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【摘 要】工程档案是对整个施工全过程的各个方面的一个全记载性文件资料.对于施工企业而言,其不但要保证施工项目的产品质量的高低,还要求与之相关的工程档案管理的真实性.本文从项目管理和工程档案管理出发,讨论两者这件的盥洗间及新的问题,并提出新的模式研究.
【关 键 词 】项目管理 工程档案管理 模式
引言
工程档案是对整个施工过程的真实性记载的文件材料,在记录的的过程中不仅要保证其完整性而且还要求真实性,然而,在实际的管理工作中,工程档案存在着诸多问题,往往难以做到对施工过程的准确描述,从而影响正常的交工期限及对质量的评定,而其原因在于没有对档案管理的做够重视及在管理中缺乏项目管理的理念.
1.项目管理和工程档案管理的内涵
工程档案管理的内容,一方面包含了对档案的内容及文件信息的挖掘及利用；另一方面,对工程档案本身及文件的实体进行管理的过程,包括对工程档案文件的搜集、鉴定及保管等工作.
项目管理的管理对象是整个工程项目的全过程,包含了施工过程的各个方面,项目管理采取以项目为对象的系统管理方法,对项目过程进行计划、组织、控制、领导及实现的动态管理优化,它是一个临时性的专门柔性组织.
2.项目管理和工程档案管理的相互关系及问题讨论
美国项目管理专业认证委员会主席Paul认为：“我们所生活的世界,一切的事物都可视为项目”,所以,我们也可以将工程的档案管理工作视为一个项目,将工程档案管理的过程视为一个项目管理的过程.工程建设的起始时间和工程档案管理的起始时间、工程的建设时间及工程档案的管理时间之间往往存在着紧密的联系,而这也是两者之间最核心的联系.这样,我们可以通过建立工程档案管理与项目管理相结合的管理模式,建立统一管理系统、全过程与质量管理、流程分析等方面的操作模式,不仅确保了整个项目的高效、高质量的完成,而且能够保证工程档案的完整性与真实性,真正做到管理方面的无缝链接.
随着社会经济的快速发展,企业档案管理制度的改革与建立,使工程档案管理存在着一系列的问题：
2.1档案资料缺乏完整性.工程档案管理的完整性是整个档案管理工作的基础,不成套、完整的档案无法完美诠释整个工程的真实情况.一个工程档案的完整性往往是由其是否能全面反映整个工程各个方面,如工程的使用功能和安全状况及能否达到设计的要求.若档案资料在记录的过程中过于繁琐,就会加大施工成本,增加工作人员的工作量,从而影响工程的施工进度和质量,最终影响对整个施工过程的放映效果.
2.2工程档案的资料内容存在失真.工程档案管理的确实性是整个档案管理工作的核心.其准确性主要体现在：第一,施工过程是否需要划分施工段以及划分时是否运用了正确的定性和定量的评定方法；第二,在对原材料的强度进行计算的时候,如何对平均值进行取值以及如何对标准差进行取值等诸多详细细节问题；第三,是否规范的填写验收材料,尤其是在对施工质量进行验收的过程中；第四,是否详细填写一般项目和主控项目,不同单位在工程档案管理的过程往往不同,导致了档案材料的千差万别,有些企业填写材料时缺乏规范要求,而另一些的档案材料只是复印件；第五,有些单位的档案资料是在交工之前进行突击整理完成的,缺项、漏项现象较为明显,其实际记录的内容与真实的施工过程有很大的出入.档案材料出现以上五个方面的问题,都不能准确反映施工的过程,同时难以落实工程质量.
3.工程档案管理中项目管理应用新模式
基于项目管理的工厂档案管理新模式主要从以下几个方面考虑：
3.1理顺各个部门在形成工程档案的相互衔接关系.首先确定工程项目各个部门的工作内容及相互之间存在的合作关系,然后明确每个部门所形成档案资料的内容,再根据这些关系建立部门之间的有序衔接关系.重点加强建设单位的工程档案管理工作,积极协调其余监管单位、施工单位的关系,从而确保工程档案资料与整个工程项目的同步性.建设单位在工程结束之后,应将建设过程中同步建立的档案资料移交到档案管理部门,在这个过程中要保证建设单位、设计单位、施工单位间的协调心,确保档案资料的质量.
3.2制定工程档案的标准.首先,工程档案的标准是档案管理的重要前提,在填写过程中,必须按照事先制定的标准填写,这样才能明确各方责任,确保档案的完整性及价值型；其次,建立与工程档案管理相配套的管理制度.在整个工程的建设过程中,由于其工程的浩大,建设时间长,所耗资源量大,种种方面决定与其同步的档案资料的数量庞大、种类繁多,这就要求在进行档案管理的过程中必须建立一个合理的管理制度,才能实现对工程档案的标准化以及有消化管理.
3.3建立有效的项目组织文化.一个有效的项目组织文化是一个组织实现高效运行、保证工作质量的前提条件.而要建立一个有效的项目组织文化,必须做到：第一,明确目标,一个组织如果要保证项目的顺利实施,就要有一个明确的组织目标以确保组织成员的工作的过程中各有分工、发挥专长、形成合力,使整个工作过程井然有序、高效的运行；第二,建立一个有效的管理激励制度,在明确组织目标后,为长期保持组织成员的积极性,使整个建设过程以一个高效的速度运行,一个有效的激励制度是必不可少的,这是营造一个良好工作氛围的外在条件；第三,工程档案资料的管理以及相应的资金的调配都要围绕整个项目管理的各个环节展开,这样才能不断提高整个项目的工作效率.要有一个完善的管理制度,使信息在组织内容畅通流转,保证档案资料随着施工过程的进行而不断的更新,只有这样才能保证工程档案资料的完整性及真实性.
4.结束语
总之,随着社会经济竞争压力的加大,企业面临着种种的危机,要实现建设单位的管理效率,企业必须加强对工程档案管理方面的监控,这样才能完全了解整个施工过程中各种资源的流向,从而提高管理的效率,而项目管理理念在工程档案管理中的运用,不仅为工程档案管理带来标准化的管理方法,同时为工程档案管理提供了新的管理思路.