学校档案管理

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笔者学校是企业办学,是一所煤炭技校,专门为煤炭企业服务.主要业务有：技工教育、安全生产培训和煤炭职业技能鉴定.近几年煤炭形势看好,特别是去年公司成功增资扩股,成为永城煤化控股集团有限责任公司的子公司后,公司生产和效益出现很大增长,学校教育、培训任务也越来越大,亟需引进人才,充实教师队伍.尽管以前学校在档案管理上缺乏经验和标准要求,但在校领导的正确领导和科学管理下,目前学校的档案管理工作已步入正轨,档案管理早已规范化、标准化.

一、整理后的档案分类及要求

目前学校的档案管理主要分为几大项：教学管理、学生学籍、教师业务、培训学员.关于培训科的档案是以“期”的形式来整理装订的,分为安全培训、安全复训和班组长培训,以及一些专项培训.

1.安全培训档案

安全培训档案包括：总结、办班审批表、考核申请表、受理申请、考核发证统计表、成绩单、考勤表、课程表、座谈会记录、班主任日志、学员登记表、学历证明、省份证复印件、实操考试题、实验报告和体检表.

2.安全复训档案

安全复训档案包括：总结、办班审批表、考核申请表、受理申请、考核发证统计表、成绩单、考勤表、课程表、座谈会记录、班主任日志、违章证明、学员登记表、体检表和复印件.

3.班组长培训档案分一人一档

班组长培训档案分一人一档和一期一档,一人一档包括：

目录、考卷、复印件、学历证明、心得体会和学员登记表.

4.班组长一期一档

班组长一期一档包括:总结、座谈会记录、班主任日志、考勤表、课程表、成绩单、标准试卷、考场座次表、课堂效果评估表及培训质量综合评价表.

5.专项培训

专项培训包括：签到表、试卷、评估表和学员登记表.每期还有对教师的考评和行为层跟踪效果表,以及老师的教案.每一期的档案装一个档案盒,档案盒封面上写上期别、日期、工种、人数,让人一看一目了然.

档案管理员要有思想教育意识,弘扬档案管理员艰苦创业、甘为人梯的奉献精神,树立良好的职业道德,遵守、保守机密.并能始终保持竞争意识,不断地去学习,努力提高自我的应变能力和适应能力.档案管理员要把人生中最美好的黄金时间献给档案工作,在这个默默无闻的岗位上,以快乐的心态和“要做就做最好”的自我要求,干好本职工作,虽然这项工作很枯燥,但要用自己的耐心、细心、恒心、爱心、平常心、愉悦心对待本职工作,做一名快乐的档案管理员.

二、不断夯实档案基础,加大档案管理力度

1.高度重视,加强领导

学校领导高度重视档案管理工作,不断加强对档案管理工作的领导,真正做到认识到位,组织到位,措施到位.学校不仅配备了具有档案管理资格的人员担任档案管理工作,来进一步加强档案管理,而且在档案设施上不吝啬投资,配备了专用的档案室,拨出经费为档案室配置了档案柜,使档案管理在硬件上有了保障,适应了档案管理的需要.

2.加强制度管理,规范档案管理

为进一步加强档案管理制度建设,规范学校的文书档案管理,自学校档案室成立以来,学校先后制定了一系列档案管理规章制度.明确了档案工作职责和任务,以及归档范围和整理要求,使各有关科室对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依.在归档过程中,学校档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用档案专用的档案盒,文件不易被腐蚀、变质,有利于档案的保存,使学校的档案逐步走向规范化、科学化管理轨道.

三、存在的问题和今后档案工作的重点

做好档案的目的是为学校的生存和发展服务,对照标准,我们的工作还存在以下不足,档案室的库房建设还不完善,开展档案工作宣传力度还不够,资料收集不很齐全,整理欠规范,档案网络化管理还在筹备阶段,档案管理人员的业务水评有待提高.我们将严格按照档案室标准要求自己,加强薄弱环节建设,自加压力,高标准、高质量地做好档案工作,我们要加大档案信息开发利用的力度,加快实物档案归档工作.争取购置网络版档案管理软件,实现网络化管理,使档案更好地为教学、科研、管理等工作职务,为全校广大师生员工服务,把学校档案管理工作提高到新的层次和水平.

[作者单位：安阳鑫龙煤业（集团）技工学校]