建立测绘档案信息管理建设措施刍议

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【摘 要 】古代、近代、现代测绘资料档案都是我国历代测绘工作者辛勤劳动的结晶,是历代政府管理、国土规划、文化教育、科学研究、外交发展和国防建设不可或缺的地理信息资源.如何充分发挥测绘资料档案在国家经济建设中的作用,是测绘资料档案管理工作的一项重要的战略性任务.

【关 键 词 】测绘资料档案；内容及分类；措施

前言：随着科技的发展,测绘档案的管理也向前推进.建设数字化测绘资料档案馆是今后一个时期一项重要的基础性工作.数字档案馆的特征是：所有馆藏档案都具有模拟和数字化两种存储形式,从档案的形成、数字化到管理、提供实现全过程计算机管理,实现网络化查询及多媒体服务.概括地说,包括档案原件全数字化和档案管理全信息化两部分.具体内容有馆藏档案资料规范化整理组卷、数据录入；对破损图件进行修复；研究档案资料信息化管理的新模式,制定相关的测绘档案管理技术标准；全面开展馆藏档案资料数字化处理并建库；开发数据库查询检索系统等.测绘档案资料按一级分类有：TD1 综合类、TD2 大地测量类、TD3 摄影测量,遥感测绘和其它方法地形测量、TD41 地图制图与地图印刷类等共14大类的档案资料.测绘档案的载体介质种类多、形态多、馆藏量大.从清代到现代各历史时期的测绘成果档案、图纸、图册.丰富的馆藏档案资料是国家的宝贵财富,加强测绘档案资料管理,充分挖掘和发挥测绘档案在社会主义现代化建设中的作用是今后一段期间的一项重要任务.科学有效地抡救并长远保存地图档案资料,方便快捷地提供使用已成为档案资料管理的燃眉之急.

一、测绘档案的内容及分类

1.按记录的内容不同分类

测绘管理档案、生产技术档案、科研与教学档案、仪器设备档案以及基本建设档案.

2.按档案性质不同分类

基本测绘档案、专业测绘档案、特业测绘档案和现势资料参考档案.

3.按载体形式不同分类

图纸档案和电子档案.前者包括： 纸质测绘记录、图表、卡片、照片文字说明、成果成图等.后者,即经过电子计算机编辑、处理的测绘档案,需要光盘、磁盘、硬盘等存储介质进行保存.

4.按范围、比例尺不同分类

全国性测绘档案、地方性测绘档案和专业性测绘档案.全国性和地方性测绘资料档案按照 《全国测绘资料和测绘档案管理规定》实行统一领导、分级管理、归口负责的制度,专业测绘资料档案由各专业部门参照规定自行管理.《中国档案分类法测绘业档案分类表》中将测绘档案分为一级基本类目 （ 15个 ）和二级属项类目 （ 69个 ）,给测绘系统的建档提供了归档范围、档案分类、档号编制等标准的参考依据.

二、 建立测绘档案信息管理系统的过程

1、 采集原始数据.一是利用全站仪和电子手簿把实地测绘的数据,输入计算机进行编辑,然后整理成图.二是通过数字化仪,将原有地形图矢量化,转换成数据文件输入计算机,可以有效地利用原有档案,避免重复工作.三是用扫描仪将原有图纸直接扫描进计算机.它主要适用于要求精度不高的规划图、征地图等.

2、 建立测绘信息管理系统.对数字化后的原始数据,经过绘图软件进行编辑、整理和修饰,建立图形数据库.然后再将每个工程的名称、位置、工程概况、属性特征等相关信息,输入计算机,建立属性数据库.这样就具备了建立测绘档案信息管理系统的数据基础.

三、.测绘档案信息化建设策略

1. 加强内部档案的整理工作

加强内部档案的整理工作,是实现测绘档案现代化、信息化的前期工作,对馆藏档案进行全面彻底清理,做到帐清物符.使之有规可循,有目可查.

2.大力开展测绘档案基础性建设,实现档案的规范化管理

积极开展测绘档案基础性业务工作,对馆藏的测绘档案资料进行鉴定工作,有些随着时间的推移失去了保存价值档案资料,经过一定的审查和批准手续可进行剔除销毁,为减轻库房负担,降低档案管理成本,方便有价值档案的管理和检索.改善库房和设备的基本条件,提高档案管理业务水平,尽可能地延长档案的寿命,防止意外事故的发生.

测绘档案数量多且复杂,按标准重新组卷,重新建立分类目录.对档案的有关状况进行数量的登记、统计和分析研究.并对案卷目录和文件目录进行计算机录入,建立档案的案卷级目录和文件级目录,建立档案检索体系,初步实现档案资料的规范化、标准化管理.

3.做好测绘档案的收集、验收、分类和归档工作

测绘活动中一些技术性的文件材料、技术设计书、技术总结、验收报告、展点图、成果表、航摄鉴定表等测绘成果资料形成过程复杂,涉及专业相互交错,记录介质种类多,如果收集、管理不到位,容易造成测绘科技文献材料存档不规范、失真.收集测绘科技、生产和管理活动过程的重要科技资料,是测绘科技归档的前期工作,作好这项基础工作,对测绘档案的形成、积累、整理、归档都起着重要的作用.测绘资料归档前,生产单位要进行分类系统的整理,测绘档案管理部门要进行严格验收.测绘科研项目验收时,档案人员应参加验收, 了解项目的内容,明确归档范围、归档材料鉴定内容、归档移交手续.移交测绘材料,还要注意移交期限、成果最终版本、归档数据成果是否经过产品检验或项目鉴定验收、归档份数、 整理立卷要求.归档时,管理人员要作到及时、规范,严格按照《中华人民共和国测绘成果管理规定》《全国测绘资料和测绘档案管理规定》等相关法律、法规进行归档.对于归档范围、数据采用标准、通用格式、数据成果形成单位、管理部门责任,以及涉密数据档案在保管、利用、销毁及运输等过程中的要求等,都要认真按标准执行.收集与归档的具体内容包括： 基础测绘成果数据、依法汇交的成果数据副本、正式出版发行的产品数据及有关的专用软件或专业设备参数等.需要整理上架、入馆的测绘资料,要及时登记、精准分类、规范编号,制作检索卡片或编入电子测绘档案目录,及时上报,方便查找； 需要编入电子测绘档案信息数据库的,则要求档案人员熟练使用各种专业录入设备、软件进行分类归档,做好系统维护,对重要信息资料进行备份保存.

4.实施立卷归档原则

一是要准确把握文件立卷归档的时效性,完成现行文件阶段任务的,才能予以立卷或归档,而没有完成的,则不能立卷或归档,否则,将会给档案管理造成无序和混乱.二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工.在实际工作中要注意区分文件与资料,特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别,减少档案管理中的重复度和信息冗余度,提高档案利用的效率和效果.三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下,要注意有效地维护全宗的完整性.在归档工作中既要掌握重点,分清主次,把住全宗的入口关,使不该归档文件不致混入,同时,又要注意防止应归档文件的散失.

结语：

测绘档案资料是一种原生的信息资源,测绘档案资料信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分.是一项长期、艰苦、专业性和技性较强的工作,测绘档案部门应与多方面的协同工作21世纪国民经济和社会信息化脚步迅速加快,随着经济社会的发展以及人们生活水平的提高,对地理信息资源的需求不断的加深,测绘工作已然取得重大的进步.测绘服务领域也在不断的扩大,服务对象多元化以及服务内容多样化,都将为国家的经济建设带来巨大的贡献.

【参考文献】

1、《关十测绘信息化发展有关问题的探讨》周德军、周星《地理信息世界》2007年第5期.

2、《浅谈现代测绘技术的发展及其工程应用》覃永勤《广西城镇建设》2010年第5期

3、《测绘技术在物联网时代的应用》史照良、龚越新、曹敏、史潇《现代测绘》2010年第3期