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[关 键 词 ]档案管理；电子文件；优点；对策
一、电子文件的分类
以“载体的异同”划分标准.可以把电子文件分为光盘文件,硬盘文件,软盘文件和磁带文件.（1）以“文件的不同用途”分,又可以把光盘文件,硬盘文件,软盘文件,磁带文件可分为程序文件和数据文件两大类.程序文件是管理设备,生成数据文件的文件,数据文件是供人们利用加工的数据信息的集合,而程序文件又有系统软件和应用软件之分,以“文件内数据的组合形态”为划分标准,数据文件又有数据库文件和非数据库文件之件,数据库文件内的数据关联性强,非数据库文件内的数据关联性弱.（2）以“不同属性”为划分标准,数据库文件又有FOXBASE数据库,FOXPRO数据库,ACOF3数据库,OGOAL数据库等.（3）而无论数据库文件还是非数据库文件,又有文本文件,超文本文件和纯文本文件之分,文本文件带有一定的格式,超文本文件是集文,像,声于一体的多媒体文件,纯文本文件是不带格式的文本文件（4）以“数据的表现形式”为划分标准,它有字符文伯,表格文件,图文混排文件,数据库文件,图形文件,动态影像文件与声音文件之分.
二、当前电子文档管理面临的挑战
1.电子文件的原始件鉴别和保存、输出形式的多元化.电子文件的内容不仅易于变化,而且失去了固定的形式.（1）电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹.（2）电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现.（3）电子计算机软硬件技术的不断更新换代,迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”,这种适应往往需要以自身结构,格式的改变为代价.（4）电子文件不再具有固定的存储载体,根据利用需要,人们可以采和不同的方式输出.（5）电子文件不再具有特定的字迹.人们可以根据需要以不同的字体,字号以将电子文件输出,无法从字迹上分辩其原始性.（6）目前电子文件的签署技术还不普及,我们还不能为每一份电子文件盖印或亲自签名,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件.
2.电子档案管理需要信息化技术的支持.对于电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理,需要计算机技术和数据通信技术的协同管理,如果档案管理人员不懂电子文件形成,存储,传输,检索,利用等技术,就无法对电子文件,电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理,更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的.此外,对于档案管理人员来讲,怎样保证电子档案的可存或可取性,可用性,可理解性,怎样确定和保证电子档案的开放年限,保密级别,以及怎样解决跨馆利用等问题,都是必须要面对和解决的问题.
三、档案管理信息电子化的优点
所谓档案信息电子化,就是以馆室藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集,筛选和不同层次的加工,使之转化为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程.其长处有（1）可以充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率.（2）缩短二次文献信息的加工时间,提高档案信息的时效性.（3）档案信息电子化.可一次投入,多次产出,可改变信息加式工作受经费限制局面.（4）档案信息电子化,可使档案信息顺利地与最新技术接轨.（5）档案信息电子化,信息成果可多份拷贝.
四、加强档案信息电子化的措施
1.实施电子文档标准化管理.电子档案管理是一项极其复杂的技术工程,与纸质等载体档案截然不同,所以一开始就要充分注意到电子档案的各项管理标准,法规,制度的建立.制定出本单位的电子档案的管理规章和制度,制定统一的工作流程.
2.对电子文件的“原始性”概念进行重新界定.电子文件的自身特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性,这就需要建立一个新的“原始性”概念.对于一份电子文件来说,只要它的内容确确实实是当时,由原作者撰写或制作出来,此后从未修改过,我们就应该承认它是原始的.
3.加强办公自动化系统安全防护工作.首先要抓好信息存储载体制成材料问题.严把电子文件制成材料质量关,提高电子文件载体的保存寿命.一般应存入光盘,最好不用磁盘存贮,二是要保证计算机网络系统的运行安全,可设定登录限制,使用文件权限和文件属性等.三是做好数据库备份工作,保证信息安全.罩要在计算机系统上安装防毒软件,预防病毒,防止网络系统遭受到侵害,对电子档案的管理也应做到不坏,不丢,不散,不乱.
4.以人为本,建设复合型文档管理人才资源.电子档案管理,实质是一项档案技术工程的管理,电子文档管理的发展趋势,要求档案专业人员必须成为既能从事现代文书的处理和档案的管理,又难从事档案,又能从事档案,图收,情报等综合信息的管理,文档案室管理人员既要掌握文书知识和又要具备档案管理基础知识,熟练地掌握电子计算机软硬件技术,数字通信技术等.
五、电子文档管理的发展趋势
1.信息内容数码化.电子文件是将文字,图形,图像,影像,声音等信息,按照一定的格式转换为数码或符号,进行存储,传输,通过相应的软硬件技术还原后才能知晓.
2.文档处理一体化.在电子文件形成阶段,档案人员要参与,进行指导,使产生的电子文件能按归档要求归档,并能进行统一管理和长期保存,同时还要了解具有长期保存价值的电子文件产生背景,设计思想,数据形式,以及相应的电子计算机软硬件技术等.
3.文档管理现代化.当文件制成并进入现行阶段,文书工作人员依据文件运动周期理论和档案标准将文件信息和有关数据输入计算机,自动转换成具有档案管理特征的信息资源,然后根据需要自动形成各种形式的,具有检索,统计,编研等有利用价值的二次档案信息,实现一次输入,多次,多种形式输出的目的,并为下一年初的调整立卷奠定可靠基础,同时,也为档案部门深化管理提供了必要的物质条件.
综上,电子档案与传统档案无论其本身还是其管理方式,管理内容上,都有很大的不同.需要我们档案工作者置身于高新技术领域中不断探索和求证,从而使这项管理工作能和计算机开发,应用,推广工作同步开展,确保管理现代化事业稳步地向前推进,我们有理由相信,只要经过全体档案工作者的不懈努力,一定能建立一套与电子档案特点相适应的具有中国特色管理制度和运行机制.□
（编辑/永安）