住房公积金行政执法档案管理

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[摘 要]行政执法档案区别于一般的业务档案,是行政执法过程中形成的专业档案,是住房公积金行政执法的重要组成部分,是行政执法程序和依据的重要体现,对于提高行政执法工作质量和效率具有积极的促进作用.本文讨论了住房公积金行政执法档案管理的意义,介绍了住房公积金行政执法档案的特点和档案管理的内容,并对如何做好住房公积金行政执法档案管理提出了建议.

[关 键 词]住房公积金；行政执法；档案管理

前言

我国住房公积金制度开展较晚,由于制度上存在一定的漏洞,导致很多企业不愿意为职工缴纳住房公积金,因此有必要开展住房公积金中心对这种违规行为进行行政执法的工作,随着住房公积金事务的不断发展,其行政执法活动也会越来越多,要想体现出行政执法的程序和过程的依据,并且提高行政执法工作质量和效率,就要在行政执法过程中将具有保存价值的部分通过文字、录音、录像等形式记录下来,可见在住房公积金行政执法中档案管理是一个重要的组成部分.

1.住房公积金行政执法档案管理的意义

1.1档案管理是住房公积金行政执法的依据和凭证.由于住房公积金行政执法活动开展时间不长,并且没有形成一个统一的制度,因此之前的执法记录很可能为后来的执法活动提供参考和依据,同时通过档案记载可以体现行政执法的过程,而且行政执法活动的过程越复杂、行政执法档案材料记载的越详细则参考性也越强,行政执法档案不仅能够为行政执法活动本身提供参考,而且可为住房公积金管理中心的管理人员提供日常管理的依据,如形成的档案材料可以反映一个行政执法人员的工作记录,为执法人员业务考评、人事考核、奖惩等提供一定的依据,而且经过汇总后的材料可以为领导层提供行政执法效能评价、社会效益分析等,除此之外也是行政执法活动责任归属的凭证和依据.

1.2档案管理是住房公积金行政执法规章制度制定的参考.住房公积金行政执法活动刚刚起步,因此无论是国家还是各级地方的住房公积金管理部门都没有制定出成熟的规章制度,在这样的背景下档案管理往往是使执法体系不断完善的重要参考.

2.住房公积金行政执法档案的特点

2.1专业性.住房公积金行政执法档案是在住房公积金行政执法活动中形成的记载性文件,由于住房公积金行政执法活动本身具有很强的专业性,因此导致这些相应的档案材料的内容、适用法律法规、材料形成过程以及侧重点都与其他专业的档案有不同之处,体现出很强的专业性特点.

2.2程序性.一个住房公积金行政执法档案的形成过程需要严格按照一定的程序来完成,包括立案、调查取证、案件合议、送达告知书、听证、作出行政执法决定书、行政复议、直到结案的全过程,每个过程都需要有详细的记录,经过汇总成一个整体后才能最终形成住房公积金行政执法档案,

2.3现实性.住房公积金行政执法档案与经济和社会之间具有紧密的联系,一方面可以为社会各阶层人士在对行政执法过程有异议的情况下提供查考作用,提高社会监督力度的同时也可增进与社会的沟通,提高其社会效益,另一方面在档案形成后一经利用就能得到一定的经济收益,因此体现出其现实性.

2.4真实性.行政执法档案中记载了执法活动中的各个要素,如时间、地点、相对人、违法既定事实以及执法的法律法规依据、行政执法责任人、调查取证过程等,材料的记录形式无论是文字还是影音,都要具有真实性,记录人员要对其真实性负责.

3.住房公积金行政执法档案管理的内容

3.1收集档案资料.将不同时间、不同执法活动行程的分散的执法档案接收后进行归集,集中到档案室进行保存和保管.

3.2鉴别.对收集上来的档案材料进行鉴定,分析材料的保存和使用价值,根据价值上的差异分为永久保存、定期保存以及无需保存等档次,以便提高档案的整体质量.

3.3科学分类.将收集来的档案按照行政审批类、案件类等分类方法以及密级程度、要求存档时间等进行分类、编号以及排列,便于日后的检索和查阅.

3.4保管.按照“九防”的要求对档案材料进行保管和保存,防止档案在保存过程中丢失和损坏,保证档案的原真性和完整性.

3.5档案使用管理.在有关人员利用档案的过程中,要从借阅开始直到归还的整个过程进行规范化管理.

4.住房公积金行政执法档案管理的建议

4.1培养住房公积金行政执法档案管理专业人才.由上文可知,住房公积金行政档案具有专业性的特征,因此就要求相应的档案管理人员具备足够的专业水平,在实际工作中,由于住房公积金的档案管理人员都是由其他岗位的人员来兼任,导致其业务水平较低,无法胜任越来越重要的行政执法档案管理工作,因此首先就要加强对档案管理人员的专业知识培训工作,其次要掌握住房公积金行政执法方面的专业知识,只有这样才能使档案管理与行政执法有机结合在一起.

4.2加快住房公积金行政执法档案制度化建设的进程.与业务档案不同,行政执法档案的相关制度较为缺乏,因此必须加快其制度化建设,首先对行政执法和档案管理两项工作落实相关责任人,细化每个岗位的职责,使行政执法与档案管理工作相互促进、相互监督,其次要制定行政执法档案的归档保存制度,明确各类执法文书资料的期限、装订标准及注意事项等,为档案文书的科学分类提供制度性参考；最后,要建立健全档案管理制度,对档案借阅、审批、使用等进行规范,以确保档案的完整性.

4.3加快住房公积金行政执法档案管理现代化建设.将现代化的科技手段与管理经验用在住房公积金行政执法档案管理中,用现代的管理方式来管理档案材料,并通过计算机技术、网络技术、电子信息技术等逐步实现档案分档、分类、编码、使用管理的现代化,大大减少人为因素的影响,增强档案管理的工作质量,并且有效提高档案管理的工作效率,因此加快住房公积金行政执法档案管理的现代化建设将是未来的一个发展趋势.

结束语

住房公积金行政执法档案是行政执法过程的体现和依据,也为日渐成熟的住房公积金行政执法制度提供一定的参考,是行政执法活动的重要组成部分,具有专业性、真实性、程序性、现实性等一系列的特点,因此在实际工作中要把握这些特点,加快相关人才和制度方面的建设,充分利用现代化的手段,使档案管理在住房公积金行政执法中发挥更大的效用.