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[摘 要]文物档案是文物保护工作的重要组成部分,是准确反映文物藏品全面情况的重要依据.随着文物数量以及文物相关活动的增多,文物档案资料也随之迅猛增加,为了提高文物档案管理效率和质量,有必要借助计算机技术推动文化档案管理信息化建设,以满足文物档案事业发展的需要.本文从文物档案管理的主要内容入手,对计算机在文物档案管理中的应用进行分析.
[关 键 词 ]文物档案管理；计算机；信息化
一、文物档案管理的主要内容
文物档案是直接记录和反映国家在重要文物活动中形成的原始记录,具有极为重要的历史价值和研究价值.文物档案管理的内容与一般专业档案管理的内容有所不同,具备种类多样、内容丰富、研究价值高等特点,所以必须配备专人负责管理,并建立健全科学的管理制度,防止文物档案毁损、丢失.在文物档案管理中,其管理内容主要包括以下几个方面：
(一)文物藏品的历史资料
有关文物来源、流传经过的原始记录和采访记录；文化发掘报告、采集记录、铭记题跋、鉴藏印记；书画作者的小传、工艺制作记录等.
(二)文物的鉴定资料
文化鉴定意见、定级记录；使用先进的鉴定方法、鉴定仪器对文物藏品进行鉴定的检测报告、化验报告、分析报告；专家学者对文物作者、时间、真伪做出的鉴定记录.
(三)文物藏品的研究资料
文物专家学者在科学研究文物的过程中所发表的专著、论文、铭刻拓片、图录、丛书目录索引、研究文摘等.
(四)文物藏品保管的资料
在对文物藏品采取保护措施时,如灭菌、除锈、消毒、防虫等过程中所使用的药物、方法、效果等情况的记录；文物藏品出入库记录、保存现状记录；对文物藏品修复、复制的承制者、修复部位、时间、工艺流程、使用材料等方面的记录.
(五)文物特征记述资料
对文物的时代、产地、色泽、质地、数量、完残情况、重量、尺寸、特征描述、用途等方面的文字记述,以及有关文物的拓片、照片、纹饰、器物绘图等方面的影像资料.
(六)其它资料
在意外事故中,对文物损毁情况的领导处理意见、有关批示的原件、原文、复印件,这些资料是文物藏品原始记录的重要依据.
二、计算机在文物档案管理中的应用
(一)建立文物档案管理数据库
档案整理是文物档案管理最基本的工作之一,也是较为繁杂的一项工作,在应用计算机进行文物档案管理时,档案数据库的建立尤为重要.通过数据库的建立能够极大程度地方便档案整理工作的开展,只需要按照文物档案的类别将其录入到计算机中,再将生成的新档案添加到数据库中,整理工作便基本完成,与传统的文物档案整理相比,计算机数据库的应用使整理工作变得非常简单.数据库的建立主要涉及以下两个方面的内容：其一,档案整理分类.由于文物档案的整理分类具有一定的学科规律,故此在建立数据库的过程中,应当咨询相关方面的专家,通常可根据原有的文物档案进行分类；其二,档案资料录入.由于文物档案涉及的内容较广,所以应根据不同的内容选择不同的录入方式,如声音、图片、影像等可借助专门的设备进行录入.
(二)建立档案资料检索系统
对文物档案进行检索和查询,是体现文物档案用途和价值的一种有效途径,通过建立文物档案资料检索系统能够使检索和查询变得更加方便、快捷,也使文物档案的应用更加开放和广泛,研究人员只需要在计算机上输入想要查询的内容,如文物名称、出土时间、年代、出土地点等,便可以借助检索系统找到与之相关的资料,如文物藏品卡片、藏品档案以及其它相关资料等等,这给研究人员带来了极大的便利,既节能了时间,又提高了工作效率,最为重要的是延长了重要文物档案的使用寿命.例如过去档案的载体一般为纸质卷帙,这些载体又面临着最终消亡的结局,文物的信息生命依然存在巨大的风险.计算机在档案中的应用,扫描和复制从根本上解决了这个问题.
(三)实现文物档案信息资源共享
文物档案管理部门应当对档案管理制度进行不断创新,并建立健全责任风险体制和目标管理机制以及相应的激励制度,借此来促进档案管理人员逐步向专业型转变,以适应新形势下数字化档案管理工作的要求.同时还应当对文物档案管理部门的职能进行强化,并加大后续监督管理力度,推进文物档案管理向科学化、规范化、制度化的方向发展.此外,应当建立并完善文物档案网络查询功能,以档案开放的明文规定为依据,并以现有的档案信息资源库为基础,构建起一个完善的档案信息发布平台,定期对特定人群以及社会公众开放,借此来实现文物档信息资源共享,最大程度地发挥出文物档案的价值.
(四)创新文物档案管理方法
文物档案管理人员应立足于实际,增强文物档案管理的主动性,利用计算机技术创新管理工作方法,推动文物档案管理良性发展.文物档案管理部门可建立重点文物档案网络监督系统,以档案室为中心,以相关单位为网点,不断扩大文物资料的收集范围,提高文件材料质量.同时,制定切实可行的文物资料收集办法,利用网络监督系统监督检查各项措施的落实情况,从而确保文物档案资料收集完整.计算机技术创新管理从根本上解决文物的输入分类建档工作.
三、结论
总而言之,利用计算机实现档案管理文物是极为宝贵的历史遗产,而文物档案是全面、准确反映文物相关情况的重要资料.由于文物档案涉及范围广、内容复杂,为了提高文物档案管理效率和质量,保障文物档案资料安全,提高文物档案利用效率,应当将计算机技术引入到档案管理工作中,以满足信息时代下文物档案事业的发展需求.实现档案电子信息化、必需有高素质的人才,能够掌握和运用现代化的计算机技术设备.而高素质人才是实现这一要求的保障.文物档案工作者要进一步对现代化管理作深入的研究和不断的创新,以信息化促管理,努力实现文物资源的全社会乃至全人类共享.这将是计算机在档案管理应用中的重大突破.