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[摘 要 ] 随着计算机的普及, Excel广泛地应用于会计电算化中.本文从实例出发,介绍了Excel图表在会计电算化中几个应用技巧,包括使用次坐标轴、在一个图表中使用两种图表类型、添加趋势线等.
[关 键 词 ] 电算化 次坐标轴 趋势线
一、引言
Excel图表可以将数据图形化,更直观的显示数据,使数据的比较或趋势变得一目了然,从而更容易表达我们的观点.下面从实例出发介绍Excel图表在的会计电算化中的几个应用技巧.
实例：A公司1996年购入C公司80000股普通股作为长期投资,A公司会计采用成本核算法核算购入后C公司股票后,C公司1996年～2001年净利润及股利分派情况如图 1 Excel工作薄“投资”工作表所示（单位：万元）.
图1 “投资”工作表
为了让各分数段的分数情况更直观地显示,A公司会计可以依下步骤将数据转化为图表.
二、创建图表
打开工作薄,进入“投资”工作表,选中需要生成图表的数据区域“A1：G3”.单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮.或者选择菜单“插入→图表”命令.打开“图表向导”对话框.默认“图表类型”为“柱形图”和子图表类型,单击下方的“按下不放可查看示例”按钮,可以看到将得到的图表外观的预览. 直接单击“完成”按钮,将在当前工作表中得到生成的图表（图 2）.
图2柱形图显示的“投资”工作表
三、动态更新图表中的数据、修改图表的类型
图表生成后,发现“1997年”的净利润是275万元,此时并不需要将C2单元格改为275后再重新生成图表.而是直接将C2单元格的数据由270改为275后回车确认,可以看到C公司净利润及股利分派情况的数据的柱形图自动更新.
当图表创建完成以后,如果需要修改图表的类型,直接调用“图表类型”命令即可.具体做法是：
进入“投资”工作表可以看到一个已经创建好的图表,使用的类型是“柱形图”.. 假设我们的目标是想把该图表的类型改为“折线图”.可用鼠标单击图表边缘,图表的四周会出现八个黑色的小方块,表示选中了图表.这时单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“图表类型”命令(也可以选择菜单“图表→图表类型”命令),打开“图表类型”对话框.在这里选择需要的图表类型和子类型,单击“确定”按钮完成修改(图 3).
图3折线图显示的“投资”工作表
四、在一个图表中使用两种图表类型
有时候,为了更好地表达自己的观点,可能需要在一个图表中使用两种或者以上的图表类型.在这种情况下,需要理解：使用不同的图表类型是针对不同的数据系列而言的.因此在具体操作时,要注意选择恰当数据系列进行图表类型的修改.下面实际例子中,我们希望把“股利”数据系列的图表类型修改为“折线图”.
进入“投资”工作表,可以看到一个已经创建完成的图表,两个数据系列都使用的是柱形图表类型（图 2）.在系列“股利”被选中的情况下,把鼠标指针放在其中一个棕色柱形图上,单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“图表类型”命令（图 4）,打开“图表类型”对话框.也可以利用“图表”工具栏,通过选择工具栏上左侧“图表对象”下拉列表框的下拉列表中的项目,就可以选中图表中相应的项目.如果“图表”工具栏没有显示,可选择菜单“视图→工具栏→图表”命令.
图4 “图表类型”对话框
在“图表类型”对话框中选择“折线图”图表类型,单击确定后,可以看到系列“股利”的图表类型变成“折线图”(图 5).这样,就实现了在一个图表中使用两种图表类型的目标.
图5一个图表中显示两种图表类型
五、 使用次坐标轴
当股利用每股金额表示时可以看到系列“净利润”和系列“股利（元/股）”的数据值相差较大.如果使用一个数值轴,那么另一个数据系列的差别情况显示得很不明显（图6）,在这种情况下,我们可以通过使用次坐标轴来改善另一个数据系列的显示情况.这里选择系列“股利”使用次坐标轴.
图6差别不明显的数据系列
用鼠标单击代表“股利（元/股）”的折线图中的红色小方块,这时三个红色小方块变成绿色,同时在“名称框”中可以看到系列“股利（元/股）”,这表示系列“股利（元/股）”已经被选中.单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“数据系列格式”命令,打开“数据系列格式”对话框.进入“坐标轴”选项卡,选择“系列绘制在”区的“次坐标”单选框,单击“确定”按钮(图7).
图7使用次坐标轴
返回Excel编辑窗口后,可以看到图表中出现了两个坐标轴,代表“净利润”的原始坐标轴位于左侧,代表“股利（元/股）”的新的次坐标轴位于右侧.由于对系列“股利（元/股）”使用了次坐标轴进行绘制,图表更好地显示了它们之间的差异.同时,我们可以将左侧坐标轴上的“净利润”数值与右侧坐标轴上的“股利（元/股）”数值进行比较(图 8).
图8 次坐标轴的显示效果
六、 使用数据标签
数据标签可以使图表上的图形数字化.操作步骤是：
用鼠标右键单击空白图表区域,然后在快捷菜单上选择“图表选项”命令.或者先选中图表区,然后选择菜单“图表→图表选项”命令.打开“图表选项”对话框.进入“数据标志”选项卡,勾选“值”复选框,可以在右边的预览框中查看具体效果（图9）.
图9添加数据标签后的“投资”工作表
可以勾选“系列名称”和“类别名称”复选框,查看预览的效果,可以发现,这些复选框不宜同时选中,同时选中会让图表看上去很混乱.单击“确定”按钮后,返回Excel编辑窗口,可以看到每个柱形上方都添加了数据标签,在这种情况下,可以把数值轴删去.
选中“数值轴”,按下键盘“Delete”,即可删除“数值轴”（图10）.如果删去了数值轴,那么一定要把值数据标签显示出来,不然图表数值含义就难于理解.
七、添加趋势线
创建完图表后,就可以开始添加趋势线了,操作步骤是：用鼠标选中数据系列,从菜单条中选取“添加趋势线”,再从弹出的选项框中选取一种最接近于现有图表的线型（Excel提供了6种常用的趋势预测曲线）,创建完后的图表如图11所示.在此可以直观地看出数据之间的变化趋势.
图11添加趋势线后的“投资”工作表
八、小结
在一个图表中使用两种或以上的图表类型和使用次坐标轴在会计电算化中有很多用途,使用时特别要注意选中恰当的数据系列,也就是说要修改什么就要先选中什么,这是关于图表修改的一个简单而重要的原则,选择方法可以通过鼠标直接选择也可以通过使用“图表”工具栏的“图表对象”下拉列表框选择.