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摘 要：随着高校教育教学和人事管理体制改革的发展和不断深入,高校人事档案工作也有了新的内涵,高校人事档案旧的管理模式已不适应各方面的发展.新形势对于高校人事档案的管理模式、档案信息资源的开发利用以及对人事档案工作者本身的素质都提出了新的更高的要求.高校应积极探索人事档案新的管理方法和手段,为高校科研、教学服务.
关 键 词：人事档案管理高校对策
一、目前人事档案管理工作中存在的主要问题
（一）在人事档案管理工作中普遍存在的重视不够的问题,把档案工作看成只是保存,没有开发利用的价值,不能把档案工作摆到应有的位置.档案管理人员调动频繁,队伍不够稳定,从事档案管理工作的人员多数都是边干边学,专业对口的少.档案管理制度不健全,思想观念陈旧,跟不上信息时代对档案管理工作的要求.特别是投入严重不足,造成设施落后,管理手段单一,导致档案工作长期处于被动应付,服务质量不能得到有效的提高.
（二）随着我国政治体制和经济体制改革的不断深入,人事档案工作中,部门、单位合并组合频繁,人员的流动量较大,客观上造成了材料入档、整理档案任务繁重,而各部门、各单位档案管理人员大多数人员不足,管理水平比较落后.很多情况下,都是工作量大时,临时抽调人员来突击工作,难以保证人事档案的质量.
（三）人事档案管理有待于进一步规范.从目前情况看,人事档案管理设施不完善,制度不健全,人事档案不能及时补充材料.同时,现有人事档案需要入档的材料比较多,纸张大小不一,不能做到整齐化一.还有的材料内容不够规范,如,鉴定和考察材料多数是千人一面,套话多,不能真实、客观地反映干部个性、特点和专长.
二、加强人事档案管理工作的措施和对策
维护干部人事档案的完整、准确与安全,是干部人事档案管理的基础性工作和重要内容,涉及到贯彻落实党的干部路线、方针、政策,它直接关系到组织人事部门对干部的评价、培养和使用,关系到每个干部的切身利益和政治前途.
（一）抓好基础建设,力争达到人事档案管理工作的规范化.但在档案管理的实际工作中,仍存在着一些薄弱环节.一是档案材料收集不齐全,没有注意收集干部档案中必备的材料,造成档案的材料流失.二是鉴别不准确,把不应归档、手续不完备和有问题的材料归入了干部档案中,损害了档案的真实性；三是整理不及时,对收集来的档案材料没有按规定及时整理归入档案,导致无序管理；四是制度不到位,材料的转入、转出、档案的查（借）阅等手续不按规定履行,档案管理混乱.针对存在的这些问题,首先要从日常管理工作入手,应坚持做到“四化”.一是收集归档程序化,建立健全干部人事档案材料的归档制度,把人事档案管理的各项职责和制度落到实处,特别对于人事变动、工资调整等材料,应及时督促有关部门按干部档案形成时间移交管档单位存档.二是鉴别整理规范化,严格按照《干部人事档案整理规范》规定,认真细致地鉴别、整理加工,该归档的归档,不该归档的予以剔除.保证归档材料必须完整、真实、文字清楚.凡规定必须有关部门盖章的,应该印章齐全.各类审批表、任免通知等应有批准机关名称、时间和文号.凡个人撰写的材料要注明时间,并经本人签字.按照《干部档案整理工作细则》对所收集的干部人事档案材料进行准确的分类,做到档案材料排列有序,层次清楚,加工合理,目录清楚,字迹工整,装订规范,应追求较高的人事档案案卷合格率,在整理案卷时,每一个步骤都应严格按规范操作,避免不必要的返工和人力、物力的浪费.三是设施建设标准化,按照档案管理基础设施建设的有关要求,配备标准的档案用品、微机和设备,使干部档案管理实现现代化.四是管理工作制度化,自觉执行档案管理的八项制度,使每项工作都制度化,保证管理工作井然有序地开展.
（二）要从我国改革开放和经济建设的大局出发,与时俱进,大胆改革创新,健全人事档案管理内容.一方面要规范人事档案管理,根据隶属关系的不同,分别管理不同层面的人事档案,该谁管的必须清楚,哪些部门管到哪一级要有明确的规定.另一方面,要求档案管理人员要做到口勤、腿勤,主动工作,对缺少的材料及时追补和不断补充新的资料.同时,人事档案具有变化快的特点,比如：职称晋升和聘任,职务变动、聘任时间变化（行政职务）.都应及时更改档案目录.反应出最新的个人档案信息,以便更好地为有关部门提供利用.
（三）要加强对档案管理人员的培养和教育,特别是应有的高度的责任感和事业心,对收集的档案材料要认真审核,反映干部职工的德、能、勤、绩的鉴定材料,考核材料要真实、具体、全面,要突出个性,做到完整鲜明并且主体地反映出一个人的真实情况,为组织上历史地、全面地考察与了解和正确选拔使用干部提供准确可靠的依据.
（四）要正确认识档案的保密性,做到合理合法的利用人事档案.档案材料有些是保密的,但也有一部分是可以公开的.人事档案区别于其它档案的重要特征在于它是一个人一生经历的缩写,有关其本人的自然情况、考核、奖、惩材料、隐私等在其档案中都有反映.在这些材料中,有些会随着时间的推移而逐步解密,但有些涉及个人隐私及组织在一定的历史时期给予的结论和鉴定,则不能解密,更不能泄密.这就要求人事档案管理人员认真学习国家颁布的《保密法》和《档案法》等有关规定,做到在人事档案的利用过程中,严格把握保密的分寸和尺度,正确处理好档案保密和利用的关系,既不因为利用档案而泄密,也不能因为过分强调保密而影响档案的利用.
（五）要进一步加强人事档案管理信息化建设.人事档案管理信息化是为各级领导和有关部门提供快速、全方位、准确的人事信息,获取干部的自然情况、简历、专业、学位、特长、职务及德、能、勤、绩等方面的综合信息.其特点主要是快速、准确、全面,这就改变了过去那种单从纸质档案了解干部的传统方式.极大地提高了人事档案管理工作的效率和质量.目前,各部门、各单位办公自动化已基本普及,这就为实现人事档案管理的现代化提供了物质保证.我们可以利用先进的计算机技术和科学的检索系统,进行人事档案动态管理.采用将人事档案资料输入电脑的方法,使档案数据化、信息化,同时,实现档案的借阅、查阅、归档、统计等工作的微机操作.在此基础上,建立人事档案数据库系统,这样不仅能全面记录和反映干部的情况,而且便于在干部职务和技术职称变化时,能够及时更改,确保人事档案信息的时效性、真实性、和准确性.
三、探索人事档案管理的新模式
首先要实现流动人员人事档案管理的规范化和现代化.在许多情况下,个人的现实表现和实际才能总是以历史表现和才能为基础的.就我国目前现有规定而言,在高校中许多涉及个人切身利益的事项,如职称评定、社会保险、出国（出境）政审等都需要人事档案；每年的国家公务员、计算机、外语等级考试等国家相关考试报名需要人事部门以档案为依据开证明；甚至住房更名、结婚登记等生活中的事也都需要档案.然而,人事档案并不等同于个人档案.虽然人事档案是个人活动的历史记录,但它的形成者并不只是人事档案所记载的当事人,其本身不是严格意义上的个人档案,其所有权也就不应归属个人,而应归属建立人事档案的单位.因此,包括流动人员人事档案在内的所有人事档案只能由组织管理,不能由当事人保管,更不能交由他人保管.而许多流动人员弃档不顾的一个重要原因,就是流动人员人事档案调档转档难,手续繁杂.而要解决这个问题,关键在于建立一个有利于人才流动的人事档案转递和补充更新机制,要简化调档转档手续,提高办事效率,这就要求利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存贮、查找,进而实现对流动人员人事档案的现代化和网络化管理,这也是当前人事档案管理部门需要重点研究的课题.高校人事部门要在现有人事档案管理软件的基础上,研制适合流动人员人事档案管理的软件,以便对档案信息实行动态化管理.同时,利用现代网络通讯技术,建立人才业绩跟踪系统,做到人才流动到哪里,档案信息系统就跟踪到哪里,始终保持流动人员人事档案内容的鲜活性,不断提升人事档案的使用价值,尽可能减少“死档”的形成.
其次可以实行干部档案内容向本人部分公开以确保干部档案的真实性.干部档案中除涉及党、单位、组织和国家机密不宜公开的部分外,其它部分应向本人公开,这首先有利于提高干部档案内容的真实准确度.干部档案在内容上应达到的标准就是真实准确,但由于各方面因素的影响,其内容却在不同程度上存在着一些不真实不准确的现象.若把干部档案内容向干部本人公开就能在很大程度上避免这些问题的出现,通过公开化就能甄别、核实一些由于以上因素而产生的有悖于干部本人的真实情况且不利于干部自身发展的档案材料信息.这就要求一方面档案人员必须具有较高的政治素质和业务能力,做好收集工作,把好源头,也就是要把好材料的入口关,对来路不明及有疑义的材料,要进行调查核实,验明正身,做好初步认定工作,切断文件材料的污染源头；另一方面,认真细致把好鉴定关.根据形成材料的历史条件、主要内容、用途等从核查材料是否完整,事实是否准确,手续是否完备,书写是否工整、清楚入手,逐一审查.对年龄、工龄、党龄,学历等要重点核对,确定无误后方可入档.
另外要通过信息化完善高校人事档案管理制度.高校人事档案是使用率最高的信息之一.要解决高校人事档案工作中出现的“档案内容陈旧、片面”、“材料不完整,缺乏真实性”以及“信息开发利用程度低”和“管理手段落后,管理水平低”等问题就要利用信息化资源,完善人事档案管理制度,也可以说,信息化建设为高校人事档案管理的层次提升拓宽了道路.高校人事档案管理为高校专业技术人员晋升职务、职称评聘,教职工工资调整提供服务,是建设一支高素质的师资队伍的重要手段和载体.因此,要把人事档案管理工作列入高校组织人事部门工作计划,在人员配备、经费使用上予以保证.要对从事人事档案工作的人员加强思想政治教育和业务培训,从过去的重点搞整理装订等基础工作,迅速转到广泛收集和利用上来.随着人才市场的社会化和扩大化,高校人员的流动性增强,在这种情况下,人事档案资料的收集和记载就要与时俱进,跟上师资人员动态情况的变化.要严格按章办事,克服工作中的随意性,不搞因人而异,严格把好档案进口关、出口关,发现不符手续,就不允许查档、不借档.随着现代科学技术的不断发展,利用计算机进行归档材料的记录和统计,提供各种统计数字,办理档案的借阅和归还手续.需要注意的是在信息化建设之前,首
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先要进行同一信息的数据整合,以求取唯一的正确数据.总之,随着时代的发展,网络化、信息化必将在高校的档案管理中占据主导地位.高校人事档案管理要加快利用高科技手段的步伐,加大现代高科技装备的投入,做好档案信息资源的开发和利用,以适应人事档案管理现代化的发展需要.
[参考文献]
[1]刘春泽．近年来媒体关于人事档案讨论热点问题的浅议．辽宁大学历史文化学院档案系2005届优秀本科论文,2004,(9)．
[2]浅议高校人事档案的信息化建设．