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摘 要：本文运用比较的方法,阐述了信息管理在学校管理中运用的重要性和广泛性.信息化管理已渗透到学校的各个领域,教职工人事信息管理、学生的学籍和成绩管理、档案管理、图书管理等,通过信息化管理的方式,学校的管理工作更加规范化、系统化,大大提高了工作效率,教师们则把更多的时间投入到教育教学的工作中去.
关 键 词 ：信息管理学校管理应用工作效率
中图分类号：TP391.1
以往,学校的信息管理是一件复杂而繁琐的事,学校的人事、档案、学生信息、成绩管理、图书管理等信息管理,存在着存储手续繁琐,浪费存储的空间,费时费力又浪费资源等问题.随着计算机的普及应用,计算机软件的开发,学校的信息管理纳入计算机信息管理,把教师从繁琐的手工劳动中解脱出来,省时省力又提高了工作效率.使教师能抽出更多的时间去教学辅导学生.
全球已进入信息时代,现代信息技术的应用越来越普及,越来越深入,它不但改变了人们工作、学习、生活和娱乐的方式以及思想观念,几乎涉及到各个领域,也促进了社会的高速发展.它的出现,将人们从繁琐复杂的手工劳动中解脱出来,节省了纸张,提高了效率.随着计算机的日益普及,计算机软件的不断开发更新,人们在信息管理方面越来越简捷方便,下面就信息化管理在学校管理中的应用,简单加以阐述.
1.人事信息管理
我们都知道,人事信息是学校档案管理中的一个重要部分.以前,我们只能用手工台帐建立教职工的档案信息.每年都要设计、印制各种表格,让每位教师填写信息,并保存好这些纸质材料,档案室里橱柜装满了发霉发黄的陈旧材料,而当人们要查询具体信息时,管理员往往要搬出几大叠的资料翻阅,浪费了大量的时间和精力.人事信息软件的诞生,使教职工档案信息的管理变得轻松简单.这套软件内容比较全面,它包括个人基本信息、工资信息、继续教育情况、培训情况、年度考核情况、奖惩情况、家庭情况、受教育情况、人事变动等等.虽然初始时输入这些信息比较费时,但一经录入这些信息就能一劳永逸,不管何时、何地要查询学校的人事情况,只要打开软件轻轻一点,每一位教职工的信息就一览无余,呈现在我们面前.若进行信息变更或调整,也显得简单易操作,大大节省了以往因重复工作消耗的时间.
2.学生学籍和成绩管理
除了学校的人事信息管理外,信息化管理也可应用在学生的信息管理上.随着档案的制度化,学校对学生的信息管理也更加规范化、制度化.学期初始,我们都要将新入学的学生档案输入电脑,包括学生的家庭成员、出生年月、出生地、家庭住址、简历、父母姓名及工作单位、操行等第、每个学期的学习情况等内容一一录入电脑,建立学生档案库,为学生信息的查询和调整提供了方便.
对学校来讲,学生成绩管理是学校信息管理不可缺少的组成部分,它有效地对学生初中阶段的每次统考成绩进行分析、让教师和家长能随时掌握学生在学校的学习动态.以前,学生的成绩管理上都是手工进行的,因为班级多,学生人数多,所以这项工作的工作量相当大,相当艰苦,而且常常要花费教师很多的时间和精力.学生成绩管理软件通过数据库管理,只要将学生每次考试的成绩输入电脑,计算机通过各种设计好的程序,就能自动地将输入的成绩分门别类地进行汇总统计,能精确及时地计算出每位学生的总分、平均分,同时计算出各科的总分、平均分、及格率、优秀率等.教师能随时查询各个学生的各科成绩,并进行横向、纵向比较,及时了解掌握学生的学习情况,成为了教师管理学生,学校对教职工考核的有效手段.
3.试卷分析
每次考试后每位教师要对自己所任的学科进行考试质量分析,试卷分析系统能帮助教师快速精确地对考试的成绩进行全面分析.近年来,随着考试制度的规范化,为了与中考和高考阅卷方式接轨,每次考试都严格要求学生将选择题部分用2B铅笔涂卡,这种机读卡有AB型两种,如果靠人工批阅的话不能简单快速地判断其对错,既费时又费力.利用读卡机却能快速准确地读出答案,并通过试卷分析系统,不仅能及时得出每个学生的总分,同时还能准确分析本次考试的及格率、优秀率、每一道题的准确率、失分率、最高分、最低分以及班级平均等,大大提高了学生的答题能力和教师的阅卷速度.
4.档案管理
档案管理是学校管理的重头,一个学校档案管理是否精细能反映出学校管理的深层次.以往的档案室橱柜林立,资料冗余,纸质材料陈年累积,如要找一份资料常常要化费很多的时间,而且一到阴湿天,就发霉甚至容易损毁.随着信息技术的高速发展,档案管理也进入信息化,档案管理软件的开发,使档案管理规范化、制度化,它包括公文管理（其中包括收发文记载）、组卷归档、公文组卷、档案管理、自由库管理等.每年年底,将各类信息汇总后刻成光盘,存放方便,不占大的空间,查询资料也简单快捷.学校用档案管理软件来管理教师及学生的个人档案资料省时省力又方便.
5.图书管理
图书管理同样是一件繁琐的工作,教师和学生借阅图书时,必须办理借书卡,并对借阅的图书进行登记,常常是借书卡一年下来要更换几次,相当麻烦.单是查找一张借书卡就得花费不少时间,更别说要找一本图书,往往要在图书馆呆上半天时间.面对摆满书架的图书,常常是两眼发花.新书上架前,还要将内容简介抄写到借书卡上,费时又费力.图书信息化管理软件让这一连串繁琐的工作变得简洁快捷.通过条形码识别器将编贴好条形码的图书扫描进入电脑,就能用软件对图书进行操作管理,包括师生借阅图书也可通过电脑操作,大大提高了工作效率,同时提高了图书的流通率.
计算机信息化管理还包括很多方面,如学校的财务管理、学校的校产管理、学生的其它信息管理等等.加强信息管理在学校管理中的应用,帮助解决具体问题,将大大提高管理效率和管理水平.计算机信息管理能取得今天的发展和成就,是人类文明进入到更高阶段的标志,它推动着人类社会向更现代化的方向发展,同时推动了知识经济时代的到来.人们通过计算机网络的连接,打破了原先在时间和空间上的阻隔,能够将信息跨地区调阅,扩大了信息传递的空间范围,加快了信息传递的速度.省时、省力、省能源,为学校节省了很多不必要的开支.
综上所述,现代信息管理已经大大超越了古代和近代时期对信息管理的理解框架,发生了质的认识变化；信息管理的内涵和外延都得到了扩大,它所面对的信息资源已经远远超出了传统的文献型信息资源的范畴,扩大到了多种新型的信息类型,整个社会的信息资源呈几何级数增长,不同的部门和领域均不得不面对信息管理的挑战；信息管理技术充分利用了现代信息技术的优势,突破了传统处理文献的信息管理技术范围,大量采用了网络、数据库、联机分析技术等先进技术手段与方法,使信息管理更科学、更规范、更简洁、更快捷.这也使信息管理员的工作更加技术化、专业化、专门化,信息管理员早已不是以传统的文献信息处理为任务,而是以专业技术为基础的技术人才,他们在组织内部被称为CIO或CKO,已经成为社会组织中的一个阶层.相信未来的日子里,信息管理在学校管理中的应用还会越来越广泛,越来越深入.
6.结论
本文运用比较的方法,阐述了信息管理在学校管理中运用的重要性和广泛性.信息化管理已渗透到学校的各个领域,教职工人事信息管理、学生的学籍和成绩管理、档案管理、图书管理等,通过信息化管理的方式,学校的管理工作更加规范化、系统化,大大提高了工作效率,教师们则把更多的时间投入到教育教学的工作中去.