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【摘 要】本文基于长期基层档案工作的实际,列举了在实践中利用档案资料的实例,提出了充分利用档案的要点,希望达到引起社会各方面的重视,有序指导档案工作,进一步搞好档案的基础和档案的利用工作.
【关 键 词】档案利用；实例；利用；要点
在新的历史时期和新情况的双重影响下,档案利用对社会各界的作用日益变得重要,档案利用从冷门行业正逐步转化为国家建设、社会发展、和人民群众的根本利益保障的一项基础工作,成为建设社会主义市场经济和构建和谐社会不可或缺的重要保障.
一、档案利用的定义
1、档案的定义.档案在我国不同时期有不同的称谓,先秦为“册”、“中”,盛唐为“文书”、“文案”和“案牍”,明清代统一称作“档案”.改革开放后于1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案法》对档案的定义为：是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录.中华人民共和国档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是：国家机构,社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录.
2、档案利用的定义.档案是记录历史、文化的有力工具,档案具备记忆和可查寻的特征,档案利用在本文定义为：各级政府、组织、团体或者个人通过档案资料的查寻、借鉴和应用档案信息,满足其各种需求的行为,是档案价值的一个体现的过程.档案利用是整个档案工作过程中最终环节,是档案实现潜在价值的过程.档案利用工作近几年来社会发展、国家建设、人民群众需要的不断改变而变得日益重要,这导致了档案工作从无人问津的冷门行业,逐渐演化为社会主义建设和构建和谐社会的重要基础工作.党和政府随着执政观念的改变,正在逐步强化对档案工作的重视,提出档案三大体系建设（档案保护和档案资源、档案利用共同构成了三大体系）,在思想上将档案利用推向了档案工作的历史最高峰.档案保护作为档案三大体系建设的一项措施提出来,足以证明档案保护的重要性.
二、档案利用实例
在档案工作中会遇到各种利用档案的实例.
1、还原历史,接续当今.2010年1月,我单位职工程某退休,在办理退休养老保险手续过程中,因工龄计算出现程某和人事部门的纷争,程某坚持在1968年下乡,而人事部门确定程某参加工作时间为1974年,由于涉及个人切身利益,双方矛盾激烈.因为我单位踏实的档案工作作风,基础扎实,在程某的档案中发现了一张1968年下乡期间的奖励证书底单,从而还原了历史的真相,证明了其真实的工作经历,对此,各界和各级领导都有正面的高度评价.
2、记录历史,传承文化.2009年,我单位开始编修新版的单位史志,史志办同志由于对单位历史了解不透,编修工作受到极大影响,数次修稿都不能接续好单位历史的严格和文化传承的顺序,我部门为史志办提供从设立之初一直到如今的统计档案、人事档案和会议记录,这为史志办同志起到了雪中送炭的作用,让他们有了可信、科学和客观的参考材料.
3、调节纷争,化解争议.2009年,我单位职工李某因为1998年中申请的工作发明作为晋升高级职称条件,与同期共同申请者郝某发生纷争,双方各执一词,都说自己是主要发明人,在多方调节无效的情况下,到本部门进行档案调用,经过查寻还原出李某的第一发明人身份,李某顺利得以晋级.
4、记忆历史,保护合法利益.由于历史原因,我单位用地十分混乱,后勤部门土地确权没有一个清晰地掌握,在2007、2008和2010年分别与兄弟单位发生了4起土地纠纷事件,我部门多次通过查阅了1990年后土地权属证书的形式,确定了我单位用地范围、权属和性质,有效保护了我单位合法的利益.
三、档案利用的要点
1、开放应该符合规定的档案资料.根据《中华人民共和国档案法》第四章第十九条“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放.经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限,可以少于三十年,涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限,可以多于三十年,具体期限由国家档案行政管理部门制订,报国务院批准施行.”及《中华人民共和国档案法实施办法》第四章第二十二条“中华人民共和国公民和组织,持有介绍信或者工作证、等合法证明,可以利用已开放的档案.”
2、充分利用未开放的档案资料.根据《中华人民共和国档案法》第四章第二十条“利用未开放档案的办法,由国家档案行政管理部门和有关主管部门规定.“及《中华人民共和国档案法实施办法》第四章第二十二条”“机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案,须经保存该档案的档案馆同意”.
3、充分利用民生档案资料.对于涉及婚姻、招工和知青等各种类型的民生档案要本着当事人同意,并持委托代理人、当事人等有效,方可查阅.
4、利用档案要求：首先为保护档案的安全与完整,利用者查阅档案时,禁止对档案进行拆线、撕页、折叠、涂改、勾画标记、污损,不得有损毁档案的行为.其次,利用者查阅档案时,所需档案复制件由本馆审核无误,加盖印章后具有与档案原件同等的效力.未经工作人员允许,不得擅自复制.摘抄的档案由工作人员严格审核后,方准予带走.其三,大量利用档案进行专题研究和编写资料须事先向档案馆提出需求,经本馆统一安排,查阅利用.最后,利用档案须在本馆阅览室,不予外借.
5、强化利用档案的法律责任.根据《中华人民共和国档案法》第二十四条：有下列行为之一的,由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的,依法追究刑事责任.
（作者单位：黑龙江省球类运动管理中心）