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摘 要 ：当前,档案管理工作步入了数字化时代,利用现代化技术有效管理各种信息资源,已经成为当务之急.结合前沿技术,进行数字化档案管理势在必行.
关 键 词 ：数字化；信息；档案；新思路
一、数字化档案管理的内涵
所谓数字化档案管理是指对具有高度价值的图像、文本、语音、影像、影视、软件和科学数据等多媒体信息进行收集、加工、整理和保管并实施电子存取服务.数字档案馆是档案信息化建设发展到一定阶段的必然产物,是信息化建设综合实力的体现,是档案馆建设在信息时代的必然要求.随着数字技术处理和内容管理技术的飞速发展,新一代的档案管理将是数字化全息档案管理的方式.
二、数字化档案管理的重要性
档案信息数字化是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态.计算机的广泛使用,使大量的数字档案信息形成,同时也为档案的数字化管理提供了可能.它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储,以网络化的方式互相连接,从而可以及时利用,实现资源共享.
而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅起来极为方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费.数字化档案管理还能使资料能及时归档,尽快提供利用.同时数字化档案管理使查询资料变得非常简单,真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事.从而提高了办公效率.
数字化档案管理的落实将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用,从而促进档案管理理论、档案管理技术和方法的变革,最大程度地实现档案信息资源的有效利用和共享,发挥档案信息的增值作用,从而实现档案事业的跨越式发展,进一步发挥和提升档案工作在信息化社会中的地位和作用.
档案资料经过数字化加工后,社会公众(开放档案)和各职能部门都能通过档案管理系统即时查询利用所需要的电子文档原文信息,档案利用不再受档案原文不能共享的限制,也避免了传统档案利用方式对档案实体多次辗转造成的时间浪费和重复劳动,从而提高工作效率,降低档案信息利用的成本.实现资源共享,提高工作效率
档案因经常外借翻阅易产生破损甚至丢失,给档案的永久保管造成威胁.而档案进行数字化加工后,可通过电子方式提供利用,减少了原件的使用频率,有效地保护档案实体的安全.
三、实现数字化档案管理的新思路
(一)管理人员的素质需提高
队伍素质的提高是有重点地抓好数据库建设的必要准备.由于档案信息数字化的发展,档案信息呈爆炸式地增长,档案利用的骤增,使档案信息分析成为一
项非常重要的工作.没有高素质、高技能的现代化信息管理人才,就不可能实现档案信息网络化管理和服务.档案工作者不仅要掌握传统档案管理知识,更要努力学习掌握计算机操作、数据录入、数据库管理、网络管理等基本技能.坚持用新思路、新体制、新机制、新方式进行培训,在短时间内走出加快档案数字化建设的新路子,不断推进网络信息共享,同时,坚持以人为本,全面提高素质教育.有针对性地对广大档案工作者进行档案知识的再培训、再教育,使广大档案工作者加强档案业务基础知识的更新,树立档案数字化工作是第一要务的思想.从基本知识入手,全面细致掌握档案工作中的每个环节和知识点,熟练运用现代化技术手段来管理档案,早日实现数字化档案室.
(二)数字化管理中需要个性化服务
数字化管理不能局限于单个档案馆管理系统,而是要集成全社会的资源构成
强大的档案管理资源体系,为用户提供多样化的动态性档案管理服务.档案管理要求根据用户的实际任务搜集选择各种信息,档案管理强调利用自己独特的档案信息和能力为用户创造价值,通过帮助用户解决他们自身难以解决的问题来实现价值；通过直接介入用户课题的最关键部分来提高服务价值.档案工作人员通过发挥自主的管理能力、研究能力和创新精神为用户提供创新性的服务,做好个性化服.
(三)实现档案信息与社会信息相联结
要建立档案信息系统,实现档案信息与社会信息的联结,这既是提高数字化档案利用率的要求,也是加强档案数字化管理软件发展自身的要求.在档案信息网上设立站点或网页,实现档案信息网络的互联.打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面,建立一个完整的社会信息系统,实行一体化管理,充分发挥整体优势.而建立联合目录,实行资源共享,正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一.
同一种档案在数字化后可以生成不同的格式,在实际工作中,采用最多的就是TIFF和PDF两种格式.其中TIFF格式主要用于存储生产图纸等输出精度要求较高的图像文件；而PDF格式一般用于存储输出分辨率要求不高或者多页的文字内容较多的文件.
采用服务器、磁盘阵列、光盘等多种存储方式对数字化后的文件进行安全存储,依据档案的类别建好相应的目录结构,以文件的档号为扫描后的图像文件命名,再将文件存储到对应的目录下.规范文件名称及存储逻辑结构,便于对加工好的文件进行组织和挂接利用.