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大家知道,通过表格“数据有效性”功能将已有的数据序列做成下拉列表,输入时只需从列表中选择,就可以为今后的字段信息输入提供极大的方便.但由于这种方法的原始数据一般来源于一行或一列数据,而许多时候我们的原始数据不仅限于单一的行列,很可能是一个多行多列的数据“片区”.那么,如何实现“片区”数据的自动引用输入?
案例：假设有两个小组,每个小组各有6个人,这两个小组的名单位于两个单独的列中（图1）.我们要在这两个小组中随机挑出选手,需要在另一个新的列中输入挑出的人名.我们的任务就是以这两个小组人员的姓名为数据来源,构造一个可选的下拉菜单.我们以在WPS表格中操作来说明.
1.尝试传统有效性引用的办法
我们首先按传统有效性引用的思路,尝试一次性对两个数据列进行引用设置.
第一步：选择输入区域,点击“数据”选项卡下的“有效性”按钮（图2）.
第二步：在“数据有效性”窗口中,设置有效性条件,“允许”条件选择为“序列”,“来源”用鼠标框选的办法选择为第1列和第2列原始数据（图3）.
第三步：点击“确定”之后,WPS表格弹出信息,提示“列表源”必须是划定分界后的数据列表,或是对但一行或一列的引用（图4）.
显然这种办法行不通.怎么办?如何划定分界?
2.巧用“名称管理器”突破限制
先给其中的一列原始数据定义区域代码,然后给这个区域代码设置有效性条件,最后通过扩大有效性条件范围的办法,将数据选择范围扩大到两列.
第一步：从“公式”菜单下点击“名称管理器”,在弹出的“定义名称”窗口中输入一个名称代号,如“xz”；在“引用位置”处通过鼠标框选的办法选中第2列数据,这样就为第2列人名定义了一个名称“xz”.“引用位置”处的数据自动变为“等于Sheet1!$B$2：$B$7”.点击“确定”（图5）.
第二步：选择“数据→有效性”命令,在有效性条件的“允许”列表中选择“序列”,“来源”框中输入“等于xz”,实现了用定义的名称来引用第2组数据（图6）.
第三步：确定之后,现在从“参会挑选结果”一列下输入,可看到第2组的人名列表并能对第2组的人名进行选择输入了（图7）.
3.扩大定义名称的引用范围
那么,怎么才能将第1组的人名引入到候选输入列表中呢?我们可以通过修改引用范围的办法来实现.
通过“公式”菜单下的“名称管理器”按钮调出“名称管理器”定义窗口,点击此前定义的名称“xz”,接下来把“xz”引用位置扩大到两列数据的范围,方法是在“引用位置”处删除原来的引用字符串,然后用鼠标框选的办法选择第1组和第2组人名数据,点击“确定”（图8）.
之后,我们再来点击输入列表,发现候选人名中出现的已经是两个小组的人名了（图9）.
小提示
用Excel2013也可以实现如上功能.只是在Excel2013中,“数据有效性”的提法对应于“数据验证”,位于“数据”选项卡下.这一点要注意,否则若按“数据有效性”查找会无所获.