计生行政执法档案的管理

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[关 键 词]计生行政执法,档案,管理

人口和计划生育行政执法是履行法律法规赋予的职责,是代表国家行使行政管理权,是依法治育的重要手段.人口和计划生育执法档案是执法工作的主要业务内容,是人口和计划生育档案的重要组成部分,它为将来人口和计划生育行政执法的学习和发展提供依据,对保障人口和计划生育基础地位、维护育龄群众合法权益、保护人民健康和社会稳定都有重要作用.

一、人口和计划生育行政执法档案的特点

1.专业性强.人口和计划生育行政执法档案是人口和计划生育行政执法活动的产物,是一定专业执法活动的真实记录.不同的专业法都有不同的专业执法活动的范围、相对人,都有它的法律法规和特点.这就决定了它在档案的内容、形成过程及适用的法律法规上各不相同,并明显反映出一定的专业特点.例如社会抚养费征收、行政处罚、执法人员管理等,它们活动的范围空间、对象目标等都有明显不同,表现出较强的专业性.

2.成套性.一方面,一个独立的专业执法活动,如在社会抚养费征收执法中,从立案到作出征收社会抚养费决定形成一套完整的档案,主要包括立案、调查取证、案件合议、送达告知书、听证、作出征收社会抚养费决定书、行政复议等全过程,直到结案所形成的全部档案是一个整体,不可分割,也不可能与其他专业案件的档案混淆.另一方面,执法档案是必须成套提供利用的,拆开会影响其使用价值.

3.现实性.主要表现在人口和计划生育行政执法档案与现实的经济、社会关系密切,不仅反映依法行政的查考作用,而且在提供利用中还有现实的作用,一经利用就能收到经济效益和社会效益,故有现实性.

4.存储性.执法档案一般是某一专业执法活动的结果,记载了专业执法活动全过程的真实情况,如案件发生地、相对人,违法事实违反了哪一条法律法规,调查取证是怎样进行的,依据什么来作出处理决定等等,在档案中都存有大量的相对人违法事实和适用的法律法规依据,必要时在执法上可以借鉴和利用.

二、人口和计划生育行政执法档案的作用

1.人口和计划生育执法档案是执法活动的依据和凭证.在人口和计划生育执法活动中,一切活动都程度不同地具有连续性,前一案例为后一案例提供依据.人口和计划生育执法档案的依据性同人口和计划生育执法自身的复杂程度以及记述的各起案例的复杂程度成正比,所记载的内容越复杂,依据性越强.主要表现为:一是管理工作依据.在管理工作中,无论是执法工作评价,还是社会效益分析等,都离不开档案,二是执法人员的劳动凭证.在执法人员的考核、选拔中,除人事档案外,还需要有执法档案做依据,三是在追究行政执法错案责任时起凭证作用.

2.人口和计划生育执法档案是进行交流的工具.在人类社会发展史上,各种各样的交流占有重要位置.同样,人口和计划生育执法工作也需要交流.目前,人口和计划生育行政执法刚刚起步,执法体系正在深化改革,执法力度不断加大,逐步走向规范化.执法档案正是交流、协作、借鉴的有力工具.

3.人口和计划生育执法档案是积累经验、提高执法水平的手段.一是执法活动的真实记录,它记载着执法人员对案件的发现、调查取证方法和办案水平,记述了查办案件的全过程和最终结果,二是作为办案思路、办案方法、办案结果的载体,具有积累办案经验和提高执法水平的作用,使得人口和计划生育行政执法档案成为办案经验和提高执法水平的工具和手段,对于一个执法单位来讲,如果有质量较高、数量较多的执法档案库藏就标志着它有比较雄厚的办案技术储备.

三、人口和计划生育行政执法档案业务的主要工作内容

1.收集.就是把分散形成的、有保存和利用价值的执法档案接收过来,集中保存在执法档案室,以利于有关人员使用.

2.整理.就是把分散收集来的执法档案,按规定程序,将其分类、系统排列和科学编目,便于安全保管,更重要的是满足对执法档案利用的方便需求.

3.鉴定.就是鉴别执法档案的价值,需对档案不断进行去粗取精的鉴别工作,挑选那些需要定期或永久保存的档案,以及销毁那些无须保存的部分.

4.保管.就是采取一定的措施,保护好执法档案的完整与安全,保守机密,防止并克服各种自然的、社会的不利因素对执法档案的损坏,不断延长执法档案的保管寿命.

5.编目与检查.人口和计划生育执法档案数量庞大,成分复杂,要根据归档时的情形而形成程序,按照一定的方法整理和保管.人口和计划生育执法档案分类应从实际出发,当前可分为社会抚养费征收、行政处罚、执法人员管理档案等,在征收社会抚养费中又分为一胎违法生育、二胎违法生育、多胎违法生育处理等.同时,需要通过各种途径和形式提示档案的内容和成分,提供查找档案的手段,方便有关人员的查找和利用.

6.利用.就是创造各种条件满足对执法档案利用的各方面要求,积极做好应有的准备,包括编制各种查考工具,汇编各种参考资料,以及时、有效的方式,介绍和提供执法档案为各项执法工作需要服务,这也是保存执法档案的目的.


四、做好人口和计划生育行政执法档案管理的几点建议

(一)在编制专题性统计分析材料时,应注意以下几个问题:

1.要积极争取业务部门的配合.档案管理人员根据所选题目,以站藏档案为依据,在完成对各年度相关数据统计后,可交予业务科室,由专业人员做出分析性报告.这样的编研材料既内行,又有一定的深度.

2.统计分析时间跨度要大.统计分析材料的时间跨度越大,越能揭示出规律性、本质性的信息,越能有助于业务人员认识和总结疾病流行规律及公共卫生发展趋势.如果所跨年度过短,就没有多少实用的价值,不能为凑编研材料的数量而忽视编研材料的实用性.

3.统计数据真实准确完整.编研不是杜撰,它必须以档案材料为依据,是在分析档案原件内容的基础上,根据选题对数据进行取舍.因此,如实地采用档案数据,是决定编研质量及可靠程度的前提.有时,某个编研题目所需数据不能从档案上直接得来,就需要档案人员认真研究档案材料,找到相关的数据进行计算而得出,不能图省事而主观杜撰.另外,数据必须要准确完整,不能随意遗漏,要保证所采用的数据能系统全面地揭示编研材料的主题.要根据数据间的有机联系进行分类,同类项目才能进行有关的计算.计算要正确,并要经过复核.

4.形式新颖好看.编制专题性统计分析,往往以表格、数字、文字为主,形式比较单一刻板.我们可采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术,使编研材料做到图文并茂,色彩鲜艳,生动直观,新颖好看.

(二)档案人员应具备专业知识

档案人员要努力开发档案信息资源,做到编研材料有特色,为人口计生业务服务,这是人口和计划生育行政执法档案工作不断发展和进取的需要.同时,这项工作也对档案人员的自身素质提出了较高的要求.做人口和计划生育行政执法档案人员,做好编研工作,应具备的专业知识应有两层含义,一是档案编研专业知识,一是人口和计划生育行政执法专业知识.目前的人口和计划生育行政执法档案人员多为“半路出家”,因此加强对档案编研工作的认识和编研知识与技能的学习是十分必要的.这是做好编研工作的基础.另一方面,档案人员只有学习和掌握了人口和计划生育行政执法专业知识,才能阅读和分析业务技术报告和总结,才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型,这是确保编研材料具有专业特色的前提.此外,在编研材料的编制过程中,即使请有关的业务人员配合进行,也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上,与业务人员进行充分的交流,才能共同完成对档案信息的深层次加工.当然,这并不是要求档案人员要成为人口和计划生育行政执法专家,但应该做到“耳熟能详”.还有,档案人员还应走出门,向兄弟单位学习编研工作的经验,这也是提高编研水平的捷径.总之,为进一步开展有专业特色的编研工作,深入开发卫生防疫档案信息资源,档案人员应注意培养和提高自身的业务素质.

(三)加强领导,建立组织

搞好人口和计划生育行政执法档案的管理,领导是关键.要建立档案管理工作领导小组、档案鉴别小组等组织,应把档案列入执法工作的议事日程,使档案工作有领导、有组织、有管理地开展,使之逐步规范化、标准化,走上依法建档的轨道.

(四)制订制度,明确职责

制订档案管理各项规章制度,是搞好档案管理工作的关键,是规范管理者行为的主要手段.要按照《档案法》的规定,制订《档案管理制度》、《档案管理人员岗位责任制》、《档案保管保密制度》等,进一步明确档案管理人员的职责.

(五)加强培训,掌握技能

首先,要选用政治素质较好、熟悉档案管理工作、懂人口和计划生育法律法规、热心于人口和计划生育行政执法工作和责任心较强的执法人员担任人口和计划生育行政执法档案的管理员.其次,加强学习培训,既要管理人员掌握人口和计划生育法律法规和档案知识,又要学会建立档案的实际操作技能,还要掌握计算机的应用技术,不断提高管理者的业务水平.

(六)规范管理,开发利用

针对当前人口和计划生育行政执法档案建立时间短、数量少、不规范的现状,尽快出台人口和计划生育行政执法档案管理办法,统一管理制度,统一分类,统一编目等,使档案管理规范化.同时,积极开发人口和计划生育行政执法档案管理计算机软件,充分利用档案的信息源,发挥它在人口和计划生育行政执法中的价值和效益,为人口和计划生育工作创造良好的法治环境做出应有的贡献.

收稿日期:2010-07-07□

(编辑/穆杨)

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