基于工作过程的Excel审计应用

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一 Excel审计工作底稿的使用

注册会计师审计财务报表时,可使用Excel进行审计工作底稿的设计与编制,如图1所示.

[案例]京华会计师事务所对宏达实业有限责任公司2010年的长期待摊费用进行审计(2009年也由该事务所审计),情况如下:

1 宏达公司提供的资产负债表中,长期待摊费用项目年初数、年末数分别为36000元,81600元;与该公司总账核对无误.

2 经检查,长期待摊费用有2个明细账:(1)待摊低值易耗品:年初数36000元,还应摊销1年半,与上年工作底稿相符;2010年按每月2000元摊销12个月.(2)租人固定资产改良支出:2010年6月租入写字楼作办公用房,支付装潢费86400元;2010年按每月2400元摊销7个月,经审查租房合同(扫描为JPG格式的图像并保存为电子文档),写字楼租期为3年.

3 根据明细账抽查了3套记账凭证:(1)2010年1月31日记-163号凭证,摊销低值易耗品计人管理费用2000元.(2)2010年6月25日记109号凭证,用存款支付写字楼装潢费86400元.③2010年12月3旧记-172号凭证摊销装潢费计人管理费用2400元.

二、Excel审计工作底稿的设计

(一)建立审计工作簿

在Excel2010界面下部的“Sheeti”工作表标签上右击,插入一个新的工作表“Sheet4”%双击该标签将其名称修改为“程序表”.类似地,将“Sheet1”,“Sheet2”标签修改为“审定表”和“检查表”,如图1下部所示.

(二)设计审计程序表

审计程序表的核心内容是审计目标、审计程序和报表认定.说明注册会计师在审计该项目时,实施了哪些实质性程序,用这些审计程序能够验证被审计单位对财务报表的哪些认定,从而保证了哪些审计目标的实现.

1 设计第1行(表标题)的格式.单击“程序表”表标签,选择A1:G1这7个单元格区域,再分别单击功能区“开始”选项卡中的“合并居中”、字形“加粗”按钮,并调整行距.

键入第一行的所有文字(设计阶段只针对黄色填充部分,下同);将光标置于“所”与“长”字之间同时按下键盘上的“Alt”和‘Enter”键,文字被手动分为2行;再选定分行后的第2行文字,通过功能区“开始,选项卡,设置“黑体”字体、“20”字号.

2 设计第2~3行的格式.键入第2~3行有填充色的文字.设置字形“加粗”、字号“10”.合并F2:G2,F3:G3单元区域.

3 设计第4―11行格式.合并A4:14、A5:B6、C5:G5、H5:H6、15:16、A7:B7、A8:B8、A9:B9、A10:BIO,A11:B11这10个单元格区域.键人黄色填充区的相关文字;其中的交叉索引类似于网页中超链接的作用.

选定A4:III单元格区域,通过功能区“开始/字体”组右边的“对话框启动器”进入“单元格格式”界面,设置水平对齐方式为“常规”、垂直对齐方式为“居中”,勾取“自动换行”选项;再设置字形“加粗”、字号“9”.在此可看出自动行与手动换行的区别.

选定C5:III,单击功能区”开始”中的“水平居中”按钮;选定C7:III单元格区域,单击功能区的“加粗”按钮,以取消这些字体的加粗,

4 设置填充色.单击Al单元格,按下键盘上的“Ctrl”键,再单击有填充色的单元格,以选定这些不连续的单元格区域,通过功能区“开始/填充色”按钮边的下拉箭头选择“黄色”.

(三)设计审定表与检查表

所有的审计项目都应设计程序表,审定表和检查表.审定表用于记录某审计项目总账、明细账数,审计调整与重分类数,审定数以及审计说明与结论等,如图2所示.检查表用于记录审计某项目时,对会计凭证的抽查情况,对余额或发生额的测试情况,审计结论等,如图3所示.以下介绍与“程序表”不同设计技能.

1 设置表间取数公式.选定“审定表”的B2单元格,键入“=程序表!B2”的表间取数公式(英文“!”号且不能有空格),如图2上部所示,在B3单元格中键人“=程序表!B3”.

设汁时,审定表B2单元格将显示为空值;但在程序表的B2单元格键入单位名称后,审定表B2单元格将显示如图2所示,且程序表132单元格数值变化时,审定表B2单元格也将随之改变.

2 日期格式的设置.Excel中的日期一般显示为“2010-12-31”这种格式,若单击功能区“开始”选项卡中的“千位分隔符”按钮,将显示为“40,543.00”.Excel为了对日期进行加、减、乘、除等计算,将日期存储为序列号,默认情况下1900年1月1日的序列号是1,而2010年12月3旧与之相差40543天.

为了正确显示日期,可进行如下设置:选定“审定表”中的B3单元格,单击功能区“开始/字体”组右边的“对话框启动器”进入“单元格格式”界面,在“数字”选项卡的“日期”分类中选择一种日期的显示类型.

3 设计金额显示方式.在“审定表”中选定C5:F14单元格区域,进入“单元格格式”界面,在“数字”选项卡的“自定义”分类中,设置#,##0 00样式,含义是:负数和“0值”用“一”号、千位分隔、2位小数显示数值.

4 竖排文字的设置.选定“检查表”的H11单元格,在“单元格格式”界面的“对齐”选项卡中单击“方向组”中竖排的“文本”2字.

5 设计数据序列.在“检查表”中选定E7:E9单元格区域,单击功能区“数据/有效性”按钮进入“数据有效性”界面;在该界面的“设置”选项卡中,选择允许为“序列”,勾选“忽略空值”和“提供下拉箭头”两个复选框,在来源中键入“借,贷”(两选项之间使用英文逗号分隔);在“出错警告”选项卡中选择“停止”样式,键入“请选择而不是键人”的标题,和“只能选借或贷”的出错信息.

设置完成后,这些单元格中只能键人“借”或“贷”,或通过其提供的下拉箭头选择“借”或“贷”,也可以空置,若键人了其他数据,将弹出中止对话框,直至修改正确、或将单元格的值删除而保留空值为止.

类似地,设置审定表B17单元格、检查表C15单元格的序列值,在其来源中键人“未见异常,有重大未调事项,审计调整后可确认,报表重分类后可确认”等(不同选项之间用英文逗号分隔).

6 设置提示信息.选定检查表的A10:L10单元格区域,合并单元格.再进入“数据有效性”界面,在该界面的“设置”选项卡中,选择允许为“文本长度”等于“0”;在“输入信息”选项卡中键人“请插入一行后再录入”;在“出错警告”中选择“停止”.

三、Excel审计工作底稿的编制

(一)键入表头信息

审计外勤工作中,首先应键入“程序表”的第2、3行的客户名称、截止日期等,如图1所示.由于设计底稿时进行了表间取数,所以,审定表、检查表的表头信息将自动显示出来,如图2、图3所示.

(二)编制检查表工作底稿

1 键人凭证检查信息.根据前述“案例”资料键入检查表第7~9行的数据.当选定E7单元格时,将出现如图3所示的下拉箭头,这是因为对这些单元格设置了数据序列值,应从其下拉菜单中选择“借”或“贷”.


2 键入审计说明信息.根据“案例”中检查凭证、明细账情况、期初或期末余额测试结果,键人检查表B11:B14单元区域的数据.

3 选择审计结论.通过检查表C15单元格下拉箭头,选择预先设置的审计结论选项.

(三)编制审定表工作底稿

1 表内引用.在审定表中键人B5:B7、B14:B16单元格的文字,键入B8单元格公式“=B5”,指向B8单元格右下角的填充柄(小方块),当光标变为“+”字状时按下鼠标向下拖动到B13单元格启动填充B9:B13这5个单元格公式.

2 表内数值输入与计算.根据“案例”资料键人审定表中的未审数、审计调整数.

在审定表的C7单元格键人自动求和公式“=SUM(C5:C6)”;再指向C7单元格右下角的填充柄,待光标变为“+”字状时按下鼠标沿水平方向拖动至F7单元格,自动填充D7:F7单元格公式.在C10单元格中键入公式“等于SUM(Cs:C9)”;再自动填充D10:F10单元公式.

在C11单元格键人公式“=C5+C8”;通过Cll单元格的填充柄向下垂直拖动至C13单元格.释放鼠标后再指向C13单元格的填充柄,沿水平方向拖动至F13单元格.这样进行纵横自动填充后,将自动计算CIhFl3这12个单元格的数值.

4 表间取数.键人GS,G9,GII和G12单元格的表间取数公式为“=检查表!L2”.

5 正确性检查,在H7单元格键人条件函数公式“=IF(C7+D7 E7等于F7,”正确”,“有错”)”,其含义是:若C7+D7-E7=F7则显示为“正确”,否则显示为“错误”.类似地,键入H10、H13的条件函数公式.

6.键入审计说明与结论.其中.选定B17单元格后,应从下拉箭头中选择数据序列值.

(四)完成程序表的编制

1 表间取数与超链接,在程序表H7、17单元格键入表间取数公式“:审定表!.2”、“一审定表!H2”.在17单元格右击选择”超链接”命令进入“插入超链接”界面,在该界面的“本文档中的位置”中选择“审定表”.设定后,当鼠标单击17单元格时,将自动进入“审定表”界面.

类似地,键,AHS:111的表间取数公式,设置18:Ill的超链接.

2 插入对象.将审计工作中通过扫描仪等方式获得的“租房合同”保存为"JPG”格式的图像文件.选定H1单元格,单击功能区“插入/对象”按钮进入“对象”界面,通过该界面的“由文件创建/浏览”按钮找到保存在电脑中的上述文件,再勾选“显示为图标”,即可将该图像文件插入Excel中,如图1所示.

双击H1单元格中的图标,即可查看该图像文件.与超链接不同的是,插入对象的原文件不论是否删除均可查看,而超链接的原文件若被删除则不能查看.

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