会计档案管理是财务管理工作的重要环节

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[摘 要] 我国经济全面高速发展,会计制度与国际会计制度逐步接轨,加强会计档案资料的管理日益重要.


[关 键 词 ] 会计档案;财务管理;管理制度;管理人员

目前我国经济全面高速发展,会计制度与国际会计制度逐步接轨,加强会计档案资料的管理日益重要;管理好会计档案,对于维护正常的社会经济、政治秩序至关重要;加强会计档案管理并保证会计信息的全面有效利用,是财务管理工作不可缺失的重要环节.

一、会计档案在单位正常的工作、生产和科研等方面,具有不可低估的利用价值.主要是:

(一)会计档案可以为制定经济计划、进行可行性研究、科学的经济决策提供各种有用的信息,为研究指导国家经济建设提供可靠数据和可比性资料.

(二)会计档案对保护国家财产,监督国家财务制度和财经纪律的执行情况,打击经济领域犯罪活动和反对不正之风,有着重要的作用.

(三)会计档案是管理经济活动的历史真实记录,是研究社会经济文化、经济发展规律的可靠史料.

(四)会计档案是机关事业工作、企业管理的必要手段和工具,也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库.

二、管理会计档案如此重要,但目前会计档案管理的现状令人堪忧,不少单位会计档案管理工作没有受到重视,缺乏明确认识,会计档案管理制度不健全.其主要表现在:

(一)没有统一管理会计档案的标准,现存会计档案的标准,现存已分类造册,但部分会计账簿、会计凭证之类的档案仍无法编制全宗号、目录号、案卷号,只有按年度分的档案流水号.

(二)对装订没有统一要求,纸张大小不一,外观不整齐,不同版本的计算机软件所适用的凭证纸不一致,装订很不美观.

(三)对电算化中生成的会计信息记录没有统一的管理,电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体,由于软件的变更、升级,使原有的数据在新软件中不能读取,或低版本操作系统生成的会计信息在新系统中不能正常运行,造成大量数据资源的浪费.

(四)会计档案交接手续不完备,多数应归档的会计资料散落于不同经办人手中,造成资料不全.

(五)缺少专门管理人员,不少单位没有设置专职会计档案管理岗位.由于技术上的原因,往往没有将财务报表、上级有关文件、合同、财务制度及主要财务活动等资料归档.

三、鉴于上述,应采取以下措施进一步加强会计档案的管理:

(一)配备合格的会计档案管理人员,不拘一格,择优选聘,把好人员入口关

要选择那些忠于原档,忠实守信,保守机密,甘于寂寞,不图浮华,严禁求实,不畏权势的管理人员,将那些有责任心、有耐心、有经验、有专长、业务能力强的会计人员选聘到会计档案管理岗位.同时加强对会计档案管理人员的专业技能培训,定期对会计档案管理人员的专业技能培训,定期对会计档案管理工作进行监督、检查,对不符合规定要求的会计档案管理方式和案卷质量,及时给予纠正.另外,制定必要的奖惩措施,奖勤罚懒,将物质奖励、精神奖励结合起来并与相应处罚同步进行.通过竞争激励机制的引入,使会计档案管理人员的业务水平、综合素质不断提高,促使其安于并乐于从事会计档案管理工作.

(二)进一步完善会计档案管理工作制度

抓住基本环节:①完善档案归档制度.收集资料是档案管理的起点,不仅要保证会计档案齐全完整、信息准确,还要保证质量.在整理过程中,要区分各类档案归档的范围、时间、要求和手续,做好档案的分类、组合、排列、立卷、编目工作,装订要求坚实、整齐、美观.装订前要去掉大头针、回形针等金属物,以防锈蚀影响字迹.会计电算化系统开发和使用全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管.②严格建立档案保管制度.首先,严格执行安全和保密制度,保证会计档案完好无缺,做到不丢失、不破损、不霉烂、不被虫蛀等.要安排专人负责保管会计档案,有关单位、人员要定期不定期地检查会计档案的保存情况,严格按规定程序和技术方法处理档案保管中的问题.③建立严格的借用手续制度,查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续;外单位查阅本部门会计档案,要出具介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准.④ 建立电算化档案定期备份制度.电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介制,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时,由于磁性介制,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息;同时,由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案定期检查、复制、防止信息丢失.

(三)配置必要的硬件设施,逐步实现现代化管理

存放会计档案的场所要保持清洁,温湿度适宜,具备防尘、防磁、防潮等硬件条件,为保证电子会计档案信息的安全,要制定防范计算机病毒的措施,强化系统的安全防护功能,定期进行补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改.现代会计核算已普遍使用计算机软件处理账务、账款及固定资产,在会计电算化的基础上完善财务管理,又将计算机技术扩展到采购、生产、销售环节,计算机对形成的信息进行收集、加工及处理,实现了无纸化办公.可以预见,会计档案存档也必将实现电子信息化管理.档案现代化管理、档案信息数字化、档案管理网络化,将是档案现代化管理的发展趋势.

(四)提高思想重视程度

各级领导应充分认识科学管理会计档案的重要性,督促有关制度的建立和贯彻落实.要进一步加大宣传力度,学习、宣传《档案法》和《会计档案管理办法》等法规制度,增强各级领导和广大职工的档案意识.同时,要加强对《会计档案管理办法》的专项检查,宣传利用会计档案解决问题的典型事例,为领导提供参考.大力开发档案信息资源,组织编写会计档案研究史料,为经济社会建设服务.

会计档案是国家制定有关方针、政策及国民经济和社会发展规划的重要信息源,同时,也是维护国家正常的社会经济、政治、文化秩序的必要条件.为此,必须加强会计档案管理,完善财务管理工作.

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