学校档案的管理和利用

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【摘 要】学校档案是学校在长期的办学过程中形成的党政管理、教育教学等活动中形成的具有保存价值的文字、图标、音像、实物等不同形成的材料,经过档案管理人员收集出来并进行科学整理和归档的珍贵的历史资料.充分做好学校档案的管理和利用工作,对促进当前教育教学改革、教育资源竞争、教育品牌创建、学校知名度提高有着不可忽视的重要作用.本文笔者结合自己的工作实践,就如何做好学校档案的管理和利用工作,谈一点粗浅的认识.

【关 键 词】学校档案；管理；利用

学校档案是学校在长期的办学过程中形成的党政管理、教育教学等活动中形成的具有保存价值的文字、图标、音像、实物等不同形成的材料,经过档案管理人员收集出来并进行科学整理和归档的珍贵的历史资料.它真实记录了学校的教育教学活动的每一个环节,全面反映了学校党政管理、教育教学运行的各方面,是综合评价学校办学水平的重要依据,是从事各种教学科研活动、学校管理运行和教育督导评估工作必不可少的参考资料.充分做好学校档案的管理和利用工作,对促进当前教育教学改革、教育资源竞争、教育品牌创建、学校知名度提高有着不可忽视的重要作用.下面笔者结合自己的工作实践,就如何做好学校档案的管理和利用工作,谈一点粗浅的认识.

一、加强领导,提高认识

做好学校档案的管理和利用工作,首先是提高学校领导的

档案意识,把档案工作列入学校工作的议事日程,并将档案管理工作纳入学校工作目标管理责任制的检查考核体系中.要求各部门按目标责任制的有关规定和学校制定的档案管理工作考评办法,结合年终考核成绩与个人年终奖金挂钩,并作为评优晋级的依据,以此来调动各相关人员的工作积极性.其次是适时组织《档案法》和有关档案管理法律法规的学习与宣传活动.通过学习与教育,使广大教职员工不断增强档案管理工作的法律意识,提高对学校档案管理工作的认识,形成人人重视档案的管理工作,支持档案的利用工作,并自觉维护学校档案工作的优良风尚.

二、健全制度,规范管理

建立健全各项规章制度,为做好学校档案管理和利用工作保驾护航.我校按照上级部门的有关规定,对学校档案管理工作进行了规范化管理,首先结合创建省级规范化学校活动,遵照《山东省中小学档案管理暂行办法》的要求,成立了综合档案室,配合了专制档案员.其次是建立健全档案管理八项工作制度,并将各种制度措施细化量化在具体有范围、整理有标准、借阅有规定、保密有条例、库房管理有措施、开发利用有目标,使学校的档案管理工作有章可循、有法可依、任务明确、责任清晰,从制度和体制上保证了档案管理工作质量,提高了档案利用工作水平.

三、加强教育,提高素质

档案管理工作者的政治素质和业务素质,是做好档案管理工作的根本保证.我们一方面注重培养档案人员良好的工作作风,树立全心全意为人民服务和为社会主义事业服务的思想,坚持实事求是的工作态度,爱岗敬业,忠于职守；另一方面注重提高档案人员坚实的工作能力.首先,积极参加各类档案业务培训,学习档案专业技术知识,提高自身的专业理论水平.其次,认真学习相关学科的知识和现代化网格技术,掌握现代化管理技能,提高运用先进技术管理档案的能力.为学校管理、教学、科研提供及时、便捷、全面的咨询服务,使档案工作人员成为“业务精通,技术精湛,爱档如珍,维护历史,兢兢业业,服务现实”新型档案管理人才.

四、转变观念,服务创新

学校档案管理和保存的根本目的在于利用,我们积极转变观念,克服过去那种“重村、重保、不重用”的旧观念,树立全新的服务意识,实现服务观念上的创新.

1、及时为领导决策服务.实践证明,科学的决策和管理离不开准确、有效的信息支撑.学校的档案材料中汇集着大量不同时期、不同层次的相关信息,完整保存着国家办学方针、政策的历史体现,记录着广大教职员工工作、学习和活动的方方面面,反映着学校事业发展的历史进程.科学开发利用教育教学档案资源,不仅可以为学校的改革和发展提供理论依据,也可以从中梳理把握学校的发展趋势,为深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学质量、推广素质教育等提供可靠的参考,为领导正确决策和开展教育科研提供服务.

2、主动为教学科研服务.不断提高学校档案的管理和利用水平,积极推广和使用现代化技术手段,利用档案信息的共享性方便、快捷的技术服务平台,为教学科研提高可靠服务.特别是在数字信息化技术高度发展的今天,借助多媒体技术等现代化信息技术,对教学科研档案信息进行深层开发,将会极大的方便广大教学科研档案信息的利用者,使广大利用者能够更加方便、快捷、及时地获取相关材料,从而大大提高工作效率,更好地推动教学科研活动的顺利开展.

3、以开放的姿态,积极为社会服务.我们凭借自身的优势,本着负责的态度和实事求是的原则对外开放,积极为师生和社会各方面提供咨询服务.如毕业生学籍资料查询、有关历史档案材料的查询、教职工业务资料查询、考核情况查询、校园活动资料查询等等.不断提高学校档案的利用价值,使之发挥更大的社会效益.