建设单位应该如何做好工程竣工档案的管理工作

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【摘 要 】建设单位工程档案管理工作现状,提出工程竣工档案管理的有效措施和意义

【关 键 词 】建设单位；工程竣工档案管理；现状；措施；意义

工程档案是指在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料.建设项目的工程竣工档案移交是工程建成验收后顺利交付使用的前提,也对将来的维修、改建、扩建、生产使用等起着十分重要的作用,那么,如何确保在工程项目竣工验收合格后六个月内及时向市城建档案馆移交一份合格的工程档案,这就要求建设单位在档案形成过程中,加强档案管理工作.

1.建设单位工程档案管理工作现状

1.1 主管部门领导及档案人员不够重视,工程竣工档案质量不高

《中华人民共和国档案法》虽然一九八八年实施以来,人们的档案管理意识有所提高,但一些建设单位的主管部门及领导“重建设,轻档案”,对档案管理工作在认识上存在误区,认为档案工作可有可无,对档案管理工作的重要性缺乏正确的认识,对工程竣工档案的移交工作重视程度不够；同时档案人员在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德和办事细心的工作态度,导致工程竣工档案缺失,一旦建设项目竣工使用后城建档案馆催要工程资料时就突击整理工程竣工档案资料,这就是工程竣工档案质量不高的重要原因.

1.2 缺乏制度约束,竣工档案资料不完整

一些建设单位由于缺乏档案管理工作的相关制度,没有专门的档案管理部门及人员,导致档案管理不规范.在项目建设中,档案的管理工作通常由项目管理人员,而项目管理人员只重视项目的质量、进度管理,而忽略档案的管理,将一些工程档案资料随意乱放,一旦工程结束调离岗位,资料也就不了了之,使档案资料缺失；还有一些项目管理人员在项目实施过程中,一人多岗,工作任务繁重,没有时间检查、整理日常的工程档案资料,导致工程竣工档案不完整.

1.3 档案管理人员专业素质低,档案管理不规范

建设单位项目管理人员十分注意工程技术管理人员的“高配”,尤其重视专业技术能力,但对项目建设的档案人员却没有专业要求,往往用非专业的人员来“凑合”.因此,尽管一些建设单位对档案倾注了很大精力,一些资料员也尽心尽力,但由于不懂得建设项目的实施程序、不懂得档案管理的专业知识、也不懂得及时收集、检查设计单位、施工单位、监理单位的档案资料,其工作成果很难达到专业水准和国家规范要求,导致工程竣工档案不规范.

2.工程竣工档案管理的有效措施

2.1 思想上重视是做好工程竣工档案管理工作的前提

思想上重视要从领导做起,只有领导重视、管理人员重视、档案员重视才能形成“合力”,认真督导检查,定期或不定期地进行评比,避免档案工作的大量堆积,确保建设项目实施过程中各个档案部门都积极主动地做好档案管理工作.

2.2 建立健全档案管理制度是做好工作的基础

工程建设项目规模大、周期长、资料多,特别是涉及建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等多家单位,所以要想工程竣工档案规范化、标准化,仅靠档案主管部门或建设项目管理部门少数几个人的力量是根本办不到的.因此,建立健全档案管理制度是必要的,也是必须的.要明确项目领导责任制和各级岗位责任制,将工程档案管理纳入项目建设管理程序.同时,在与施工单位、设计单位、监理单位签订合同时,将档案资料的收集整理工作列入合同条款,并与合同价款支付挂钩,使工程竣工档案管理工作从项目立项开始,贯穿于项目管理全过程,与工程建设同步进行.

2.3 加强工程档案人员的业务培训,配备能胜任的工作人员

建设单位是工程竣工档案移交工作的负责人,要组织参建单位项目管理人员、技术人员、档案人员参加业务培训,使工程人员了解档案的管理知识,档案人员了解工程建设程序和专业知识,学习档案业务、管理理论、工作方法、计算机使用等相关知识,提高思想认识和业务水平,同时深入施工现场,对建设项目实施过程中形成的文字材料、图纸、图表、声像等进行收集、整理、归档,确保档案资料的有效性、安全性、完整性,使工程竣工档案管理工作规范、有序、优质地完成.同时,在工程项目建设过程中,现场的管理机构中要有一位负责人分管档案资料工作,配备能胜任工作需要的档案管理的专门机构和人员,特别要注意设备、地下管网、煤气、通信、供水等资料的收集整理工作,确保建设项目交付使用后,工程竣工档案资料的完整性.

3.建设单位做好工程竣工档案管理工作的意义

3.1 工程竣工档案是工程建设项目全过程的最原始、最真实的记录,是进行工程维修、改建、扩建、组织生产的宝贵的信息资源.管理工程的人员会变化、会调动、要衰老、甚至死亡,而工程竣工档案则是城市建设领域资源储备的宝库,是各种隐蔽工程的眼睛.只有以工程竣工档案为依据,才能对工程项目进行科学的改、扩建和管理,才能克服盲目性,避免不必要的浪费和损失.

3.2 工程竣工档案体现一个城市的建设规模和经验.城市建设的成果有建筑实体和工程竣工档案两部分,工程竣工档案详实地记录工程建设项目的全过程,体现建设者的思想水平、技术水平和一个时期的建设水平,是城市建设规模和经验的总结.对城市的发展规划和现代化建设起着积极的重要的作用.

4.小结：

档案工作是维护历史真实面貌,功在当代,利在千秋的重要事业.建设单位的项目管理人员都要全面提高做好工程竣工档案的思想认识,树立为建设项目服务的正确理念,努力提高专业技术水平,积极主动地做好工程竣工档案的管理工作,实现档案管理工作的自身价值,为经济发展和社会进步做出应有的贡献.