房地产开发企业档案的管理

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房地产开发企业在从事房地产开发、经营、管理和服务活动中,必然会形成很多档案,笔者长期从事房地产开发企业档案管理工作,也经常和一些档案工作者进行业务交流.现在结合自身工作实际,对房地产开发企业档案两大主体——建设工程类档案与经营管理类档案在管理工作中的若干问题发表一些粗浅的看法.

一、明确档案管理的主要对象

我们首先要明确一个概念,房地产企业管理的档案不等同于房地产档案.房地产档案是指在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中,经过收集、整理、鉴定,形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况,应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料.

房地产开发企业以营利为目的,从事房地产开发和经营活动.因而,注定会产生大量建设工程类档案与经营管理类档案,它们构成了档案管理工作的主要对象,这也是本文论述的对象.

建设工程类档案即基建档案,也属科技档案范畴.房地产开发企业是建设单位,对于施工、设计、监理等单位来讲是业主单位,保管的档案最多.根据2002年起施行的《建设工程文件归档整理规范》要求：在组织工程竣工验收前,应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；对列入城建档案馆（室）接收范围的工程,工程竣工验收后3个月内,向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案.换句话说,最后公司内部档案管理员整理归档的工程档案,主要是向城建档案馆（室）移交后剩余的档案.

房地产经营管理档案是企业在房屋经营、租赁,办理产权登记,交易转手过程中形成的.原来房屋产别只有直管房产和单位自管房产,而现在私房房产、涉外房产、股份制房产不断增多,出现了多元化的态势.同时,产权形式的变化频率加快,房地产买卖、租赁等交易活动越来越多,所涉的部门也越来越多.笔者现在于成都市房管局下属的一个国有房地产开发企业工作,现在局下属的单位就有房地产交易中心、房产登记中心、房地产经营公司等不同的企事业单位.这些单位由于业务不同,所以保管的房地产档案,特别是经营管理类房产档案大不相同.

关于建设工程类与经营管理类档案具体包括哪些档案,将在第二部分讲到.此外,房屋在几十年的管理过程中,还涉及很多物业管理档案,这些也属于房地产档案范畴.由于现在房屋都有专门的物业公司管理,所以本文就不再做专门论述.

二、档案管理应注重动态性

众所周知,房屋从准备修建到竣工,以及产权的办理、转移,时间跨度是很长的,期间不断有新的档案形成.这决定了建设工程类档案与经营管理类档案不可能像文书档案那样按年度归档.动态性管理关键就是在房地产开发和经营的工作进行中就重视档案工作,注重档案产生时间上的连续性.

先谈建设工程类档案.刚才讲到,最后公司内部档案管理员整理归档的工程档案,主要是向城建档案馆移交后剩余的档案,当然这部分档案数量也不少,这就意味着我们不能只重视管理日后移交进馆的档案.各项目部的档案资料员应该认真执行《建设工程文件归档整理规范》,档案收集应按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分.工程档案管理的动态性,关键就是档案要持续性收集,分阶段存放.像在工程准备阶段,就要把关于工程立项的会议纪要、领导讲话,专家建议文件,拆迁安置意见、方案,国土证等收集齐全.准备阶段完后,工程进入施工阶段,该阶段的文件资料最多.项目部有关人员在制定、填写、审核这些文件时就应特别仔细,以便档案资料员收集保管到齐全、有效的文件.

房地产开发企业是建设单位,在工程进行过程中,除了本单位产生的档案外,施工、设计、监理等单位也应该向其移交一些档案资料.笔者建议房地产企业在与施工单位、监理单位签订有关合同时,在合同中写明对方有义务提供有关文件资料.公司项目部有关人员平时也应主动向其他单位征集所需的文件档案.另外,工程竣工验收合格后,并不意味着就没有工程档案了.比如一些住宅小区竣工验收合格后还涉及路灯安装、大门修建或某些局部改造,这些工程也会产生相应的档案,并且它们可以不移交进档案馆.因此,项目部人员也应注意收集这类档案,日后向公司档案室移交.笔者所在的公司还专门成立了档案巡检小组,坚持每季度一次到各项目部检查指导档案、文件的管理工作,发现问题及时解决.总之,各项目部的人员要努力做到在工程彻底竣工后,既能向当地城建档案馆（室）移交一套符合规定的工程档案,又能向公司内部档案室移交一套完整规范的档案.

再谈谈经营管理类档案的动态管理.当今很多房屋还未竣工就开始准备销售了,所以这类档案虽产生时间一般晚于工程档案,但也必须尽早开始重视这类档案的收集工作.任何房地产开发企业都有专门从事房地产市场调研、房屋营销工作的人士.所以这部分人士应注重经营类档案的动态性管理.但笔者认为不必把问题搞得太复杂,其实对一个企业来说,某个项目的经营管理类档案主要就分为两部分.

第一部分是项目管理类文件.主要由研发策划、前期配套、营销策划等文件组成.项目研发成果,包括可行性分析、报告、评审资料等文件；项目营销策划方案、市场调研报告；项目广告,包括公司整体形象广告及相关报道,载体形式包括剪报、刊物等；项目销售价格方案、销售分析、销售总结；宗地情况,包括自然条件、社会条件、竞争楼盘信息等；项目规划设计草案相关文件,概念设计相关文件及项目设施指导书,方案设计文本及相关文件,房产证,预测报告,预售许可证；资产、法务等相关合同,等等.

第二部分是房产销售和租赁档案.其主体是房屋销售或租赁过程中双方形成的合同.销售一套房屋就有与之相应的一份产权,就有一套合同及相关资料,一套合同及相关资料就组成一卷档案.因此,合同在房地产档案数量中占了很高的比例.这类档案虽然数量多,但同一项目的每卷档案组成基本相同,一般包含房屋买卖合同、买卖合同补充协议、业主公约、户型图、产权证复印件、户主复印件、定购书等.当然还有一些特殊情况,比如某位客户亲笔承诺书,承诺他首次在本地购房,那这份承诺书最好也应放入销售档案中.由于同一楼盘中不同房屋购买时间不同,办理产权的时间也不同,这些不确定因素使房产销售档案的形成和收集也有时间上不确定的特点,营销部门人士必须坚持动态性管理.所以,一般应该是一个楼盘所有房屋销售完毕,有关办理完毕,才能将这些档案移交给档案室.

三、档案管理应注重整理环节

在档案管理工作若干环节中,整理工作是核心,不仅花费时间较长,而且直接关系到以后的统计、检索、查阅等.刚刚讲到的动态性管理主要是企业中相关职能部门人员的工作,而整理肯定是专职档案工作者的工作.关于整理,笔者只谈论三点.

首先是涉及分类.其实刚才讲到的前期有关部门对档案动态性管理,即收集、鉴定等工作搞好了,就已经将不同档案的大类分好了,如此,档案管理员整理起来就会比较顺畅.档案的分类方法有多种,通常有两种方法：一是按种类分类,即将建设工程类档案和经营管理类档案分为一级类目.不同项目的建设工程档案都放到一起；不同项目的经营管理档案都放到一起.二是按房地产项目分类,即把具体一个项目划分为一个大类,形成一级类目,然后将此项目的建设工程类档案与经营管理类档案作为二级类目.无论按哪种方法分类,同一项目的建设类档案肯定都是按工程进行的时间先后顺序排序,即分阶段排序,经营类档案应把项目管理类与房产销售类档案分开整理.

其次是档案工作者在整理中应多与档案产生阶段的人士沟通.其实这一点可列入档案鉴定范畴,但因为一般普通企业的档案鉴定与整理往往同时进行,所以在这里谈.刚才讲到从房屋修建到销售、产权办理都需要很长的时间,期间形成的档案内容具有相当强的专业性,除了有关人员在移交档案时就要在移交清单上对有关问题进行说明外,档案工作者在整理过程中遇到问题应及时请教档案产生阶段的有关人员.笔者在整理某小区修建地下车库的档案时,发现有些档案标题是“立体车库XXX”、有些档案标题是“机械式车库XXX”.于是立即咨询有关同事,得到回答是此项目中立体车库即机械式车库,于是笔者将有关车库的档案放在一起整理.

最后是整理过程中应加强对档案的折叠、装订等手工活的规范化.房地产企业档案不仅数量庞大,而且形状各异,不像文书档案那样一般都是A4大小的纸张.对不同形状、尺度的档案要根据国家有关要求采取不同的修补、折叠、装订,力争使整理出来的效果既保护了原始档案,又看起来美观大方.

李求军/责任编辑