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摘 要 ：高等学校人事管理工作是高校管理工作中的重要组成部分,良好的人事管理能够提升高校人才培养、科学研究、社会服务的质量,人事信息是高校人事管理工作的基础与依据,一方面是教职员工办理各项事务的前提,一方面为高校决策层提供准确科学的依据,管理人事信息的合适与否关系着高校能否快速、高效、和谐发展.本文介绍了四种高校人事信息管理方式,分析了四种方式的特点,结合高校人事工作实际,提出应根据工作事务性质不同采取多种方式交叉结合的人事信息管理模式.
关 键 词 ：人事信息；管理方式；交叉
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）23-0006-03
高校人事信息管理工作是高校人事管理的基础性工作,也是促进人事管理科学化、提高管理水平的关键.高校人事信息包括教职员工的基本信息、工资福利、考核考评、职务评聘、人才支持计划、培训进修等,涉及面广、类型多样、信息量大.高校人事信息需在高校部门间、教职员工与工作人员间共享,且具有数据时效性、准确性以及保密性要求.高校人事信息管理指人事管理工作中信息的维护与应用,例如,教职员工个人信息查询、变更,数据统计支持等.目前,人事信息管理根据人事信息应用方式以及信息管理工具可主要分为文本记录管理方式、EXCEL数据管理方式、数据库管理方式以及人事管理信息化方式四种.
近年来,我国高等教育深化改革、快速发展,着力推进人事制度改革与创新,高等学校人员组成、人事关系等呈现多样化、复杂化的特点,人事信息类型逐步增加,信息量快速增长.全球化高等教育的竞争不仅是教学能力、科学研究、硬件设施等方面的竞争,更是管理水平、服务质量等方面的竞争,高校管理者需为学校制订科学合理的发展规划,教职员工需要便捷人性的服务,人事信息是高校管理者进行决策的依据,也是教职员工办理各项事务的必要因素.人事信息自身动态变化的特点以及在高校发展中的重要作用,对高校的人事管理工作,尤其是高校的人事信息管理工作提出了更新、更高的要求.探讨分析不同人事信息管理方式,可以提升人事工作效率以及信息使用效益.
一、人事信息管理方式
1.文本记录管理.文本记录管理方式指的是以纸张作为信息存储介质,人工记录（添加、删除、编辑各项信息）.此种方式是传统的人事信息管理方式,简单直接,人事工作人员不需培训即可进行操作；随着信息量增长以及信息类型增加,检索信息越来越不方便,目前很少高校使用此种方式进行人事信息管理.
2.EXCEL数据管理.EXCEL数据管理方式指的是以计算机为信息存储介质,使用办公软件Microsoft EXCEL对信息进行存储、编辑、检索以及统计分析.此种方式曾经应用最广泛,简单直观,只需对人事工作人员进行相对简单的培训即可；EXCEL数据管理方式安全性、信息规范性较差,但由于EXCEL软件使用的易用性、普遍性,目前部分高校仍使用此种方式进行人事信息管理.
3.数据库管理.数据库管理方式指的是以计算机为信息存储介质,使用数据库对信息进行存储、编辑、检索以及统计分析.此种方式应用较为广泛,简单直观,需对人事工作人员进行数据库操作培训,才能够进行数据的统计分析；相对EXCEL数据管理方式,此种方式设定了信息项的存储类型,操作人员不能随意修改数据存储类型,规范性较强；目前部分高校采用数据库管理方式,由于人事数据量相对较小,统计分析较为简单,应用便捷、操作简单且界面直观的DBF格式数据库应用较广泛.
4.人事管理信息化.人事管理信息化方式指的是以现代化信息技术为依托,以计算机和网络为平台,对高校各种人事信息进行收集、维护以及统计分析,利用人事管理信息系统实现与高校教职员工的交互.人事管理信息化能够促进人事管理从传统事务型管理到数字化管理、主动型管理的转变,能够提高人事管理的效率和决策水平.面对人事信息量的迅猛增长、人事信息类型的多样化以及教职员工参与人事管理的迫切需求,各个高校都在推进人事管理信息化,正在建立或者已经建立人事管理信息系统.
二、人事信息管理方式间对比
1.高校人事信息特点.高校人事管理工作包含教职员工的各项人事事务办理、高校生存和发展方向的分析与规划、人事工作人员提供的各项服务,这些工作始终离不开准确有效的人事信息.对教职工员工是否能够提供准确、便捷的服务,对高校领导层是否能够提供正确的数据统计,关系到高校的健康生存与快速发展,全面、准确、及时的信息是人事工作的前提和依据.高校人事信息一般具有以下特点：（1）信息量大,信息类型多.人事信息涉及与教职员工相关的方方面面,需分类型小粒度式存储；大多数高校教职员工数量一直处于增长趋势,由于数量以及信息类型的增大,信息量逐步增长.（2）需可追溯.人事工作中需使用教职员工当前的个人信息,同时教职员工的发展过程（即教职员工的历史信息）同样重要：一方面是学校决策的需要,高校决策层、人事工作人员在做分析、决策时需要多个时间点的高校人事结构；一方面是上级部门报表的需要,上级部门在做决策时,同样是需要历史时间点的数据,而不是最新状态.（3）规范标准.由于人事工作人员具有一定的流动性,需保持人事信息规范标准,才能够较为方便快捷地进行工作交接.（4）信息敏感.因人事工作涉及的都是教职员工的个人信息,属于敏感信息,需在进行人事信息管理工作中对信息注重保密.
2.人事信息管理方式优劣势.（1）文本记录管理.优势：简单直接,工作人员不需培训；无较大花费,便宜；不易涂改,信息不易被窜改.劣势：传送信息复杂,纸质存储,不易传送；检索费时费力,效率较低；信息量增大时,存储、检索将会变得越来越困难；纸质存储不易保存.文本记录管理方式适用于存储非常重要的需单独保存的信息,对于平常的人事业务、数据统计分析,效率较低.（2）EXCEL数据管理.优势：简单直观,只需对工作人员进行简单培训；无较大花费,易用；能够进行一定的统计分析工作.劣势：数据安全性较差；信息类型容易被修改,规范性较差.EXCEL数据管理方式适用于一般的人事信息管理工作,不能够实现与教职员工间的交互.（3）数据库管理.优势：简单直观；有一定花费,易用；数据格式规范；能够进行数据统计分析工作,尤其是能够迅速完成上级部门要求的报表工作.劣势：需对人事工作人员进行操作培训.数据库管理方式适用于一般的人事信息管理工作,能够较为及时准确地提供可靠的统计报表和相关分析数据供管理层决策,但与EXCEL数据管理相同,不能够实现与教职员工间的交互.（4）人事管理信息化.优势：实现与教职员工间的交互,提高人事工作效率,规范、统一人事事务流程；操作简单,只需对工作人员进行简单培训.劣势：数据不可追溯；因上级报表动态变化,不易进行及时反应,灵活性较差；由于不能直接面对数据,人事工作人员在进行数据统计分析时的效率较低；实现信息化需经费支持,有一定的开发周期. 人事管理信息化方式包含了大部分的人事信息工作,能够将人事工作人员从大量日常琐碎的重复性事务中解脱出来,确实能够较大地提升工作效率以及提升教职员工的满意度,但不能满足人事信息可追溯性以及高效进行数据统计分析.
三、交叉结合管理方式
高校人事管理工作经历了从最初的文本记录管理方式到人事管理信息化方式的过程,此过程也是人事信息管理与人事工作相协调的过程,其目的是为教职员工提供满意服务,为管理层提供及时可靠的数据支持,以及降低人事工作人员的工作量,提升其工作效率.高校教职员工希望能够查询自己的个人信息,自助办理各项事务性工作,人事管理信息化方式能够满足教职员工的需求；高校管理层希望能够查看时间点上的学校人员总体结构以及发展趋势,需人事工作人员提供及时可靠的信息,EXCEL数据管理、数据库管理方式能够满足此项需求,大部分已建立的人事管理信息系统不能满足此项需求；高校人事工作人员希望提供满意服务与可靠数据支持的同时,降低工作量,数据库管理方式能够满足及时可靠的数据支持工作,人事管理信息化方式能够降低工作量.
人事信息的用户不同,需求不同,可采用的管理方式也可随之不同.根据人事工作的实际情况,可交叉采用文本记录管理、数据库管理、人事管理信息化三种方式.针对非常重要的不可轻易修改的信息,采用文本记录管理方式；针对个人信息业务,可采用人事管理信息化方式,建立人事管理信息系统,教职员工能够在系统中查看本人信息,且能办理与自身相关的各项事务；针对数据统计分析工作,可采用数据库管理方式,人事工作人员可编写一定的程序进行数据统计分析,需要动态调整时效率也较高；针对数据回溯,可采用数据库管理方式,人事工作人员在进行信息修改时做好备份.使用此种交叉结合管理方式需注意人事信息系统信息与数据库信息始终保持一致.
四、结束语
人事信息管理方式的发展是为了更加方便学校人员的工作,推动学校管理和服务的高效规范,采取合适的管理方式能够达到人力资源的效益最大化.本文提出的交叉结合管理方式在达到人事管理工作要求的前提下,能够降低人事工作人员的工作量,提升效率,具有实际应用意义.