盘中,并提供网上高速的存取服务,同时要开展档案借阅利用,岗位培训等活动,实现行政确认行为的电子化和网络化,建设数字化城建档案馆,这也是城建档案馆信息化建设的核心部分.

3 城建档案信息化建设的重要意义

城建档案信息化是档案工作现代化的重要标志.在实际应用中,它与传统的档案管理相比较,其优越性十分显著.一是检索查询方便.传统的检索方式,档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来,然后根据记录到库房中查找,费时、费力.档案管理信息化后,可以实现即时查询,管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式,在档案库中检索出需要的档案信息,极大地减轻了工作人员的负担.二是查借工作可控.档案管理实现信息化后,查借阅采用计算机管理,操作方便,还可以动产生催还记录,对过期不还的借阅者进行有效的催还.三是管理省时省力.档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用,工作量大,效率很低,费时费力.实行信息化后,档案管理达到自动化、实时化、网络化.数据只需一次录入可以多次利用,即可在档案管理内部进行数据共享,提高了工作效率.数据录入后,可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表,打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等.档案库中的信息需要统计,并形成报表,由计算机处理,可以极大地提高管理人员的效率.四是提高工作实效.实施档案管理的信息化后,部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来,不再是目录的打字员和档案的保管员,可以更好地从事档案的收集和编研工作,提高职能部门的工作效率.

4 当前城建档案信息化的工作重点

一要切实加强城建档案信息化的领导和规划工作.具体而言,就是各地城建档案馆（室）应加强信息化基础工作,使之符合信息化建设要求,避免重复性劳动,确保城建档案信息化工作建立在统一、扎实的基础平台之上.同时,还应建立统一的信息化工作体制,确定专职的部门负责信息化建设的组织与协调工作,按照组织信息化建设的整体要求,做好城建信息的生成、传播与利用工作.二要切实加快推进城建档案信息化标准与制度建设.标准规范是档案信息化快速、有序、健康发展的保障,包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；

5 小结

总之,信息化对于经济和社会发展有着极端的重要性,档案的信息化是在信息时代背景下产生的档案理论与实践,是档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程.加强档案信息化建设势在必行,从传统的纸质载体逐步进入了数字化的历史新进程,档案信息化已成为我国档案界和档案工作者今后工作的重要目标,对档案的管理提出了更高的要求,为利用者提供了跨越地域和时空的一种全新而又便捷的方式.作为城建档案工作者,我们应不断解放思想,挖掘自身潜力,进一步探索城建档案信息化的新方法、新领域,使之发展更快、更好、更合理,城建档案信息化工作推上新的台阶.

参考文献

[1]全国档案信息化建设实施纲要[Z]．2002.11.25.

[2]杨公之.档案信息化建设实务[M]．中国档案出版社,2003（8）