如何做好工程项目档案归档前期策划

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摘 要 ：为深入贯彻国家档案工作法规制度和《国家电网公司档案工作考核评价办法》,全面做好公司档案工作,结合国网四川省电力公司眉山供电公司（以下简称：公司）档案工作面临的新形势和新任务,为改变工程项目投运后档案移交总是滞后现象,确保工程项目投运后在规定时间内完整、准确、系统移交、归档,工程项目档案归档前期策划的制定和实施十分必要.

关 键 词 ：项目档案 归档 前期策划

随着企业的发展对档案信息资源的需求日益增大,项目工程档案归档完整性、系统性、准确性已迫在眉捷.因此,项目工程档案归档前期策划已形成趋势.

一、工程项目档案归档前期策划的必要性

随着公司的成立,输变电工程不断增加,工程竣工投运后,大部分工程竣工资料不能保质保量按时移交,主要体现在以下几方面：一是档案管理与项目建设同步进行落实不到位[1].参建单位只抓工程建设进度,资料编写、收集不及时闭环与工程进度未同步转序,且80%以上工程投运后三个月都未按时移交到档案室,有的拖到投运后一两年才移交,甚至更久；二是移交到档案室的工程资料无法保质保量[2].因大部分建设单位只抓工程进度,等工程竣工验收时才开始安排人员编写、收集资料,以致资料无法及时、真实准确、齐全移交；三是电子文件的收集难度大.大部分参建单位在资料形成过程中无收集电子版存档的意识,以致移交档案室时为满足移交要求就扫描移交,无形中增加了档案服务器的存储量；四是由于设计、监理、施工单位具有流动性的特点,资料员不固定,档案管理员无法定向指导,以致资料员业务水平提升太慢,主要体现在对资料移交范围不清晰和对档案管理平台系统的使用意识不到位和不熟悉两方面.

为此,通过对公司档案管理现状分析,使公司档案管理工作科学、有序、稳健发展,又能达到事半功倍的效果,为规划电网建设项目档案管理,结合国家电网档案信息管理平台离线录入软件,项目工程档案提前介入,前期归档尤为重要.

二、工程项目档案归档前期策划思路

首先,确定工程项目档案归档前期策划思路：档案管理部门根据建设项目文件归档范围,结合项目具体情况,提前制订项目归档前期策划,明确工程建设各阶段、各类文件收集整理的责任人员、归档时间及整理标准,作为项目各参建单位项目档案工作的依据和指导.

其次,确定归档范围[3].项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购（含招投标）、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料.

再次,明确档案形成进度及要求.项目档案管理工作要与项目建设同步进行.项目申请立项时,即开始项目文件的形成、积累和整理工作,并建立健全项目档案管理组织体系,明确责任,统一要求,按照项目文件形成的先后顺序和项目建设阶段性完成情况,进行项目文件材料收集、整理、归档,做到有序收集、有效管理、同步验收.项目档案管理应纳入电网建设管理程序、工作计划、日常管理及合同管理[4].在签订项目设计、施工、监理、采购（招投标）、调试等合同、协议时,应设立专门条款,明确合同相关方提交项目档案的套数、案卷质量、移交范围、移交时间及电子文件等具体责任要求.

此外,明确参建单位各方职责.基建管理部门（单位）落实工程档案管理相关人员的责任.一是对资料从形成、保管、归档整个过程涉及的人员职责进行明确划分,根据国网公司档案管理的规定落实人员的职责,形成奖惩激励制度.项目档案管理要按照“统一领导、分级管理；统一标准、分工负责；统一验收、分责任主体移交；明确期限,及时移交”的原则进行.公司基建部为项目的建设管理单位,公司作为项目法人建设的项目,由公司基建部全权负责项目档案的具体管理工作.项目档案工作按照合同要求实行分工管理,建设管理单位、设计、施工、监理、调试、采购（招标代理机构）及运行单位均应建立项目档案管理组织体系,将项目档案工作纳入相关领导、相关部门、相关人员的职责范围,按照“谁形成,谁负责”的原则,配备专人完成各自职责范围和合同规定的文件材料的收集、整理、立卷、审核、移交、归档工作.

最后,根据公司项目工程档案的实际情况,重点强调以下薄弱问题.一是工程施工过程中,涉及的资料繁杂,同时数量比较多,要求资料人员在现场收集开箱资料,如合格证、说明书、出厂试验报告等资料时,往往产生遗漏,特别要注意即时开箱即时收集,设备安装借阅厂家资料严格执行借用制度；二是对国网公司新要集的资料意识薄弱,如对工程数码照片的收集、整理往往是各个工程参建单位的弱项,加强此项宣传；三是重大建设项目工程意识淡薄,往往不能按相关办法进行资料的监督编写、收集、检查,只按一般工程管理,要求资料员在确定工程资料归档范围时守先要定位工程的规模；四是由于公司是近两年才自行建设220kV电压等级工程,对创优工程档案要求意识很淡薄,基础薄弱,要求资料员加强创优管理工程资料的学习.创优工程必须提前策划,提前要求各参建单位（基建部）组织档案员定期且加强检查次数,以保证各环节资料有序进行.此培训方式实用性强,有效提高了工作效率.

三、系统的实现方式

国家电网公司档案管理信息平台是档案管理的综合系统,具备管理各类档案的功能,能将公司的各类档案按照档案的标准和规则进行分类存储、集中控制、统一查询,做到对各类档案数据的收集、整理和充分利用.本系统的离线客户端软件,专门提供给工程项目参建单位档案录入人员进行离线的档案数据录入整理工作需要的.系统对于普通用户的机器环境要求建议为浏览器Microsoft Inter Explorer6.0以上,操作系统WINDOWS 2000＼ WINDOWS XP以上.

（一）首先由档案管理员在档案系统平台中创建参与此项目的各参建单位,并给每个参建单位创建至少一名档案数据的录入员,即定义此录入员的登陆用户名和.完成此步骤后如果在施工现场具备网络环境则参建单位的录入员可以用上述定义好的用户名直接登录档案系统平台进行数据的录入整理,如果不具备则需要用上述的用户名和登陆离线客户端软件进行如下所述的操作.档案管理员从档案系统平台中导出自己所需要的XML配置文件,此配置文件中包含相应项目的所有配置信息（项目名称、项目代号、此项目的全部参建单位、此项目所用的整个分类表或归档模版等）[5]. （二）由档案管理员从系统中导出各参建单位的XML配置文件（文件中包括项目名称、项目代号、该参建单位对应的分类表或归档模版节点、该参建单位登陆的用户名和等）,并通过网络或存储介质分别发送给各参建的档案录入员.

（三）各参建单位的档案录入员在项目施工现场用得到的用户名和登陆离线客户端软件进行该项目本单位职责范围内的档案数据收集整理工作,保证数据收集的完整性和准确性.

（四）各参建单位的档案录入员在项目结束后陆续将本单位收集整理的项目归档数据导出成文件形式,通过网络或存储介质移交给档案管理员,由档案员进行项目归档数据的汇总整合.

（五）由档案管理员将汇总整理好的项目归档数据通过离线客户端软件内提供的功能导入档案系统平台中继而归档进入正式的档案库进行保存.

四、增强资料审核环节

该环节主要增加了竣工档案移交签证书.共分四次审核,由基建部组织、督促各参建单位（部门）向公司办公室（运行单位）移交项目档案和办理移交手续.各参建单位编制移交清册一式二份,交接双方按照移交清册认真核对、逐项交接.交接完毕后,双方在移交清册上签字盖章,公司办公室（运行单位）、移交单位各存一份,以备查考.公司办公室（运行单位）汇总各参建单位的移交清册形成一套本项目完整的档案移交清册存档备查.

其次,要求基建部继续加强落实工程项目档案同步管理问题.一是提前策划,及时执行,采取定期与随时抽查档案相结合的检查方式.基建部定期组织人员对各项目部的资料进行检查,检查内容包括资料的齐全性、准确性.同时,根据工程实施推进的具体情况,在工程转序的各阶段、竣工验收阶段,组织档案人员对工程资料进行检查验收.二是电子文件及时收集、归档.基建部和办公室共同监督各参建单位利用“国家电网档案信息管理平台”及“离线录入系统”的使用情况.

五、结束语

工程项目档案归档前期策划,有效解决了工程项目档案的移交拖泥带水的现象,提高了公司电网建设项目档案管理水平.经过两年多的实际运行,取得了良好的效果.工程项目建设单位（部门）、参建单位档案意识增强,只抓工程进度,不抓工程资料现象明显改善.主要体现在以下六方面：一是基本杜绝了签字不齐全、复印件存档问题,资料的完整性有了一定提高；二是90%参建单位已经有电子档案存档意识,80%参建单位已经熟悉档案管理信息平台的使用；三是重点工程和创优工程提前策划,为创优工程和重点工程的评审打下基础；四是从工程立项到工程竣工,每转一道工序相应工程资料立即形成；五是在资料形成过程中的疑点、难点即时反馈给档案管理员,便于档案员定向指导资料员,掌握各参建单位工程建设过程中资料形成情况,提高资料员业务水平,为工程资料按时移交打下基础；六是缩减了工程投运后移交竣工资料时间,60%的工程已按时移交；七是根据工程规模,制定归档标准,有效提高工作效率,形成的工程资料即时、准确、完整、系统,有效保障了公司档案资源,为公司工程审计、生产运行等各项工作提供科学的查考依据.