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对档案专业人员来说,做好工程项目档案管理是一项很有挑战性的工作,这既有工程项目本身专业性、复杂性的原因,也有档案专业人员自身的原因.
一是“档案员”代替不了“资料员”.在工程建设项目中,“五大员”是必备的,且需具有相应的资格证书.所谓“五大员”,即“资料员、施工员、安全员、材料员、质检员”,其中,对资料员的一般要求如下：必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力；能看懂一般工业与民用建筑施工图,能编制修改工程竣工图；了解各种施工技术并正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格等.根据以上要求,档案专业人员从事“资料员”工作往往是不能胜任的.在实际工作中,档案员除了具体的组卷整理工作外,更注重的是宏观上的管理,即规章制度的建立和执行.而资料员则更注重微观上的效果,即直接形成和掌握现场施工技术资料.资料员档案员的工作容易,而档案员资料员的工作则难,专业的差异和工作重点的不同,造成档案专业人员在进入工程项目档案管理这个行业时显得尤为困难,而做好工程项目档案管理工作更是难上加难.
二是档案专业人员在工程项目档案管理中“话语权”不足.在工程建设项目中,档案管理的难点和重点是如何保证文件材料的形成质量,在档案专业术语中叫做“前端控制”.在实际工作中,由于档案员不了解施工技术规范和要求,对资料员形成的施工技术资料只是被动接收,前端控制原则往往也只体现在对纸张、字迹的要求上,对施工技术资料的内容则缺乏判断能力,从而也使得档案工作人员的专业水准大打折扣,也直接导致了“档案员”这一职位的可有可无,用人单位往往直接以“资料员”取而代之.在薪酬待遇上,资料员也会高出档案员许多,在岗位定义上,资料员为“技术类”,档案员则为“文职类”.种种的差异,导致档案员在工程项目档案管理中“话语权”不足,纵然有“三纳入、四参加”制度作为保障,但也经常沦为签字、盖章的工具.
在工程项目档案管理中,档案员往往会沦为弱势群体,归根结底,还是由专业的差异性决定的.要想认真做好工程项目档案管理工作,在熟知档案管理知识的同时,档案工作人员一定要了解工程建设项目的基本知识,对工程施工技术资料的内在质量要有基本的判断能力,把档案管理专业知识融入工程项目档案管理之中,苦练内功.只有这样,档案专业人员才能变被动为主动,打破工程项目档案管理工作的困境,不断提高自身的专业能力和管理水平.
（摘自《档案界》网站作者单位：珠海中冶基础设施建设投资有限公司）