档案信息化管理与新技术

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[摘 要]为了满足现代化社会发展的要求,我们必须要在档案管理工作中引入各种先进的技术,使档案管理工作朝向信息化、现代化的方向发展.信息化档案管理工作是档案工作的一次伟大改革.本文就档案信息化管理级新技术的应用进行全面分析,以供参考.

[关 键 词 ]档案管理；信息化；新技术；应用；探讨

前言

在现代化社会发展中,档案管理工作显得越来越重要.通过对档案信息进行科学合理的管理,可以满足用户对信息的需求,有利于政府领导者的决策.目前,随着新技术、新设备的不断涌现,档案管理工作也进入了一个新的时期,通过新技术的应用是档案管理实现信息化、现代化与数字化,成为档案管理工作发展的必然趋势.下文从档案管理工作的重要性出发,分析了新技术的应用对档案信息化管理工作带来的影响.

一、档案信息化管理工作的重要性

档案信息是人们在社会实践活动中的真实反映,为了给政府、企业、人们提供充足的文件与信息,我们必须要对这一类档案信息进行全面的管理,有利于人们的决策.但是随着社会的发展,档案信息的数据不断增加,规模也越来越大,如果我们仍然采用传统的管理模式必然会出现工作中的失误,无法适应当前社会发展的要求.因此我们必须要采用先进的设备与技术,使档案管理工作朝向信息化、现代化、数字化方向发展,推动社会经济的发展,造福于人类.档案信息化管理工作的作用主要有以下几个方面

1、通过档案信息可以为企业领导者的决策提供依据.在市场经济条件下,企业与企业之间的竞争越来越激烈,为了在激烈的市场竞争中存活下来,就需要领导者拥有大量的、可靠的信息.领导者可以充分利用档案信息,在实际工作中不断创新,利用各种新技术,为领导者的决策提供重要依据,促进企业健康快速的发展.

2、档案信息化管理工作能够规范企业的发展,提高企业的工作效率与经济效益.在实际工作中,档案管理工作者可以通过新技术的引入来提高档案管理工作水平,使企业获得长足的发展.

3.档案信息化管理工作能够可以保证信息的真实性、准确性及可靠性.能够为政府、企业以及人们提供更可靠的信息.

二、档案的信息化管理

1.信息化管理的必要性

例如在现代医院的医疗设备进行采购的过程中,从招标之日开始,就开始有大量的设备档案不断的产生,例如文字资料、影像资料等.而在后续使用的过程中,则更是有大量的维修记录.在这种情况之下,其传统的档案管理方式主要是通过台账化的方式来对档案进行处理,并且直接将档案归档到实体档案柜之中进行存放,这种存放方式从本质上来说,有着极大的弊端,例如文件易丢失、资料查找麻烦、无法提供动态数据等.

而在现代社会信息化档案的迅速发展过程中,其医院的医疗档案管理也完全革新,从以往的纸质档案形式转变成为了实时动态保存的档案管理形式,无论是档案的建档、归档还是查询,都已经基本实现了智能化、网络化、自动化.这一技术的出现对于我国的医疗设备档案信息所具有的优势来说,基本是不可同日而语的.利用网络化的信息化档案管理方式,能够建立起相应的管理平台,各个不同科室的医生也能够直接对设备实时的运行状态进行检查,对于设备的调用也更加的方便,不仅使得设备使用率能够得到提高,还为患者的就医带来了更大的便利性.此外,医院运行过程中的上层管理人员还可以针对所上传的数据来掌握当前各个设备运行的状态,并且对各项统计数据采用科学的计算方式进行分析,通过这一方式,所产生的设备使用效益分析也就更加的精确、客观.

2.医疗设备档案信息化管理的实现

医疗设备对于档案信息化有着较高的需求,尤其是档案建档期间对于各项信息的自动采集,并且将信息转移到医疗管理系统之中,以此来使得医院内部的档案信息能够迅速的完成登记、汇编、检索、补充等多项工作,同时,在医疗设备档案管理中应用信息化档案技术之后,其后期的调阅、检查、维修等多个方面,其实时的、丰富的档案数据都起到了极其重要的作用.而其中所涉及到的文档资料主要包括了两种类型,一种是动态性的实施资料,一种是静态性的备份资料.通过在医院的医疗设备运行过程中采用新信息技术来建立平台,能够有效的完成各种档案所需要进行的输入、输出.

在设备自身从购置开始一直到报废,这一期间所产生的大量静态档案数据主要包括了：纸质资料、审批性文件、磁盘、光盘、调试影响资料等,而在大量的磁盘资料以及光盘上的影响资料都可以将其当做是电子文档录入到相应的档案管理平台之中,从而使得档案数据更加丰富,而纸质的文件则可以利用现代化的方式将其扫描成为数字化的电子档案,也将其直接归类到数字化档案管理平台上.通过这一方式,能够使得平台档案更加丰富,并且便于后期管理和调用.

三、新技术在档案管理中的应用

传统的档案管理中.档案需要分类装订.然后人工撰写相关信息最后手工抄写目录,耗费大量人力且过程繁琐又低效RFID（Radio Frequency Identification）,即无线射频识别,是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术.一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器或阅读器以及天线三部分构成.它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体,主要原理是利用无线电波对标记媒体进行读写、识别利用RFID技术可以实现非接触式数据采集,方便随时查找档案名目,有助于实现动态实时管理RFID读写器可以同时从多个标签中读取信息,比传统扫描方式快100倍.此外,RFID标签的数量存储量也很大而且可重复使用,还可以设置.

四、结语

在现代化社会发展中,档案管理工作具有多样性、便捷性、广泛性以及服务性特点,人们对于档案管理工作提出了越来越高的要求,不管是档案保存方面还是管理理念的选择方面,都发生了质方面的飞跃,随着社会的发展以及经济水平的提高,信息化是档案管理工作发展的必然趋势.