信息化时代下医院会计档案的管理问题

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摘 要 ：医疗改革的进一步推进,对医院的管理也日益规范严格,尤其是会计信息的管理.会计信息是医院发展过程中的重要信息,反映了医院一步步的成长过程.通过对会计信息的分析,也可以探索出国民医疗消费的变化情况.因此,医院会计信息的档案管理尤其重要,可以说是关系国计民生的大事.文章主要针对医院会计档案在信息化时代下管理存在的问题,并提出相应的对策,以促进医院会计信息档案管理的完善.

关 键 词 ：信息化时代,医院会计信息,档案管理

信息化的发展推进会计工作的电算化,对会计工作者与会计管理的方方面面都提出了新的要求.医院的会计档案不仅是医院发展过程的记录者,也是国民医疗信息的观察者,因而档案管理具有不可忽视的地位.但是,信息化时代的到来给医院的会计档案管理提供新的机遇的同时提出了新的挑战.信息化时代下,档案信息的修改变得无迹可寻,管理变得更加严格与环保.

文章主要分析在信息化的大环境下,医院会计信息档案管理所面临的问题,以及可行的解决方法,以推进医院会计信息的档案管理尽快适应信息化的要求.

一、信息化时代下医院会计档案管理存在的问题

信息化时代加快了医院会计管理的电算化进程,在硬件与软件方面都提出了新的要求.一方面加强了医院会计档案管理的有序性与低碳性,另一方面又加大了管理的风险性.医院的会计档案管理在面对信息化的挑战与机遇时,积极进行了适应,但还是不可避免的存在一些问题,下面笔者将一一进行分析.

（一）管理制度不完善

会计档案管理制度统领着档案管理的方方面面工作,是宗旨一样的存在,但是在现有的医院会计档案管理制度仍然只是按照“规定”来定性,并不具有强制性,很大程度上滋长了档案管理员工的惰性与怠慢性.随着医疗工作与全民医保的发展,医院档案信息管理的工作量与繁杂度会与日剧增.但是现实状况是,缺乏了制度约束与激励机制的档案管理工作者将档案信息堆积如山,弃置一旁.

其次,在档案管理的过程中,甚至出现一股官僚之风.对于特殊或具有特权的病患的会计信息保管完好,而其他的患者的会计信息则难得一觅,导致医院的档案室发展成为特权患者的专属档案室.

（二）新旧交替,卷宗混乱

信息化时代下的会计档案管理实行电脑管理,但是医院的硬件与软件在各方面并没有实现配备,新的管理要求与旧的纸质版的信息内容不兼容,出现极大的矛盾.旧的会计信息档案的质量参差不齐,给会计信息的档案整理成电子化带来很多的不便.其次,卷宗由于一直以来疏忽管理,有很多卷宗都已经遗失,在整理的时候很多的钱财都花在了卷宗的收回与重建上.

另外,在档案电算化的过程中,电算系统对于老员工来说很陌生,在档案转写与系统操作维护上都造成困难,尤其是在刚刚引进新的系统的时候,大量的信息需要转写、编辑、归档、保密、输入等,工作量巨大,按照档案室日常的员工配备根本无法顺利完成,因而新旧的顺利交接困难重重.

（三）缺乏专业人才

传统的会计信息档案管理都是实行纸质卷宗管理,对空间、纸张、人员等的需求量都很大.在信息化时代下的医院会计信息档案管理大都实行电算化管理.病人与医院的财务、费用等信息都是通过电脑自动生成与录入.医院的整个财务运行都是数字化的,病人在到医院就医的同时就自动生成一份会计信息,最终与该病人有关的所有财务信息都会需要归结到该文件下统一执行与管理.这就要求会计档案管理的人员对于数字电脑以及财务系统的电脑操作较为熟练,且对于处理系统故障以及系统安全隐私维护具有一定的熟悉度,否则无法保证整个档案管理的顺利进行.但是,大部分老员工都是在纸质化管理的时代背景下培养出来的,对于电脑程序操作不大熟练.因而目前医院会计信息档案管理的信息化最为紧急的问题就是专业人才的缺乏.

（四）信息化技术维护不到位

在信息化的电脑档案管理基础上,档案信息的修改变得无迹可寻.不法分子只需要电脑信息系统的安全防护程序与档案系统的防火墙,就可在档案信息中修改,并且不会留下任何物理痕迹,最后将其他信息进行复原.而在纸质化卷宗管理年代,任何对档案信息的修改都可以看到涂改的痕迹,给追索留下重要线索.因此,信息化时代下医院会计档案管理的另一个重要问题就是技术维护不到位,尤其是安全保密防护技术不到位,给不法分子的篡改留下了机会.

（五）部门设置不规范

部门设置不规范主要源于对医院会计档案管理的不重视.通常情况下,会计档案的管理都与医院的其他档案管理混为一谈,并没有设立独立的档案保密管理部门,即使设置了档案管理部门也形同虚设,没有积极贯彻职业精神与职责.很多档案管理工作者将保密室的大门关上就一走了之,并不定期进行整理与核对,这样很容易造成档案的遗失与混乱.医院的会计档案纪录的是医院的历史与国民就诊的历史,具有很重要的历史与现实意义.然而一旦数据失去完整性,意义就会大打折扣.因此,改变现存的医院档案管理部门设置不规范的现状很有必要.

二、优化信息化时代下医院会计档案管理的对策

基于上述分析我们可以看到,在信息化时代的挑战下,医院会计信息档案的管理还有很多需要改进与完善的地方.不管是管理意识还是部门设置,都需要得到医院管理者的高度重视,以保证医院会计档案的完整性与真实性.下面笔者将从五个方面进行解析,分析医院会计档案管理改进的途径.

（一）健全管理制度,提高管理意识

首先,档案管理意识在医院会计档案管理中起着统领全局的作用,管理制度的完善则起着保障与约束作用.通过对会计工作者进行职业培训与设立奖励机制,以提高会计档案管理人员的档案管理意识,保证从源头上医院会计档案的安全性.

其次,在院内财务部门设立专门的档案管理制度,将职责落实到个人,保证档案管理人人有责.档案管理需要职责明晰,分工明确.档案的收集、维护、校对、保密、核查等都需要分工给具有相关能力的人,保证档案管理工作的有条不紊. （二）加快会计人员培训

信息化时代的医院会计档案管理对人才提出了更高的要求,医院要想做到档案的真实准确与安全,首先必须加强员工的技术培训.通过开展定期员工电算化与电脑系统认知培训、定期考核、小组互帮等形式的档案管理培训,以提高员工的业务能力.其次,通过引进新型的专业人才,为会计工作队伍注入新的活力,以带动老职工的竞争积极性与学习热情,来提高整体档案管理人员的工作素质.最后,建立科学的监督体系,实时监督员工的档案管理能力,对于进步较快、表现优异的员工给予奖励,退步较多、表现差强人意的员工提出批评.通过监督的限制强化学习信息化会计档案管理的重要性.

（三）设立档案管理专属部门

设置专门的会计信息档案管理部门,保证职责的履行.医院会计档案管理的工作繁杂,细节颇多,包含档案的保管、立卷、整理、归类、编制、利用、鉴定等环节,不是一两个人可以完成的,需要设立独立的档案管理部门.随着档案信息的不断增加,工作量会更大.因此,医院需要配备专业人员、专业部门来进行工作,增强档案管理的规范与标准,体现对会计档案管理的重视,保证档案管理工作的专业化.

（四）加强保密管理

档案的检测与销毁对于档案保密相当重要.信息化时代下的医院会计档案管理变得更加艰难,这就要求医院投入更多的财力与物力进行档案的保密工作.正如上文所说,信息化时代下医院档案的篡改变得更加具有可能性,而要制止信息化时代的档案更改,主要在于安全防护系统的设计.因此,医院可根据自身的实际情况,决定是自主研发安全防护系统还是直接购买外部的保密系统,进行多重档案保密设置,以做到会计档案的真实安全.

（五）强化信息技术建设

信息技术建设为信息化时代下医院的会计档案管理保驾护航.时代的不断发展对医院会计档案管理不断提出新的标准与要求,医院只有通过不断强化信息技术建设才能适应不断变化的时代形势.通过引进或设计新的档案管理程序与系统、强化安保装置、培养人才、加强硬件更新等来保证档案管理的信息化技术安全可靠,方便实用.

此外,通过升级档案管理的硬件系统,与供应商协商完整体系的档案保密与病毒查杀功能,以实现会计档案的无缝管理.在进行软硬件升级时,要格外注意技术的正版与合格,不可因为贪图便宜使用盗版系统,最终因小失大.

三、结语

总而言之,信息化时代下的会计管理不同于传统的会计管理,自然档案管理也会有所区别,尤其是医院的会计档案管理,其特殊性要求医院在信息化时代下格外重视与支持.本文主要分析了现有的医院会计档案管理存在的问题,包括管理制度不完善、新旧交替的混乱、人才缺乏、保密不到位等.在此基础上提出改进医院会计档案管理的应对措施,主要有加强档案管理意识、培养人才、发展技术、注重保密等.通过进行各方面的改进,信息化时代下的医院会计档案管理势必会效率有所提高,享受电算化所带来的福利.

参考文献：

[1]刘志红.医院会计档案管理方案创新研究[J].医院档案,2013（09）.

[2]李玉琴.浅析医院会计档案的规范化管理[J].财会研究,2014（05）.

（作者单位：福建省宁德市医院）