房地产档案的管理

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摘 要：随着我国经济体制改革的深入,尤其是土地有偿使用制度的推进,房改政策的出台,房地产市场日趋活跃,由此而产生的一系列房地产档案的重要性、珍贵性正逐渐被人们所认识.为此,如何搞好房地产档案的收集、整理、保管、利用以及如何使用现代化的管理手段,以满足房地产市场的发展意义重大.

关 键 词：房产档案管理创新

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1003-9082（2013）06-0007-01

随着信息技术的不断发展以及社会对房产档案需求的日益增多,传统的房产档案管理模式已经难以满足现代化、高效化的发展需要.房产档案管理部门必须在认清房产档案管理特点的基础上,对传统的管理体制进行创新,不仅要对单位内部管理机制和服务观念进行改革,还要对房产档案管理手段和管理技术进行改革,以推动房产档案管理步入信息化、现代化的运行轨道.

一、房地产档案的特点

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中,经过收集、整理、鉴定,按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况,应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料.

1.房地产档案特点

1.1法律依据性

房地产档案是除房地产权属证书外法律认可的、确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明.由于房地产业已成为国民经济的支柱产业,房地产的经济行为日益增多.诸如房地产交易、析产、抵押、继承、查封、保全、评估过程中产生的种种纠纷,人民法院如何裁决,房地产档案是重要的法律依据.

1.2动态性

造成房地产档案的动态性主要有两个方面的原因：一是房地产本身发生了变化.例如房屋的状况变动,房屋被拆除产权灭失等.二是房屋外部条件的变化引起房地产档案的变化.包括房产测量方法的改变,历史遗留问题的处理,路街巷变化,编号方式的改变,房产交易造成房地产权属转移等.

1.3数量巨大,使用频繁

房地产档案是与房屋产权一一对应的.也就是说有一份产权,就会存在一卷房地产档案.因此,房地产档案的数量相当大,部分大城市的房地产档案数以百万计.据笔者调查统计,为办理房地产交易、析产、继承、抵押、查封、评估等正常业务而利用房地产档案,大城市平均每年为3～6万次,中等城市为l～3万次,小城市为2千～1万次.从总体上看,房地产档案的数量和利用量都非常大.

1.4区域垄断性

房地产管理的基本原则是属地管理.因此,各地房地产管理部门在进行房地产管理的过程中处于对本地区房地产档案的独占和垄断地位,如果不规范管理和开发利用,将直接影响本地区房地产业乃至整个经济的发展和社会的稳定.

1.5呈现信息化性

房产档案信息化,就是指在房产档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务.电子档案是房产档案保管以及便捷查阅的需要.传统的纸质档案管理方式,主要进行手工查阅,电子文件档案不受时间和空间限制随时随地进行查阅和利用.同一个电子文件中的正文、图形、批示、附件等可以在载体上连续存放,房产档案的数字化管理,能够满足查阅需求.

二、房地产档案现代化管理的措施

1.要加强培训,提高管理人员素质

房地产产权档案是城市房地产管理的综合反映,在当前的信息时代建立一支既懂档案管理,又懂房地产管理和计算机知识的专业队伍,是实现房地产档案现代化管理工作的关键.计算机是高科技产业,需要有高素质的人才,档案部门除引进计算机专业技术人员外,还要加强在职档案管理人员的计算机基础知识培训,使管理人员既要掌握计算机的工作原理,又要熟练掌握计算机的操作技能.

2.要充分利用房地产档案信息.

房地产档案蕴涵着丰富的信息,房地产档案的现代化管理可以充分、快捷地利用房地产档案信息为经济建设服务.为此,我们要根据计算机管理的特点,编制信息检索工具,对房地产档案信息进行加工,更好地利用房地产档案信息.第一,要编制检索工具.数据中每一个产权要素都可以作为检索点,包括产权人信息、房地坐落自然信息、产权证管理信息以及模糊条件检索等等.同时,利用计算机处理信息的功能,编制打印房地产卡片、产权证号目录、案卷目录等检索工具,形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系,以提供高效、便捷的查询服务.第二,要进一步方便档案信息的查询.档案利用是档案管理的目的.房地产档案实现现代化管理后,档案利用者可直接从计算机上阅读图形和文本形式的原始档案,并可提供打印服务.计算机的应用既保护了档案原件又能高效地满足利用者的需要,从而改变过去以案卷为检索单位、通过案卷查文件的方式,大大提高了工作效率.第三,要大力开发档案资源.还应将产权档案信息推向社会,满足社会对档案信息的需求.

3.要实行房地产交易、产权登记管理现代化,推动房地产档案管理的现代化

在房地产产权交易管理中,要充分利用计算机对房地产产权登记的收件、初审、复审、审批、缮证、发证和财务结算实现现代化管理,使产权登记过程中收集、产生的各种证明,直接登记进入计算机,形成完整准确的房地产档案数据库,为利用计算机管理档案奠定基础.原始档案数据进入计算机后,再利用计算机强大的分类组合、检索、调阅、复制功能,来建立完整的房地产档案管理系统.

房地产档案管理的现代化是新形势下房地产业发展的必然要求,而要实现房地产档案的现代化管理,房地产管理部门必须提高认识,下决心投入资金,选配人才和先进的现代化管理设备,为档案现代化管理创造有利的条件.

总之,房地产档案工作要适应市场经济发展的要求,要更新观念,深化改革,运用法律和经济手段,不断增强服务功能,才能更好地发挥房地产档案作用.