一篇公文“请示”与“请批函”的区别

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摘 要:“请示”与“函”是各级单位和组织在行政管理中经常使用的两种公文.两者都有请求批准的适用范围,但因行文关系的不同,所以在行文方向、行文对象、行文内容、行文格式、行文语气、反馈文种等方面都有明显的区别.文章以一篇公文为例,通过辨析两者使用上的差异,以便在工作中更好地选准文种,提高行政公文的使用效率.

关 键 词 :公文 请示 请批函

中图分类号:C931.46 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2013)10-0180-01

原文:

关于解决体育运动器材的请示

××州文体局:

作为××州人民政府主办的唯一一所普通高等院校,近年来,我院的各项工作在州直各部门的大力支持下取得了全面进步,但学院的办学条件与办学规模的要求尚存在较大差距.特别是近年来,随着我院招生规模的不断扩大,在校生人数逐年增加,校园体育运动设施日显不足.

为了深入贯彻落实国务院《全民健身计划纲要》,有效推进阳光体育运动在我院的开展,实现以体育卫生手段促进大学生全面成长的目标,必须切实加强在校学生的健康教学,丰富同学们的课余活动内容,充分调动广大学生体育锻炼的积极性.学院拟添置部分体育器材,鉴于办学经费紧张的实际困难,特请求解决四套全民健身器材.

专此请示,恳请批准.

××职业技术学院(印章)

2012年12月16日

这是某职业技术学院为解决体育运动设施的不足,特向所在州文体局提交的一份请示.根据《党政机关公文处理工作条例》(2012年颁布)之规定:“请示适用于向上级机关请求指示、批准”.而公文中的“××州文体局”显然不是“××职业技术学院”的上级机关,就行政级别来说,“××职业技术学院”属于副厅级单位,“××州文体局”只是县级单位;撇开行政级别不谈,两者在行政或组织上也没有领导与被领导关系,属无隶属关系,“××州文体局”只是有关业务主管部门.导致该公文文种的误选,其实是对“请示”与“函”(请批函)文种的混用和认识的错位.

要解决此问题,最根本的办法是弄清“请示”与“请批函”之间的区别.仔细分析,它们的不同点还是很明显的,笔者认为具体有以下几点:

一、行文方向不同

公文从行文方向上可分为上行文、下行文、平行文三种.其中,上行文是指下级机关向上级机关报送的公文;平行文是指同级机关或不相隶属机关之间往来的公文.《条例》规定,“请示适用于向上级机关请求指示、批准”,属于上行文;“函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项”,属于平行文.当函被用作“请求批准”功能时称“请批函”(或称“请示函”),它自然亦属平行文.

二、行文对象不同

“请示”与“请批函”尽管都是用于请求审批事项的公文,但行文对象是有区别的.“请示”的行文对象是有隶属关系的上级领导或业务指导机关,即“上级机关”,指在行政或组织上与发文机关有领导与被领导关系的机关;“请批函”的行文对象是没有隶属关系的主管部门,即“不相隶属机关”,指组织或行政上与发文机关没有领导与被领导关系的机关.

此外,“请示”的行文对象与发文机关一般属于同一系统,如同属于教育系统、财政系统、党委系统等等;由于是系统内部行文,因此行文对象的范围较窄.而“请批函”的行文对象与发文单位通常不属于同一系统,因涉及方方面面、错综复杂的事务,所以系统间行文频繁,行文对象的范围也就比较广.

三、行文内容不同

“请示”的行文内容一般是比较重大的事项,涉及机关单位政务、人事、财务、政策等方面的问题,发文机关向具有管辖权的上级机关提出请求.如××职业技术学院向该省教育厅就人才引进、经费统筹、实训设备采购等人、财、物方面的事项提出申请,就应该使用“请示”文种.

“请批函”的行文内容只限于请批具体事项,局限于事务和业务方面的问题.发文机关就本单位、本系统无权自行决定的事项,向业务主管部门报批.如××职业技术学院要新建实训大楼,会因占用土地向所在地的土地管理部门去函申请土地使用权,会因建在河流沿线向水利部门去函申请建设权,会因建筑过程产生淤泥、污水等向环卫部门去函申请妥善处理,等等.

四、行文目的不同

“请示”行文目的旨在向上级机关“请求指示、批准”,对于某项工作或者某个问题,希望得到上级机关的指示、批准和帮助;而“请批函”的行文目的仅在于“请求批准”,让不相隶属的业务主管机关了解并掌握情况,体察发文机关难处,对于请批事项能给予理解,并给予肯定答复.

五、行文格式不同

按照《党政机关公文格式》之规定,“请示”采用公文格式类型中的基本格式——文件式,常用的格式项目有发文机关标志、发文字号、签发人、红色反线、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、发文机关署名、印章、附注、抄送机关等.

“请批函”多采用公文格式类型中的特定格式——信函式,常用的格式项目有发文机关标志、武文线、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、发文机关署名、印章、抄送机关、文武线等.其中,“发文机关标志”上边缘至版心上边缘为25mm,“发文机关标志”只需注明发文机关名称,不写“文件”二字;“发文字号”标注在“武文线”的右下方.


六、行文语气不同

作为上行文,“请示”行文语气的特点是谦恭、征询的.因是事前行文,所以行文用词要注意时态,还要注意权限,不能直接用“决定”、“要求”等词,而应选用“拟定”、“请求”等词,此外,结束用语中常用“妥否”、“当否”、“可否”等词来征询上级意见.

作为平行文,“请批函”因行文对象是不相隶属机关,其行政级别可能与发文机关平级,或高于、低于发文机关,因此“请批函”的行文多用商请的语气,结束用语常用“当否,请予批准”、“请予批准为荷”等等.

七、反馈文种不同

“请示”和“请批函”都可用于请求批准,相对应的反馈文种“批复”和“复函(批答函)”都可用于批答请求,因此常见“批复”与“批答函”错用的现象.其问题在于判断行文关系不准确:“批复”是有隶属关系的上级机关对下级机关行文,是对“请示”的回复;“批答函”是主管机关向不相隶属的机关行文,是对“请批函”的回复.而且两种反馈文种的行文语气和常用语也有所不同.

综上所述,通过辨析“请示”和“请批函”的差异,便于我们在工作中正确选用这两个文种,纠正错位和混用现象,提高公文的使用效率.

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