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摘 要：电子商务蓬勃发展需要电子商务档案来证实各方的权益,提高电子商务企业内部管理效率.当前企业电子商务档案管理不能满足各方需要,需要通过建立电子商务档案监管体系、提高社会利用电子商务档案意识、提高企业电子商务档案管理人员的素质等措施来完善电子商务档案管理.
关 键 词：电子商务档案监管
1加强电子商务档案管理的动因
1.1提高电子商务企业管理效率需要加强电子商务档案管理.自本世纪初以来,电子商务迅速发展为当今世界的主要商业形态之一.根据中国电子商务研究中心发布的《2012年度中国电子商务市场数据监测报告》,中国电子商务市场交易规模达7.85万亿,同比增长30.83%.2012年12月底国内B2C、C2C与其它电商模式企业数已达24875家,实际运营的个人网店数量达1365万家.电子商务服务企业直接从业人员超过200万人,间接带动的就业人数超过1500万人.随着电子商务的发展,电子商务企业之间的竞争也趋于激烈.电子商务企业需要提高内部的管理效率和效果,才能取得和巩固自身的竞争优势.电子商务开展业务的优势是信息化带来的业务运行的高效率.电子商务企业内部管理效率需要高效率的信息系统,包括对已完成业务的档案信息.在电子商务营运过程中,有大量的业务档案形成.如何加强电子商务档案管理,形成有效的档案信息服务体系,为业务管理提供有用信息将是未来电子商务企业面临的重要问题.可见提高电子商务企业管理效率需要加强电子商务档案管理.
1.2维护电子商务活动各方权益需要加强电子商务档案管理.电子商务是现代社会中十分重要的经济活动,涉及各行各业和众多的消费者.法律法规是调整各种社会关系的行为规范,在社会主义市场经济条件下,依靠法律法规调节和保护各种经济行为尤为必要.目前,在我国,电子商务活动适用的法律主要有《合同法》、《公司法》、《反不正当竞争法》、《消费者权益保护法》、《产品质量法》、《电子签名法》等等法规.由于电子商务经营活动具有较大的时空距离,各个主体在经济活动过程中信息的时效性和可靠性就尤其重要.利用电子商务档案完整的地记录电子商务活动过程,能够在发生业务纠纷的情况下提供业务发生过程的真实情况,从而为各方主张自身的权益提供重要证据.在这种情况下,电子商务档案不仅是企业内部管理的需要,也是维护电子商务活动各方权益的重要凭据.
2当前企业电子商务档案管理存在的问题
2.1企业电子商务档案管理意识淡薄.我国的很多电子商务企业业务档案管理意识淡薄,没有认识到在市场竞争中电子商务档案管理对于企业业务发展的重要性.有的企业认为电子商务档案可有可无,根本就没有自己的电子商务档案管理制度和管理机构；有的企业虽然有了电子商务档案管理制度和机构,但是按照一般非电子商务档案的方式来进行管理,结果不是电子商务档案信息容量小而无法支持管理,就是自电子商务档案过于庞大而无法形成有效的档案信息,从而把好不容易收集整理的业务档案束之高阁；有的企业认为建立电子商务档案之后就可以高枕无忧了,没有加强对业务档案的后续开发,造成档案利用率低,浪费企业宝贵资源.还有的企业不重视对电子商务档案的监管和保护,给不法分子以可乘之机,致使电子商务档案信息外泄,给侵权、假冒行为等违规的现象提供了可乘之机,使企业的形象受到了严重损害,给企业造成了巨大的损失.
2.2企业电子商务档案管理工作混乱.对于所有的企业来说,凡是管理比较优秀的企业,其业务档案都由专人管理,并且业务档案方面的问题都设有专门的机构进行负责解决,进而对重要的业务档案进行保护,维护企业的合法权益.然而我国的电子商务企业对于业务档案的管理却没有给予高度的重视,主要表现为：管理模式不统一,工作归属不一致,管理混乱.目前,我国规模较大、效益较好的电子商务企业,都没有设置专门的机构或部门,对电子商务档案进行管理,其电子商务档案由一些职能部门管理,或者与企业的其他档案进行合并,实施统一的管理.这些职能部门,由于人员流动性较大,在交接电子商务档案的过程中,经常会出现空档,进而在一定程度上使得电子商务档案管理工作出现断层；有的企业虽然设置了相应的部门,并配备了专门的管理人员,对电子商务档案进行专门的管理,但是在档案管理的专业知识、相关的法律知识方面,这部分管理人员比较缺乏,无法有效地开发电子商务档案信息资源,难以有效地提升电子商务档案管理工作的效率,不能充分发挥电子商务档案的价值.当他人侵犯企业的电子商务档案时,也不懂得维护自己的权利.另外,没有建立和完善电子商务档案管理制度,缺乏必要的约束和规范,对电子商务档案的收集、整理、保管、利用等工作进行管理,在一定程度上造成电子商务档案管理文件材料出现分散、无序,甚至遗失的现象,进一步影响和制约了电子商务档案的开发与利用.
3加强电子商务档案管理的措施
3.1提高社会利用电子商务档案意识.社会各界应该重视电子商务档案的商业价值.可以通过新闻媒体、电子商务档案管理协会、等组织和机构,对电子商务档案的价值进行广泛地宣传,使人们充分认识并重视电子商务档案的巨大作用.电子商务企业一定要消除过去对电子商务档案管理的片面理解,充分认识到电子商务档案这一无形资产的潜在价值,搞好企业的电子商务档案管理.
3.2提高企业的电子商务档案管理意识.首先,在电子商务档案管理方面,需要强化领导的意识.只有充分意识到电子商务档案管理是企业重要的资产,并且关系到企业的生存与发展时,在这种情况下,电子商务档案管理才能受到领导的重视,进而在一定程度上给予大力支持,同时解决电子商务档案管理过程中遇到的各种问题,为电子商务档案管理工作的开展奠定基础.其次,帮助企业员工树立电子商务档案的管理意识,在日常生活中,号召员工注重管理、保护企业的电子商务档案.通常情况下,有关人员只有意识到维护本单位的知识产权的重要性,并且对有关档案理论及法律条文进行认真学习并掌握时,自身的素质才能不断提高,在日益复杂的电子商务档案工作中,才能处于主动地位,避免侵害企业、客户等权益.3.3建立科学的企业电子商务档案管理制度.在日常管理工作中,电子商务档案的系统性、完整性,直接关系到电子商务档案受到保护的程度.对于企业来说,无论是设置专门的管理机构,还是配备专门的管理人员,都要建立健全一套与自身的发展情况相适应的电子商务档案管理制度,对电子商务档案管理的目的、任务,以及对电子商务档案进行收集、整理、保管、利用等工作作出具体的规定,同时对有关部门的职责和权限进行明确,进一步规范有关人员的管理行为,在一定程度上提高电子商务档案管理的水平,确保电子商务档案管理工作有章可循,电子商务档案收集、整理、开发服务等文件材料有案可查,对电子商务档案实现科学的管理.
3.4提高企业电子商务档案管理人员的素质.对于企业来说,其电子商务档案人员,一方面需要具备一定的科学文化水平和组织协调能力,另一方面需具备档案管理、现代企业经营、信息技术等方面的综合知识.企业为了提高档案管理人员的业务素质和管理水平,需要对电子商务档案管理人员加大培训的力度,进一步适应形势发展的需要.对于电子商务档案利用、保护等最新消息,企业应当及时向社会公布：通过订购、交换、索取等多种渠道,积累有较强现实作用和广泛使用价值的国内外电子商务档案资料,提高电子商务档案利用效率.
3.5建立完善的电子商务档案专门监管法律体系.由于电子商务时空距离比较远等特点,电子商务的业务档案管理有着自身的特点,因此电子商务档案作为电子商务活动中十分重要的文件资料,应该建立专门的法律制度,来规范电子商务档案的形成和使用,从而促进电子商务发展.
目前的电子商务档案工作水平较低,基础较差,手段较落后,还囿于整理和保管的被动局面,无法满足电子商务档案管理发展和文档利用高效化的需要.因此,应进一步提高我国电子商务档案工作的水平,使电子商务档案管理人员将更多的时间投入到编制电子商务档案检索工具、开发电子商务档案信息资源、提供电子商务档案咨询服务、协助利用者开展调查与预测等工作中,从而充分发挥电子商务档案的价值和作用.