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摘 要：农业行政执法档案是在农业行政执法工作中形成的,具有保存价值的执法文书,是农业档案的重要组成部分.在日常监督检查中,对违法违规案件的处罚过程所行成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像以及相对人违法事实等各种形式载体的文件材料,这就是执法档案.
关 键 词：农业；行政执法；案卷
笔者从事农业行政执法档案管理工作多年,农业行政执法档案业务既是执法管理的重要组成部分,也是执法活动的重要环节.执法案卷的收集、整理、鉴定是执法活动的重要环节和真实记录,它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平,记述了查办案件的全过程和最终结果.对维护农业生产经营管理秩序,保护公民、法人和其他组织的合法权益,促进农民增效、农业生产、农村稳定发挥着重要作用.
1工作程序
1.1收集与整理农业行政执法档案分为在执法检查工作中分散形成的、但有保存和利用价值的一般执法检查记录文书与行政处罚案卷.一般执法检查文书的收集整理,包括农资市场稽查日志、证据保存清单、罚没财物保存、返还、销毁清单、现场检查记录、其他材料.在年度终了时,按年度和类别,单独组卷保存在档案室.对于行政处罚档案的收集,整个办案过程即是案卷材料形成和积累过程,负责立案的办案人员,从收案到结案所有执法文书、公文函件、照片、录音等都使用收案时统一编定的案号,按规定程序系统排列和科学编目,满足对执法档案利用的方便和需要.案件处理完毕,执法档案即告形成.
1.2装订与保管根据归档时形成程序,按照一定方法装订和保管,保护好执法档案的完整与安全.通过各种途径和形式提示档案的内容和成分,提供查找档案的检查和手段,方便有关人员查找利用.对有保存价值的稽查文书的装订,根据执法范围,按年度、类别等装订成册.将各种处罚材料按照一定程序装订装后,由档案室清点无误后,双方要在案卷目录的备考表上签字并登记交接时间,向档案室移交保管.
1.3鉴别与利用根据档案价值去粗取精,挑选需要定期或永久保存的档案,对不需归档的文件材料或没有保存价值和存查必要的公文,经过鉴别和主管领导人批准,可定期销毁.对销毁的秘密公文登记专人监督,保证不丢失不漏销.
2存在的问题
2.1以执法案卷代替档案执法人员在对执法档案的管理上存在误区,执法案卷经统一编号后只能算是执法档案的一部分,不能算是完成了执法档案的管理.只有把在检查中形成的一般执法检查文书经装订成册编号,按年度统一归档后,才算是完成了行政执法档案的收集工作.
2.2重文书档案轻执法档案执法档案可以反映办案质量的优劣和执法水平的高低.执法档案室对文书档案的管理较为规范,对文书档案的管理非常规范,而对执法档案管理没引起足够重视.
2.3执法文书归档不规范认为违法事实不存在,对没有结案或销案的执法文书等这些存而未存的执法材料没有妥善处理.注重文字材料的收集,忽视对电子、声象等新技术档案的收集.存在一些收缴的物品销毁、没收等注重程序,不注重规范存档,一般放到经办人手中.
3思考与对策
对上述存在的问题,笔者认为应从以下方面着手：
3.1加强领导,建立组织搞好农业行政执法档案,领导是关键.要建立档案管理工作领导小组、档案鉴别小组和管理网络等组织,列入执法工作议事日程,使档案工作有领导、有组织、有管理地开展,逐步规范化、标准化,走上依法建档的轨道,从收集、分类到存档、保管和利用,定人管理.要提高认识,充分认识到执法文书的重要性和必要性,注意办案的每一个细节,防止因细节导致行政复议撤销或败诉.
3.2制订制度,明确职责按照《档案法》的规定,制订《档案管理制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管保密制度》等,明确档案管理人员的职责.把好“审核”关.由政策法规部门或法制人员对案件卷宗进行审核,审核违法事实、证据、引用法律条文、程序、处罚、文字等,确保案件质量.健全行政处罚案卷考评、考核评比、案卷管理制度,在案卷装订前,核对文书的顺序、页码、有关证据的纸张等.建立执法文书、行政处罚案卷评查与工作业绩挂钩的奖惩机制.把办案责任追究制作为完善考核体系的核心,分解岗位职责,明确工作规程,健全“奖惩挂钩,奖优罚劣”等办案机制.
3.3加强培训,掌握技能加强学习培训,定期组织执法人员培训学习,邀请办案经验丰富人员进行执法现场指导,传授办案技巧,规范执法人员自身的行为.学会建立档案实际操作技能,还要掌握计算机的应用技术,不断提高管理者的业务水平.定期组织执法人员培训学习,提升档案管理软件利用水平,邀请办案经验丰富人员执法现场指导.通过加强执法档案的管理,带动和促进各个执法环节的规范化建设,实现农业市场行政执法档案的“数字化”管理,为农业市场行政执法工作提供高效、便捷的服务,整理农业市场行政执法案件时,要从立案审批、调查取证、到听证、处罚、结案,做到步步有文书,程序合法化,防止遗漏,为规范执法行为作好基础工作,及时查处违法农业生产经营的违法违规案件.