办公自动化下的文档管理

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摘 要：随着社会的进步、科技的发展,计算机技术已经深入到政治、军事、经济、教育、医疗、体育乃至我们生活的方方面面,彻底改变了人们的传统生活和工作等；基于计算机技术的办公自动化也不可避免的改变了我们文档管理工作.本文通过对办公自动化的概念,发展、功能等方面进行分析,并对办公自动化下的文档管理提出相应的分析和建议.

关 键 词：办公自动化文档管理计算机

中图分类号：TP311.52文献标识码：A文章编号：1672-3791（2014）04（c）-0021-01

在科学技术日新月异、高速发展的今天,计算机技术、信息技术等科学技术不断的改变着人们的生活和工作的方方面面,有力地推动着政治、军事、经济、教育、医疗、体育等方面的进步,让我们深刻的体会到同志说过的：“科技是第一生产力”.基于计算机技术的办公自动化技术的应用在解放了大量人工的同时,极大的提高了工作效率.为了准确、系统、及时、完整地收录和提供档案信息,更好地提高体育事业文档管理能力和水平,了解、学习和正确使用办公自动化系统,是我们必须掌握的技能.

1办公自动化的概况

1.1办公自动化的概念及发展

办公自动化（OfficeAutomation）缩写为“OA”,于20世纪60年代初由欧美专家提出.在第一次全国办公自动化规划讨论会上,我国专家将其定义为：利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统.

20世纪80年始,我国的办公自动化的发展经由最早的以个人电脑为工具,文档和数据的电子化逐步取代纸质介质；借助网路技术和协同工作技术,实现文档收发由工作流自动化方式取代人工方式；WEB环境下的以知识管理为核心的办公自动化；网路应用至平台的全新办公自动化网路平台的应用等阶段.

1.2办公自动化的功能

办公自动化的功能主要是借助计算机、网路、数据库、服务器等实现办公的无纸化、网络化以及自动化.基本功能包括个人办公的管理,公告、材料的生成,文档的归档、管理,会议的协调、安排的管理,人事管理,公共信息的管理、查询等等.

2办公自动化下的文档管理的基础

2.1加强宣传和学习

虽然办公自动化推行在我国已经有20多年,但由于人们观念改变的迟缓,尤其是一些老同志仍依赖纸质介质的使用；相关部门对办公自动化优势认识的不到位；办公自动化设备首次投入资金过大；现有文档管理人员在熟练掌握和使用现有工作方法下,对全新的工作方式学习不热心等原因,造成办公自动化下的文档管理工作推行迟缓.

因此,加强对文档管理人员、相关部门及领导等的宣传尤为重要.只有在改变认识后,人们才能够积极、主动的学习新知识,从而提高办公自动化的使用,提高文档管理水平,

2.2制定和完善规章制度

完善的规章制度是推动、完成和检验工作的保障,办公自动化下的文档管理带来的不仅是工作方式的改变,还影响到相应的办公模等式和体制的改变.所以,针对管理人员、信息安全、相关部门间的协调配合等制定并完善相应的规章制度是十分必要的.

2.3提高相关人员的素质水平

使用办公自动化进行文档管理的目的是为了提高工作效率,提高工作质量,而高水平的文档管理人员是其目的实现的保障.因此,在加强宣传和教育的同时,对于不同职责的人员,针对其工作特点、要求和自身素质能力,分阶段、有针对性的进行定期培训使其能够胜任自身工作,并对与自己工作相关的岗位的工作有一定了解认识.从而能够依据工作的实际,具备计算机基本维护,选择合适工作软件、平台和工作方法的能力,科学、合理、高效地完成工作.

3办公自动化下的文档管理要求

3.1纸质文档与电子文档并存

文件档案是一个部门、一个单位等一个国家发展历程的记录和见证.传统的文档管理以纸质文件材料为工作对象,其管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则.基于办公自动化下的文档管理工作,不仅仅是对电子文档进行归档、管理,还要利用办公自动化平台对纸质（传统）文档进行科学化管理.因此在文档管理工作中纸质文档与电子文档并存是十分重要和必要的.

3.2电子档案修改痕迹的可追溯性

由于电子文档的内容容易被修改甚至被删除,为了确保电子文档的原始性和真实性,应该尽可能多的记录电子文档的元数据：如文件创建者、文件主题、格式、创建日期、修改日期、收件者、归档日期、重要程度等.设定电子档案修改痕迹的可追溯性是保证电子文档真实有效的重要保障.

3.3电子文档的备份和反病毒保护

办公自动化下的文档管理工作主要由计算机、网路和服务器等完成,这就需要我们必须做好电子文档的备份和反病毒保护工作：

（1）有条件的部门、单位,可以为文件档案管理设置专用计算机.

（2）对所管理文件档案定期备份.

（3）加强计算机的反病毒防护工作.如安装必要的杀毒软件、设置访问权限、提高计算机安全设置等级、设定用户等.

总之,加强办公自动化理论和技术的学习和掌握,在文档管理中正确使用办公自动化设备和技术,能够更好、更有效地适应和完成现代化的文档管理工作.