学校档案数字化的中后期工作

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档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段将纸质、照片、声像、胶片等传统介质的档案信息转化为数字信息.学校档案部门如何科学、合理地开展数字化中后期工作,本人在实践中作了一些探讨,以期档案数字化工作能变得更加理性.

一、数字化中期：目录优先,注重源头,确保质量

1. 确保目录数据库的规范和完善

虽然档案信息全文数字化是数字化工作的方向,但在全文检索还无法大规模实现的今天,机读目录数据仍是档案检索的主战场,构建规范和完善的目录数据库是档案信息进行数字化的第一步.各学校应首先补充完善案卷级与文件级机读目录,特别是史悠久和馆藏档案数量大的学校；其次,应检查已有机读目录数据的质量和规范,目录信息能否规范、准确地反映档案内容.

2. 重视电子文件的接收

电子文件的接收是减轻档案数字化工作压力的有效途径,每推迟一年接收电子文件,就意味着以后要多花人才物力对其进行数字化工作.目前,大部分学校都实现了校园办公自动化,但都着重于文件资料的流转利用,至于归档保存则是另一回事.因此,学校档案部门应主动与本单位信息部门商讨,将档案信息化管理纳入校园信息化工程,以实现电子文件的网上传输和归档,对于还未实现校园一体化的单位,则应要求在纸质文件归档同时要求提交电子版.

3. 做好全文数字化档案的校验工作

全文数字化是一项工作量相当庞大的工程,但学校专职档案管理人员往往人数偏少,因而档案全文数字化工作一般都委托给数字化处理专业公司来做.数字化专业公司常常是在短期内加班加点完成委托的数字化处理任务,至使档案管理人员无法逐个对图像文件进行校验.因此,各学校在与数字化处理专业公司签订数字化处理技术委托合同时,应明确写明数字化处理的质量要求、质量标准、质量检查方法以及质量问题的解决办法等.在实践过程中,除了数字化专业公司指定专人负责数字化处理中的校验工作,还应安排档案管理人员进行抽样校验工作,校验工作与专业公司数字化处理工作同步,做到随扫随校,发现错误,立即重扫,确保不会出现图像歪斜、污点、大小不一等情况.

二、数字化后期：统筹兼顾,安全第一,讲求实效

1. 统筹兼顾,保证数字化工作可持续

档案数字化工作牵涉多个业务部门,只有统筹和兼顾好各种关系,数字化工作才能可持续.一是要善于共享、利用本校的软硬件设施和网络资源,避免不必要的重复投资；二是要合理分配部门内人员和技术,避免有限资源的不合理分配；三是要根据馆藏实际情况配置适用的设备,避免不必要的高起点、高标准和盲目跟风；四是要合理安排每年的工作进度,避免不切实际、盲目乐观地定数量、定进度；五是要借档案数字化之机,进一步规范纸质档案管理,避免数字化档案被随意访问、篡改、复制等破坏档案原始凭证性和真实性所带来的严重后果.

2. 确保数字化工作的安全

首先,档案数字化过程中要大量利用档案实体,因而应加强档案实体流通过程的监控,保证档案实体不丢失、不损坏,确保绝对安全；其次,要选择安全的档案信息存储设备.数字档案信息能否长期存取与存储介质息息相关,一旦存储介质受损,其数据也将不复存在.因此,应选择优质、安全的存储介质来确保数字档案信息的安全,如光盘、移动硬盘、服务器等.再次,要做好档案信息备份.数字化处理的档案信息应备份两套以上,其中原件封存保管,复件用于对外查阅利用和异地保存,同时做好原件与复件数据的比对校验工作,确保备份信息可读、可还原,并做好数据信息备份时的登记工作.最后,应做好信息数据库的日常维护,以防止数据的丢失、破坏、更改、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因素.

3. 依托网站,做好数字化档案的利用

如何发挥档案数字资源的优势,并最终满足用户需求,是各级各类档案机构一直以来所追求的目标.作为学校档案部门,由于处在教育科研前沿阵地,有条件依托网络系统,构建档案网站,作为数字化信息资源利用和服务的平台.一是应做好网站的档案信息导航工作,引导用户进行准确、快速检索；二是要实现档案目录查询向数字化原文查询过渡；三是要开展互动服务,征求用户对档案信息资源的需求意见,逐步解决用户信息和档案部门提供信息不对称的问题；四是要及时补充和更新网站档案信息资源.通过依托档案网站,对档案资源实现以计算机检索代替手工检索,以网络查询代替上门查阅,以电子复制拷贝代工摘抄、复印,从而提高档案利用的质量和工作效益.

责任编辑罗峰