房地产档案管理现代化

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【摘 要】随着时代的发展,科学技术的日新月异,我国房地产业发展迅猛,以计算机技术为核心的现代信息处理技术正深入房地产管理的各个层面,越来越多的地方开始建立数字化档案,极大的提高了房地产档案的利用能力.

【关 键 词】房地产档案；房地产档案管理；网络信息化；自动化；数字化档案

目前,由于我国房地产业发展迅猛,房地产档案越来越多,房地产管理部门管理方式相对滞后,积压了大量历史信息需要录入,房地产档案利用率相对较低.如何利用现代化手段,加强房地产档案数字化建设,实现房地产档案管理的新突破,已成为各地房地产管理部门急要解决的问题.房地产档案数字化建设能够快捷地查询房地产档案信息,缓解产权档案管理利用等庞大的工作量,保证档案查询工作快速、高质.因此实现房地产档案信息收集、整理、查询、利用管理的数字化,能够提高档案管理水平和利用质量,更好地服务于经济建设.

1.房地产档案概念及特点

1.1房地产档案的概念

房地产档案是指在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中,经过收集、整理、鉴定,按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况,应当归档保存的文字材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料.

1.2房地产档案的特点

1.2.1法律证据.

房地产档案是除房地产权属证书外法律认可的、确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明.由于房地产业已成为国民经济的支柱产业,房地产的经济行为日益增多.诸如房地产交易、析产、抵押、继承、查封、保全、评估过程中产生的种种纠纷,人民法院如何裁决,房地产档案都将作为重要证据参与其中.

1.2.2动态性.

造成房地产档案的动态性主要有两个方面的原因：一是房地产本身发生了变化.例如房屋的状况变动,房屋被拆除产权灭失等.二是房屋外部条件的变化引起房地产档案的变化.包括房产测量方法的改变,历史遗留问题的处理,路街巷变化,编号方式的改变,房产交易造成房地产权属转移等.房地产档案的动态性决定了必须对房地产档案实行动态管理,以保证房地产权利现状的一致性和现势性.

1.2.3数量巨大,使用频繁.

房地产档案是与房屋产权一一对应的.也就是说有一份产权,就会存在一卷房地产档案.因此,房地产档案的数量相当大,部分大城市的房地产档案数以百万计.据调查统计,为办理房地产交易、析产、继承、抵押、查封、评估等正常业务而利用房地产档案,大城市平均每年为3—6万次,中等城市为l一3万次,小城市为2千一1万次.从总体上看,房地产档案的数量和利用量都非常大.

1.2.4区域垄断性.

房地产管理的基本原则是属地管理.因此,各地房地产管理部门在进行房地产管理的过程中处于对本地区房地产档案的独占和垄断地位,如果不规范管理和开发利用,将直接影响本地区房地产业乃至整个经济的发展和社会的稳定.

2.房地产档案数字化建设的设想

2.1应建立基于房地产管理业务规则的管理体系.

房地产权属档案数字化应建立完整的产权认证体系,实现业务数据、电子档案及GIs数据的一体化存储管理和应用集成,这是建立全方位房地产管理的难点和关键.在三者之间建立有效的数据连接和完整性、业务性规则的基础之上,一方面可对权属登记实施全程管理,充分保证产权认证的准确性、排他性、关联性和制约性.另一方面,实现房地产管理的地理空间可视化,建立和维护档案的地理相关性,实现权属界限精确管理.由此可以实现“图-证-档”一体化,达到图档结合,以图管房的管理层面.

2.2应建立基于房地产管理业务规则的动态更新机制.

与其它静态的档案不同.房地产权属档案应随时因房地产权属的异动而发生变化,构成一个动态、面向业务的数字化档案系统.通过在数字化档案系统中内置基于业务规则的动态更新机制,并为房地产测绘应用和房地产管理应用提供相应的系统接口,在线跟踪房地产的权属变化（转让、变更、抵押/查封、灭失等等）.动态更新数字档案的状态和内容,保证数字档案与房地产权属现状的严格同步和一致.

2.3应建立系统规范和标准.

建立数字化档案.应根据系统总体结构和技术要求,订立统一的规范和标准,以指导具体工作的实施.如不同档案的扫描方式、每份档案的扫描内容、扫描后在电脑中的保存格式等等,这是建档的基础,对以后提供利用时的效率和准确度起着决定性的作用.

2.4应建立开放性系统.

考虑到数字化档案未来发展的需要以及其他房地产管理系统和电子政务网络的技术集成和资源共享,系统总体结构应具有兼容性和可扩展性.即可以包容不同厂家不同类型的先进产品,便于升级换代,使整个系统可以随着科学技术的发展,不断得到充实、完善和提高.

2.5应建立系统安全体系.

计算机管理手段将带来工作效率的提高.同时也对档案安全管理提出了更高的要求,这包括计算机硬件、软件、数据及网络等各方面的安全.因此,要做好服务器机房的配置,防火防雷措施到位,制定详尽的责任制度、安全保密制度,完善权限的分级体系,设置网络防火墙,对传输的数据加密、解密,定期进行数据备份等.

3.加快房地产档案数字化建设的建议

3.1开发完善的房地产档案信息系统

一般说来房地产档案信息系统应具备以下功能：（1）信息的存储管理功能.（2）房籍信息的多种输入功能.（3）信息的查询检索功能.（4）汇总统计分析功能.（5）信息共享功能.房籍信息不仅要考虑房管的纵向兼容,而且还应与规划与管理信息系统、市场信息等相关业务的横向兼容,以实现信息的交换和共享.（6）信息更新功能.因为房产信息是一种动态信息,要随租售、馈赠、继承等不断变化,既要将旧信息入档,又要跟上现实、保证准确.（7）丰富的应用程序功能.系统应提供各种应用程序,如各种图件的迭加处理,基本数据的回归分析,派生数据的生成,制图等软件.（8）各种输出功能.信息能根据用户的不同要求进行输出,如图形、表册、房屋面积,权属证资料等的输出.（9）系统维护功能.（10）系统应具备保密制约的手段.

3.2房地产权属档案数字化管理应在总体规划指导下,分阶段有步骤地实施.

数字化过程必须充分考虑到房地产档案管理部门历史上形成的数量庞大的存量档案和每年数量急增的新增档案,分别规划设计合理的建档流程.对存量档案,可考虑将利用率高、当前有效的权属登记资料先行建档,以保证数字化档案库能在较短的时间内产生利用价值；新增档案的数字化过程关键是不能影响日常正常的登记发证工作,建档工作可安排在发证后、实物归档前进行.

3.3加强队伍建设,提高工作人员的素质

人才是网络经济时代的第一资源和首要依托.房地产档案管理现代化是不断完善优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高.建设一支精通房地产管理且熟悉计算机基础知识的专业队伍,是实现房地产档案管理现代化的关键.因此,档案工作人员要相应地调整自身的知识结构,要求具有理论、文化、专业和科学技术等多种知识.其中尤为重要的是要全面系统地掌握档案专业知识,包括掌握档案应用理论知识、档案学基础理论知识和档案保护技术.房地产档案管理现代化是不断完善优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高.建设一支精通房地产管理且熟悉计算机基础知识的专业队伍,是实现房地产档案管理现代化的关键.