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摘 要：人事档案是记述和反映某人经历和德才表现等情况的人事材料,是人才信息的重要载体,是人才交流的主要信息源,是知人善任、选贤举能的重要工具.做好人事档案管理工作,在信息大数据时代的今天,有着至关重要的意义.笔者通过分析人事档案管理的特点,认清人事档案管理的作用,查摆人事档案管理的问题,从而引出自己对人事档案管理的见解与认识.
关 键 词：人事档案；管理；新时期
1人事档案管理工作的特点
人事档案是上级组织、人事（劳动）部门或本级组织、人事（劳动）管理部门根据人事工作需要、以个人姓名为特征,集中保存起来的（反映员工个人经历、德才情况、工作实绩等方面内容的）文件材料,具体讲它包括以下特性.
1、全面性.人事档案收存员工的履历、自传、鉴定（考核）、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面形成的材料,是员工的储存库,它从一定程度上概括地反映了员工个人的全貌.
2、真实性.真实性是人事档案现实性的基础和前提,它要求档案资料的整体内容完整齐全、个体材料客观真实,直接为现实工作服务,是人事档案区别于其它档案的重要标志.
3、动态性.人事档案立卷后,随着当事人人生道路的延伸,将不断形成一些反映新信息的文件材料.因此,人事档案必须注意做好新材料的收集补充,这就要求人事档案必须打孔装订,以便随时补充新材料.
4、流动性.有人就有档,人员流动,档案也应随之流动,人事档案的管理与员工的人事管理只有相统一,才便于发挥人事档案的作用.
5、机密性.人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况,有的内容从侧面还反映了一些重大历史事件或党和国家的机密；有的是个人向组织汇报而不能向他人（包括家庭成员）言及的内心隐密等等.
2人事档案管理的作用
1、干部选拔任用的基础.借助干部人事档案可以了解干部在各个时期静态的、原始的资料情况,人事档案是做好干部工作的基础.干部管理人事工作中的工资福利、职称评定、奖励惩处、离退休等方面的工作也离不开干部档案这个依据.
2、社会发展过程中的作用.随着社会的不断发展,人才的交流互动也更加频繁,人事档案也将面临更广泛的市场需求.人事档案中积累着大量的各类人才信息,档案管理部门可以通过各种渠道和措施,及时主动地向经济建设主战场提供档案信息,把档案资源优势转化为人才优势,进而达到促进和推动社会主义市场经济不断发展的目的.
3、关系员工的切身利益.人事档案的存在强化了个人对组织的归属感和信任感,也增强了组织对个人的向心力和凝聚力.对于流动人员来说,人事档案是确定其参加社会统筹、医疗保险及失业保险的依据所在.无论机关、企事业单位招聘,还是考核任免国家公务员以及大中专毕业生的就业,人事档案的利用都是必不可缺少的.
3人事档案管理存在的问题
经过实践经验的积累,我国的人事档案管理工作在各方面已经积累了丰富的经验.然而,随着我国政治和经济体制改革的深化,尤其是随着干部人事制度改革的深化,传统的人事档案管理制度已经不适应新时期人事管理工作的需要,在工作中出现了一些新问题.
一是管理体制不顺畅.现行的人事档案,主要按管理权限和隶属关系进行管理,在组织人事工作中发挥着重要作用.但在新时期,人员流动量大而且快,人员的隶属关系时常会有变化等原因,人事档案管理工作出现了一些新情况新问题.比如,档案管理的关系较乱；人档脱节；管理存在盲区.
二是人事档案管理人员素质不高.思想观念陈旧,缺乏开拓进取精神；业务水平不高,缺乏系统的培训；奉献精神不强,缺乏工作积极性.
三是人事档案的内容不完整.档案的内容不实、不全、不精,将一些可装可不装的、甚至不该装的资料都装进了档案,使档案的内容臃肿繁杂.
四是人事档案的服务水平不高.服务质量不高、服务面不广、服务的途径单一,录入的信息不准确、不全面,影响了工作效率,降低了人事档案的可信度.
4人事档案管理问题的原因分析
当前人事档案管理工作中出现了种种问题,导致了人事档案的作用在一定程度上有所弱化,具体分析主要原因如下.
1、思想认识不到位.存在“人事档案无用论”现象,人员的流动性较大,越来越多的“单位人”变为“社会人”,“弃档族”日增,“废档”、“死档”现象也随处可见.没有档案,一些单位在用人时,只好通过非正常的方式和途径去了解情况,从而增加了工作成本.
2、基础设施建设相对滞后.基层单位对档案基础设施建设投入不足,保管室面积较小、设备老化或损坏等现象比较严重.调阅档案时大多都是采用原始的手工操作方式.由于反复调用原件,阳光多次照射,造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象.
3、人事档案管理的科学化、信息化程度不高.很多地方的计算机技术还没有在人事档案管理中被广泛运用,在有些基层单位的档案室至今还没有配备计算机.有的单位只是把、档案目录输入计算机,在资料检索、调阅档案等工作程序上仍然采取的是手工操作.由于收集和鉴定工作不到位,所以导致档案信息的可用性低、内容缺乏实用性.这样既不利于档案的保管,又影响工作效率.