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内容摘 要 :2008年5月22日,由财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合印发了《企业内部控制基本规范》的通知,规定自2009年7月1日起在上市公司范围内实施,鼓励非上市的大中型企业执行.同时规定,小企业和其他单位可以参照本规范建立与实施内部控制.
关 键 词 :代理记帐,内部控制
文所指的代理记帐公司,是经所在地县级人民政府财政部门批准,并向市财政局领取了《代理记帐许可证书》,主要从事代理记帐业务的中介机构,并非是没有资质的所谓财务(咨询)公司.代理记帐公司与同是中介机构的会计师事务所和税务师事务所相比,其特点是公司规模比较小,知名度比较差,但以其数量众多,仍然占有着代理记帐业务的大半边市场,往往是中小型企业在公司设立或开办初期的首选.代理记帐公司的主要业务范围相对简单,对会计从业人员的素质要求相对较低,只要持有会计从业资格证书,就可以到代理记帐公司工作.所以,代理记帐公司往往成为新手的练兵场和跳板,现在很多刚毕业的大学生就是经过代理记账公司的实习阶段,然后另谋高就走向大中型企业的会计岗位的.由此看来,代理记帐公司是培训新人的地方,也是会计从业人员流动性很大的地方,也是特别需要加强内部控制的地方.主要表现在以下两个大的方面:
一、会计从业人员流动性比较大,在业务交接方面如果没有有效的内部控制手段,很可能导致客户信息泄露,甚至是客户的流失.
笔者曾有一位同事,是从某代理记账公司辞职后被本公司招聘过来的.在他离开原公司的时候,带走了曾经由他代理记账的大部分客户,为此,原公司在扣掉他一个月的工资的同时,也造成了严重的客户流失.后来,这位同事又从本公司离开了,同样被扣掉一个月的工资,却没有带走公司的客户,只是对公司的处罚耿耿于怀.从这件事情上足以看出人员流动给公司经营活动带来风险.
按照本文摘 要 中提到的内部控制5要素进行分析,人员流动风险的形成首先取决于企业的内部环境.因为,内部环境规定单位的纪律与架构,影响经营管理目标的制定,塑造单位文化并影响员工的控制意识,是实施内部控制的基础.内部环境通常包括下列方面:
(1)单位的治理结构,
(2)单位的内部机构设置及权责分配,
(3)内部审计机制,
(4)单位的人力资源政策,
(5)单位文化,包括单位整体的风险意识和风险管理理念,全体员工的诚信、道德价值和法制观念等.
上文中提到的某公司,正是因为内部环境方面出了问题,才导致人员流动的风险损失.据说该公司经理只注重开拓业务市场,经常不在公司,客户来访都是由这个会计主管接待,一来二去的,客户就把那个会计当成公司负责人了,这也为后来那个会计离职并挖走公司客户埋下了隐患.而且该公司也疏于人事方面的管理,据说该公司是不跟员工不签劳动合同的,也不缴纳社会保险,对人员离职也没有文字方面的限制性规定,所以,当客户流失得风险发生了,也只有用扣工资的手段来弥补损失了.
而本公司当时正处在初创阶段,急需会计从业人员.公司领导层虽然有一点内部控制的理念,但由于管理经验比较少,应对风险的具体措施也不到位.比如,公司在招聘人员时,就没有进行用人方面的风险评估,在业务方面考察的比较多,而在职业道德和诚信方面考察的比较少,尽管录用后也签订劳动合同,但在离职交接方面并没有做出具体的和限制性的规定.同时劳动合同没有经过劳动管理机构的公证,即没有法定的约束力,当人员流动带来的损失发生时,除了扣工资,也没有更好的对策.另外,当新员工入职后,公司只重视业务培训,却忽视了职业道德和会计法规的教育,也造成后来发生的会计人员离职后不交接就走人的事件,这给公司的正常业务代来了很大困难,在客户中造成了不良的影响.
以上事例是对用人风险的分析.对此类风险,应采取的内部控制措施,虽然因公司的具体情况不同而各有差异,但大体上应该注意以下方面:公司首先要重视内部环境的建设,打好实施内部控制的基础.在招聘员工时,尽量从多方面对应聘人员进行考察,以便选择德才兼备的人员加入.同时,还要建立健全规范的人事管理制度,比如在签订劳动合同时,必须填写关于员工离职后要继续为自己所代理过的客户信息保密的条款,尽量通过劳动管理部门的公正,以在万不得已的时候,通过法律手段保护公司的合法利益.还要通过制定一系列内部控制措施,合理保证客户信息安全,避免或减少会计从业人员流动时给公司经营带来的损失.
二、对日常经营的风险评估和内部控制措施 .
除了上述的人员流动风险以外,代理记账公司在日常经营中也面临种种内部风险和外部风险.因此要经常对这些风险进行评估,制定应对措施,防范于未然.
常见的内部风险,以笔者的观察,主要表现在以下几个方面:
(一)原始凭证交接过程中的风险评估和应对措施:
代理记账公司的主要经营范围就是代理记账.记账之前要取得原始凭证.不论是到客户那里取还是客户送上门,都会出现原始凭证丢失又分不清责任的问题.本公司创建之初就曾经出现过类似的问题,一张重要的原始单据不见了,客户就说给我们了,而我们就说没有见到,双方争执不下,伤了和气,最后丢了客户.后来,我们吸取了教训,制定了一条内控措施,就是与客户签订交接单.无论会计们手头工作有多忙,对来自客户或经理交给的原始凭证,都要认真清点,有疑问当场提出.确认单据数量、金额等事项确实无误后,签署交接双方的姓名和交接日期.自从我们实施这一措施后,再也没有出现过上述的纠纷.另外,还有的代理记账公司,由专人(通常是经理本人)到客户那里取单据,这也是内部控制的措施之一,为了避免会计从业人员与客户直接见面而带来的弊端,不妨可以借鉴.
(二)账务处理和纳税申报过程中的风险评估和应对措施:
上面提到过,代理记账公司的特点之一,就是人员的业务素质比较低,通常是一个老会计带着几个小会计.这种人员组合,对企业来说有着节约人力成本的经济优势,但同时也会产生会计处理差错率加大的风险.本公司过去曾在离职会计已经走了以后,才由经理或主管会计对离职会计做的帐和纳税申报情况进行突击检查,往往都会找到一些问题,公司便以此为由,扣罚离职会计工资,造成了“人一走茶就凉”的局面,使走了的和留下的会计们心理面都不是滋味.而另一方面,新来的会计只对自己的工作负责,不愿意做对以前会计差错更正的工作,因为这个工作既费时又费力,对代理记账按户取酬的会计来说,多一事不如少一事.如此以来,会计差错问题会积攒的越来越多,终于到了税务检查时,不得不改了,于是乎公司上下一起动手,把几年的帐重新翻一遍,但也未必能解决所有的问题,真真一个劳民伤财！
如何应对这种记账错误且又更正不及时所带来的风险呢笔者认为有两点:一是,在选择会计方面,公司管理层不要过分追求经济实惠效应.这就好比在市场上购物,物美价廉的东西并不是随处可见的,何况现在市场上的某些名牌产品也会出质量问题.二是,公司既然无心改变用人的策略,那只有在加强内部控制方面入手,以弥补人员业务素质的不足.本公司曾采用过这样的措施――安排了一位经验比较丰富的老会计来检查小会计做的帐.小会计做的纳税申报表,只要有税额,就得由老会计过目,认为没有错误了,再由小会计申报.此政策实施后的第一个纳税申报期,矛盾就出现了.由于代理记账与企业自己记账相比有个特点,就是所有的账务处理几乎都是在月末时完成.老会计自己手上也有几家业务量较大的客户,过去也是紧忙乎才能做完,现在除了完成自己的那份工作之外,还要给小会计看帐把关,立即感觉时间有限、精力不足了.就这样,挺好的内控措施还没有实施就束之高阁了.
以笔者之见,上述的内控措施的出发点和目的都是好的,是为了及时发现问题和解决问题,把会计差错的风险控制在萌芽状况之中,只是在实施这项内部控制时,内控人员选择不当.根据《企业内部控制基本规范》的要求,大型企业应当在董事会下设立审计委员会.审计委员会负责人应当具备相应的独立性、良好的职业操守和专业胜任能力.代理记账公司由于规模太小,不可能设立审计委员会,但是可以设立内部控制和审计的专门人员(专员).这个岗位的专员,除了具备良好的职业操守和专业胜任能力之外,还应接受公司董事会的直接领导,具有相应的独立性.在日常工作中,内控审计专员除了检查会计从业人员的账务处理和纳税申报有无差错之外,也有权对公司经营过程的其他业务实施内部监督,对检查中发现的内部控制重大缺陷,有权直接向公司董事会和监事汇报.
综上所述,随着《企业内部控制基本规范》(简称《规范》)的颁布和实施,越来越多的大中型企业将在《规范》的指引下,通过建立与实施内部控制,而促进企业实现发展目标.而小企业由于在经营活动中也面临着各种各样的内外部风险,同样需要通过内部控制的方法加以防范.本文就是笔者根据身边发生的真实事例,对小企业如何进行内部控制做一点探索.同时,希望中小企业的内控问题,也能引起学术界和各个行业的小企业家的广泛关注,这也是本文所要达到的抛砖引玉之目的.