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行政执法档案是行政执法单位在实施行政许可、行政处罚、行政强制、行政检查及其他执法活动中形成的各种文字、图表、声像、电子载体等形式的历史记录,它属于文书档案的一部分,是重要的信息资源.行政执法档案是执法活动的载体和依法执法的证据,具有体现法定程序,载明法定事项,确定执法责任的作用.它的主体是特定的,形式上是规范的,法律效力上不具有可重复适用性.
行政执法档案管理存在的问题及产生原因
大连市49个一级行政执法立档单位一年产生行政执法档案大约101万卷,其中行政处罚档案33451卷、行政处理档案34卷、行政检查档案23979卷、行政强制档案1054卷、行政确认档案235卷、行政审批档案129卷、行政许可档案955774卷.长期以来,行政执法档案按照文书档案的管理方法进行管理,存在以下几方面问题：
1 行政执法档案的安全管理存在诸多隐患.行政执法档案管理分散,职责分工交叉重叠.部分行政执法档案处于多头管理的状态,或保存在机关及事业单位档案室,或保存在其内部机构等；一些行政执法机关的下属单位也成为行政执法档案的代理保管机构.很多保管单位不能对相关的执法档案内容进行及时补充,使行政执法档案依据性缺失.一些行政执法档案由于结案时间拖后,造成后续材料散失、不完整.产生问题的原因：一方面,行政执法权限不清晰,职能交叉；另一方面不少单位办公场地紧张,没有条件设立独立的档案-室,一些单位更忽视了档案安全保管设施的配置.
2 档案移交和归档混乱.档案的保管是一种责任,作为国家机关,应该按照法律规定,对档案进行归档和移交.由于没有规范标准,大连市49个一级行政执法立档单位中,在立卷归档时间上就存在多种情况,有的在2个月内归档,有的1年内归档,有的1年以上才归档.在移交方面,一级立档单位没有移交或部分移交行政执法档案的占43％.产生问题的原因,主要是由于领导不重视档案的归档、移交,工作人员没有依法管理档案观念所致.
3 档案整理方法不统一.一是表现在档案排列方面,有完全单独排列的,有完全作为文书档案属类排列的,也有单独排列与作为文书档案属类排列并存的；二是表现在档案的装订方面,有装盒的,有组卷的,有的单位装盒与组卷并存.产生问题的原因在于档案管理规则及适用方法多元化.
行政执法档案有效管理的途径
要使行政执法档案科学有效管理,必须建章立制.大连市档案局自2005年以来,多次与市法制办协调,促成《行政执法档案管理办法》列入大连市《全面推进依法行政五年规划》.在起草《行政执法档案管理办法》过程中,市档案局联合市法制办召开3次专门会议,针对其中的重要环节进行研究.在市政府各工作部门及各区市县政府(先导区管委会)范围内书面征求意见及在网上公开征求社会公众的意见过程中,针对各方面提出的案卷的装订,归档文件目录及卷内文件目录的书写,案卷的整理、排列、编号及保管期限,案卷的鉴定等27处意见,认真进行商讨和反复修改.在2007年年底市政府第58次常务会议上,以政府规章的形式通过了《大连市行政执法档案管理办法》(以下简称《办法》).
《办法》共28条,对行政执法档案的整理、装订、归档、移交做了严格规定.重点强调了行政执法单位应当将行政执法档案作为文书档案属类整理,排列-行政执法档案较多的,可以单独作为一类整理、排列.行政执法档案应当装订成卷,一案一卷、一卷一号.行政执法的有关记录由行政执法单位在结案后两个月内归档.对已做出行政执法决定,但自决出之日起一年内未执行完结的案件,已形成的记录由行政执法单位指定机构予以登记,集中管理.对同一事项的行政执法活动,由不同的行政执法单位分别实施的,所形成的行政执法档案应当向同一档案馆移交.
《办法》特别规定：档案行政管理部门负责行政执法单位行政执法档案工作的监督、指导.行政执法单位行政执法档案收集、整理、立卷、归档等管理工作应纳入本单位行政执法责任制中予以规范和考核.
《办法》的制定,有针对性地解决了行政执法档案的收集、整理、保管和利用过程中的问题,适应了政府法制建设和行政执法档案规范管理的客观需要,必将进一步促进依法行政.