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中职学校档案是学校从事学校管理以及各项教学科研工作和教育监督评估的重要材料,对于学校的各项教学科研及管理工作有着非常重要的作用,通过对学校档案的有效利用,可以使学校的教学及管理水平得到较大的提高.
一、中职学校档案管理工作目前的现状分析
当前,许多中职学校对档案管理工作的意识不够强,对档案工作在整个学校建设中的作用和意义没有足够的认识,档案管理中存在着许多不完善的地方.
1. 制度不完善,管理的随意性比较强.中职学校的部门机构很多,教学管理工作比较繁重,随意归档和档案的错归错放现象经常出现.
2. 管理力量比较薄弱,管理方式相对落后.中职学校没有专门设置专职的档案管理岗位,档案管理人员一般由教师或者是校办的工作人员或者是临时配备的人员.大部分工作人员没有接受过专门的档案知识的专业培训,对于档案的重要意义以及档案材料的收集、整理、装订及归档等业务并没有太深入的了解,投入到档案工作中的精力也明显不足.归档材料不够真实准确完整,归档不及时的现象时有发生.在对档案进行管理的方式上,没有专门的档案管理软件,对于档案信息的收集和查阅多数采用手工方式,造成使用效率的低下.
3. 档案之间的交接手续不严格,导致档案的遗失.因为档案管理人员多数都不是专职人员,因而在进行工作调动或者是离岗时,对档案的移交工作没有按照严格的程序来进行,没有进行严格的清查,导致移交过程中出现了很多档案遗失和责任人不明确的问题.
4. 对档案管理的工作缺少创新精神.对档案工作的管理没有从提高其效率以使其更好的为学校服务的角度出发,造成了归档信息的滞后,降低了档案工作服务学校的重要作用.
二、对学校档案工作进行规范化管理的对策
1. 建立健全档案管理的各项制度,完善档案管理的工作体系.根据国家有关规定,中职学校应该在结合学校自身情况的基础上,制定出一套科学完善的档案管理规章制度以及档案管理机制,并建立起档案工作的责任制度,以便使档案管理工作做到照章办事和按规操作.建立系统完善的《档案管理工作规定》、《档案利用制度》、《综合档案室工作职责》等制度,使档案管理工作形成一套完整的体系机制,从而促进学校档案管理工作的良好发展.
2. 对档案工作进行明确分工,形成档案管理的网络.中职学校要对学校各个部门在档案的收集、整理、汇总以及归档过程中的诸多环节进行明确的分工,从而使档案管理工作形成科学的体系,以便充分发挥档案的积极作用.
3. 设立专职的档案管理人员并提高其素质,强化档案管理的基础工作.一方面学校应该设立专职人员来负责档案的管理工作,另一方面还要加强档案管理工作队伍的建设,学校应该多给档案管理人员提供业务培训的机会,以便让他们掌握更加专业和扎实的档案管理知识,从而以科学高效的方式来进行档案管理工作.
4. 配备先进的硬件设施,确保档案管理工作的质量.要想提高中职学校档案管理的水平,硬件设施是必要的基础,也是确保档案管理质量的必备条件.应该将档案设施的建设纳入到学校基本建设的整体规划当中,要专门设置综合的档案室,为其配备档案管理的各项设施.还要配备足够的档案库房,根据情况配备去湿机、空调和防火、防虫以及防盗等必要设施,配备计算机、扫描仪、打印机、摄像机等现代化的办公设备,以便让工作效率大幅度提升.
5. 对档案进行科学分类,要善于挖掘档案资源并丰富档案内容.档案管理工作是一种累积性的工作,首先要求档案管理人员根据实际情况,按照部门和内容的不同进行不同类别的区分,然后要注重对学校各类资料进行全方位的收集与整理,对档案收集的范围要积极拓宽,对档案资源进行深入的发掘,比如可以把分散的各个知名校友的档案收集成册,进而丰富并充实档案内容.
三、对档案管理工作进行创新,实施多种类的信息化建设途径
随着时代的发展,信息技术已经被广泛运用到了各个领域中,为了适应时代的需要,档案管理工作也必须要有创新意识,要善于运用信息化的技术.档案管理的信息化是当今社会发展的必然趋势.
1. 建立档案馆或档案室网页,开展网上服务工作.建立档案馆或者是档案室内部局域网,档案部门可以在充分利用学校网站资源的基础上制作出自己专门的网页,积极整合各种数据及信息,使档案管理系统和学校网站进行对接,从而实现档案资料的网上检索,给用户提供更加便利的服务.
2. 建立“电子档案数据库管理中心”.在和学校信息管理部门密切配合的基础上,档案馆或者档案室可以建立相应的“电子档案数据库管理中心”,这个中心设立在学校的档案馆或者档案室.电子档案数据库管理中心可以对网站内各部门的电子归档文件进行集中管理,在网站上提供有限制性以及非保密性的各种电子文件的查询服务,从而实现各种电子信息资源的共享.
3. 做好电子文件的收集工作.要想做好电子档案管理工作,首先就要对各种电子文件进行收集.由于电子文件所具有的特性,对它的收集和对纸质档案的收集完全不同.比如,对于草稿性的文件,因为它没有正式文件的各种功能,所以通常情况下它是不被留存的.不过,如果对正式纸质文件进行全文信息检索要求的时候,就应该收集这些草稿性的文件.对于那些具有辅助或者正式作用的文件,就要对其进行及时整理和收集,并将它们和其相对应的纸质文件建立起标识关系.在收集整理过程中应该及时将电子文件拷贝复制成纸质文件,以防系统发生意外时造成电子信息的丢失.
4. 对电子文件进行归档管理.在对电子文件的档案属性进行确定后,要把应该进行归档的电子文件从网络存储器中拷贝或者刻录到可脱机运行的存储载体中,以确保文件的长期存储.如果要对通过存储载体传递的电子文件进行归档的话,就要做一些必要的认证及辅助性工作,把电子文件进行双重备份,一种备份成纸张形式,一种备份成数字化载体的方式比如光盘等,并对这两种方式进行分别归档管理.当前在学校的档案管理工作中,为方便使用及保管,这两种版本的电子文件,一套交由档案管理部门进行统一保管,另一套则由相关的部门进行保管.为了保证电子文件的真实性,对归档的电子文件的格式也要有要求,文档文件应该采用DOC或者TXT格式的,数据文件应该用DBF格式的,图像文件应该用JPG格式的.此外,在电子文件的归档中,我们还要注意对电子文件运行的设配以及相应的操作环境和操作平台的要求进行详细的说明.
5. 开展档案在线服务,提高其服务水平.对于档案开展其在线使用服务,可以使人们能够更加快速方便的获取信息.档案管理人员要具有热情、主动的服务意识,明确档案服务的工作方向,不断提高服务质量和服务水平.
中职学校档案管理工作要想实现高效化的目标,就必须要注重对档案管理的规范进行创新和信息化建设途径的探索.中职学校一定要努力积极的创造各种条件,加快档案管理信息化建设的步伐,从而实现自身档案管理工作模式的根本性变革.
本文系河南省濮阳市高级技工学校校课题 课题名称河南省中职学校档案资源利用情况研究 编号2013-R-19
（作者单位：河南省濮阳市高级技工学校）