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经济业务每天都在发生,工业企业的财务会计填制会计凭证,真实准确的反映经济业务发生情况.每天、每月、每年都会填制数量巨大的会计凭证分录,分析这些会计凭证分录,不难发现有相当比例的凭证分录是相似的.那么,我们是不是可以借助信息化的力量,实现会计凭证模板化,自动生成会计凭证,从而将财务会计人员从繁重的编制会计凭证工作中解放出来.
探讨会计凭证模板化的实施应用,我们先来看两个业务案例：
第一个案例：甲工业企业是一家生产A产品的工业制造企业,20X5年6月10日,该企业将其生产的A产品500件,每件含税价格1500元,销售给乙公司,实现销售收入750000元,货款尚未收回.
会计分录：
借：应收账款―乙公司750000
贷：应交税费―应交增值税―销项税127500
主营业务收入―A产品622500
第二个案例：20X5年8月6日,甲企业收到乙企业的货款750000元.
会计分录：
借：银行存款750000元
贷：应收账款―乙公司750000
类似的销售业务,在工业企业中普遍存在,该类业务生产的会计凭证,会占到分录总数相当比例.而这些会计凭证又都十分相似,针对相似的会计凭证我们就可以将其模板化.但是,这些会计凭证又是不同的,有哪些信息不同呢?入账科目、客户名称、产品名称、销售金额、销售数量等信息.那么这些不同的数据信息又该如何取值呢?针对这些不同的信息我们需要分类处理,对日常发生的经济业务分类,对会计科目重分类,然后才能编制出不同的凭证模板.
对日常发生的经济业务分类,比如文中的第一个案例,可以划分为“业务应收”,第二个案例,可以划分为“业务收款”,采购类的可以划分出“业务应付”、“业务付款”等等,根据企业的具体情况可以逐一划分.以“业务应收”和“业务收款”类业务为例,他们会产生“销售单”和“收款单”.
“业务应收”和“业务收款”类业务产生的“销售单”和“收款单”记录了客户名称、产品名称、销售金额、销售数量等信息.通过会计科目重分类,实现对会计凭证入账科目的分类管理.
一、会计科目重分类
会计科目的分类是资产、负债、所有者权益、成本、损益,这是会计科目已有的分类标准,为了能够编制会计模板,我们将会计科目重新进行分类.比如销售业务,会产生应收事项、收入事项、税金事项、收款结算事项等,我们就可以划分出：应收类科目、收入类科目、应交税金（销项税额）类科目、收款结算类科目.应收类科目对应一张“应收类科目对应关系表”,收入类科目对应一张“收入类科目对应关系表”,应交税金（销项税额）类科目对应一张“应交税金（销项税额）类科目对应关系表”,收款结算类科目对应一张“收款结算类科目对应关系表”.“应收类科目对应关系表”可以通过客户名称确定具体的入账科目,比如甲公司对应的入账科目是“应收账款-应收货款-甲公司”,乙公司对应的入账科目是“应收账款-应收货款-乙公司”.“收款结算类科目对应关系表”中,可以通过产品名称确定具体的入账科目,比如A产品对应的入账科目是“主营业务收入-A产品”,B产品对应的入账科目是“主营业务收入-B产品”.“收款结算类科目对应关系表”中,可以通过结算方式确定具体的入账科目,比如对应的入账科目是“库存”,银行存款对应的入账科目是“银行存款-xxx账户”.
工业企业的经济业务,多种多样千差万别,会计科目重分类,需要根据企业的具体情况认真研究,灵活设置.初次完成会计科目的重分类设置后,在日后的使用过程中,会计科目重分类还要不断完善,形成企业的“会计科目重分类库”.
二、会计凭证模板编制
会计凭证模板包含：凭证类别、业务类型、摘 要、科目、方向、币种、金额、数量、单价、制单人、制单日期、审核人、审核日期等数据项.会计凭证模板中的“入账科目”信息取值于“会计科目重分类库”中的会计科目分类名称.会计凭证模板中的“客户名称”、“产品名称”、“销售金额”、“销售数量”等信息取值于业务单据.仍旧以销售业务为例,“业务应收”类业务可以编制“业务应收凭证模板”,“业务收款”类业务可以编制“业务收款凭证模板”.
凭证模板设置完成后,理想的目标是一个凭证模板能够囊括一类经济业务的各种情形,但是在实际应用过程中往往会出现“一笔业务发生了,找不到适用的凭证模板”,这时需要修改完善现有的凭证模板,从而使凭证模板不断完善,形成企业的“凭证模板库”.
三、根据会计凭证模板生成会计凭证
经济业务的发生了,会产生业务单据,通过业务单据可以找到适用的会计凭证模板,会计凭证模板上的“科目”数据项,通过“会计科目重分类库”找到具体的入账科目,会计凭证模板上的“客户名称”、“产品名称”、“销售金额”、“销售数量”等数据项通过业务单据找到具体的数据,一张完整的总账凭证就生成了.
作者简介：
朱少擘（1978-）,男,汉族,河北省邢台市人,大学本科,中级会计师,研究方向：管理会计,会计与信息化.