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做好收集工作是档案室获取和积累档案资料的必要途径,是档案业务管理工作的首要环节.作为医院档案室来说,它同样有着重要的作用,能否做好医院档案的收集工作,是衡量这所医院档案室管理水平的重要标准.
在卫生事业飞速发展的今天,伴随着《档案法》的颁布实施,各级医疗卫生机构都重视和加强了档案管理工作,档案管理工作逐步走向规范化、制度化.但是,在利用档案的过程中,我们发现在收集环节普遍还存在着一些问题,主要是资料收集不齐全、档案资料内容不完整.对此,我们采取了多项措施,来有效避免漏洞的出现.
1.建立健全管理制度,加强业务培训
根据国家档案局2006年颁布的8号令《机关文件材料归档和文书档案保管期限规定》,结合我院实际情况,我们重新制定了归档制度,明确归档范围、归档办法和要求,把立卷归档工作纳入各职能科室和业务部门的职责范围和考核目标,下达归档计划和归档任务书,并做好监督、指导工作,以确保每年形成的各种文件材料齐全完整,定期归档.
对档案员进行业务培训.因医院综合档案所涉及的面广,如科研档案、会计档案、基建档案、声像档案等,这些档案资料的形成没有规律性,无法参照其他门类的档案进行有计划、有目的收集,收集和管理起来难度较大.而档案管理人员大多是,常因其他工作较忙而无法将精力放在档案管理上来,且大多数人未经过正规的档案专业培训,档案业务知识掌握较少,管理技能相对不高.针对这种情况,我们邀请档案主管部门的专业人员进行授课和培训,定期组织档案管理人员进行参观考察,不断学习各兄弟单位的好作法、好经验.
2.推进档案收集工作的规范化
我们在文件形成阶段就对文件结构、纸张规格、书写材料和规则等加以规范,并对区分全宗、分类立卷,划分档案保管期限,案卷编目装订与排列等一系列工作都推行了标准化,这使我们接收的档案有了明确具体而统一的质量要求.如红头文件的形成,我们规定必须到医院办公室填写文件签署单,分管领导签批后再发行.为使全院书写墨迹统一,我们档案管理人员到保管室进行讲解,对不符合档案管理要求的墨水不予采购.对不符合要求的档案,我们采取退回原科室,修改后再上交的办法.实施档案标准化大大改善和提高了归档档案的质量,为实施现代化管理创造了条件.
3.增强工作主动性,积极拓宽收集渠道
做好档案的收集关键在于人的因素.档案人员多掌握时间规律,主动、多方位联系,平时做到“四勤”：嘴勤、手勤、眼勤、腿勤.要经常了解各科室是否有人去上级单位开会、联系工作带回文件,或者是上级单位把文件直接寄到科室,一旦发现,立即收集登记,避免档案资料的遗漏；主动登门及时收集,如阶段性工作结束、年度工作完结或科室变动,档案人员都要主动上门将所形成的文件材料收集归档；通过与收发文管理人员联系收集,对请示没有批复或有批复没有请示等有联系的文件材料,档案人员应及时查询,保证这类文件材料的按时归档；在文件形成期打印或复印时,对有价值、需要归档的文件通过文印人员将原稿与打印稿留存,以备日后归档.
在注重档案利用的今天,档案的收集工作就显得越来越重要.档案管理人员应当面对新形势和需要,创新思维和方法,充分利用科技手段,形成贯穿全过程的质量保障体系,不断提高档案管理工作水平,为医院领导决策和管理及临床科室医、教、研等工作提供翔实的档案资料.