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摘 要：现在,国家越来越重视电力行业的发展,在电力工程施工方面投入了大量的资金,电力物资的需求量越来越大.电力物资采购合同是保障电力物资正常采购的重要物质承载,电力物资是提高电力物资采购效率的关键.因此,对电力物资采购合同进行有效的管理时促进市场经济的有效手段,可以有效地促进电力改革,同时也可以提高电力企业的管理水平.本文分析电力物资采购管理的主要任务,阐述电力物资采购合同的作用,分析电力物资采购合同管理的重要性和必要性,针对电力物资采购合同管理出现的问题提出有效的对策.
关 键 词：电力物资采购合同管理流程探讨
电力物资贯穿于电力行业生产、经营的各个环节,为电力企业提供了有力的保障.加大对电力物资采购合同的有效管理可以保障市场经济的顺利运营,同时可以促进电力企业的改革.电力物资采购合同管理的流程主要分为签约、数据的变更、履行约定内容这三个步骤.电力企业通过采取一定的措施,实现对电力物资采购合同管理,使电力物资采购合同的管理具有科学性和规范性特点,从而有效地抵御外界的各种风险.
一、电力物资采购合同管理的作用
电力物资合同是在维护签订双方利益的基础上签订的,并且是在国家法律的约束下发挥作用的.电力物资采购环节中,对合同的管理主要有以下几个作用：
(一)电力企业可以通过采购合同表明采购物资的主要内容,通过管理合同实现电力物资采购的任务
电力企业通过管理物资采购合同制定有效的物资采购任务,可以通过合同的管理确定采购物资的型号、技术含量、成本、数量、交货方式和验货方式等.
(二)对电力物资采购合同的有效管理可以实现对签约双方行为准则的约束
电力物资在采购时,对采购合同的管理实现了对供应商的约束,通过对电力物资采购合同的有效管理,可以使双方的经济和法律关系确定下来,签约双方更加明确自身的责任,如果签订双方有违约现象出现,都要按照合同来承担责任.
(三)对电力物资采购合同的有效管理可以解决采购中的矛盾
在进行电力物资采购时,很多部门的采购计划会发生变化,市场上原材料的价格也不稳定,合同签订双方受到法律知识的限制,对合同有着不同的理解,供应商因为货物的短缺等原因不能按时送货,以上的状况会导致电力企业与供应商之间的矛盾,要有效地解决双方的矛盾,就必须按照合同的相关规定来解决问题.
(四)对电力物资采购合同的有效管理是确保物资正常流通的重要条件
电力物资采购合同的签订是在供应商、物资需求单位、技术管理机构、项目管理机构共同协商下完成的,以上的机构和部门都有自身的职责,项目管理机构要确保物资的型号正确,供应商要对物资采购进行控制.因此,实现对电力物资采购合同的有效管理可以保障物资采购在技术含量和内容上能够与相关的单位协调,确保物资采购的正常运行.
二、电力物资采购合同管理出现的问题
(一)电力物资采购合同的管理和控制体系存在漏洞
电力物资采购合同管理和控制体系确保了合同管理的有效性,但是,现在很多电力企业没有开设合同管理和控制部门,合同的承办与合同的管理比较混乱,合同在不同部门没有清晰的界限,电力企业没有采取有效的措施进行合同的分级化管理,企业的授权管理体系不完善,很多管理规章没有在审查的基础上落实,没有建立有效的合同管理评价机制,合同的管理和控制具有不彻底性.
(二)电力企业没有树立物资采购合同管理的风险意识,对合同的管理和控制意识薄弱
现在,很多电力企业普遍对合同的文本比较看重,但是合同管理意识淡薄.没有采取有效的手段进行合同的管理,没有根据企业的实际情况对合同进行跟踪,在管理合同时缺少风险意识.电力物资采购合同的管理人员法律意识淡薄,企业也没有制定相关的制度对合同管理人员的行为进行约束.
(三)电力企业的物资采购合同管理水平不高,不能及时地传达有效的信息
电力企业在签订物资采购合同时,没有根据电力市场的实际情况,对市场的信息不敏感,没有通过招标的方式来采购物资,没有根据市场的波动情况来调整价格,忽视了对运费和包装费的管理和控制.很多物资采购合同的内容不能规范地制定,合同的条款存在漏洞,导致签订双方在时间和价格方面产生分歧.电力企业各部门之间不能及时地传达信息,物资采购的变更导致合同的变更,变更的信息不能及时地传达给管理部门,降低了管理人员的工作效率.电力企业忽视了对采购合同的分类管理,也没有制定后期检查方案和管理评价机制.
(四)电力企业在物资采购合同的管理时没有实现封闭式的管理模式
双方在签订物资采购合同时不能按照规范化的流程来签订,没有按照法律程序来履行合同,从而导致了矛盾的产生.电力企业不能正视合同纠纷,忽视存在的问题,导致纠纷的恶化,甚至上升到法律方面的纠纷,使电力企业的经济效益降低.
(五)电力物资采购合同的风险责任条款没有明确的规定
电力物资采购合同的风险条款概念模糊,合同形同虚设,没有形成强有力的约束力度,导致合同的执行力不足.物资在生产和验收环节不能有效衔接,合同的履行力不足,很多企业在没有收到物资的情况下就将资金打入对方账户,造成严重的经济损失.
三、电力物资采购合同管理流程分析
(一)对电力物资采购合同的签约流程分析
上市企业下发中标通知并签订技术协约.对于刚投入使用的机械和材料,要按照项目管理部门、物资供求部门和设计部门的相关要求签订技术协约；公司物流管理部门的采购人员要按照ERP相关的要求签署采购订单；公司的物流部门的管理人员要按照ERP的相关要求审核采购订单；根据ERP要求判断采购订单是否通过审核；当采购订单通过审核后,公司物流管理人员应与供应商签署物资采购合同；公司管理人员将合同的资料整理,并提出相应的意见；公司物流部门将物资采购的相关合同归档管理.（二）电力物资采购合同管理流程分析
电力公司的管理人员要按照设计的变更申请合同的变更,按照项目的实际情况,对采购的过程做详细的补充,确保物资合同双方的权利得到保障,不能使采购的内容发生变化；电力公司物流管理人员将要变更合同审核,审核时要保证物资的规格不变、物资的价格调整不能过大,合同签订的数量可以根据实际情况增加或减少；电力公司物流管理人员判断合同的审核是否通过；电力公司物流管理人员确定合同审核通过后将合同申报给分管领导审核；电力公司分管领导将审核通过的合同移交物资部门审核；电力公司物流管理履约人员将合同整理后归档.
(三)电力物资采购合同在履约时的管理流程分析
电力公司物流履约人员按照ERP的相关规定采购合同物资催缴政策.对大型的机械要准确了解供应商的生产计划和流程,要对供应商的生产进度定期追踪,及时解决生产过程中的问题；供应商要按照合同规定的日期来制定生产计划；电力公司物流履约人员要对重要的物资进行追踪；电力公司物流管理部门要完善交货配送体制,按照合同上的交货期限,履约人员要及时与物资供应商联系,了解施工进度,与供应商商议货物配送的时间,制定配送单,确保供应商能够及时交货.
四、结束语
现在,国家越来越重视电力行业的发展,电力企业的发展为人们的生产和生活提供了便利,电力物资采购合同的有效管理是促进电力企业顺利发展的必要条件,可以实现对签约双方行为准则的约束,是确保物资正常流通的重要条件.但是,现在电力物资采购合同的管理上还是存在一些问题的,电力企业的物资采购合同管理水平不高,不能及时地传达有效的信息,因此,电力企业要明确物资采购合同管理的流程,促进电力企业的发展.