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自中国2001年12月11日正式成为世贸组织成员以来,中国对外承包工程经历了黄金10年.从2002年的111.93亿元人民币,至2011年的1034.2亿元人民币,在短短的10年内增长了近10倍.对外承包工程新签合同额也同期增长945%.但如此巨大的增速,并未给国内企业带来巨大的利润.面对国际工程行业的成熟管理经验,我国企业的管理模式的缺陷暴露无遗.大批国企在海外工程项目上纷纷落马,究其原因除去企业无法控制的汇率、物价等因素,从企业内部管理出发追寻原因才是根本之道.涉外工程企业必须尽快建立成熟的信息化管理模式,结合国际工程特征,以现代化信息管理取代原本的手工化的管理模式,从而增加企业竞争力,使企业能在瞬息万变的国际环境下更好的生存下去.本文拟就此略表见解.
信息化管理作为一个新兴概念,自从计算机被广泛应用以来,一直为管理领域所津津乐道.但如何做好信息化管理,特别是在涉外工程领域,却少有突破.即使部分企业已经使用了诸如PROJECT等软件,但真正使其在项目管理上发挥作用却乏善可陈.
一、信息定义及特点：
1.数据
数据是客观实体属性的反应,是一组表示数量、行为和目标,可以记录下来加以鉴别的符号.例如项目实施阶段的材料、设备购买合同；现场材料、设备验收证书；设计图纸；会议纪要及往来文件等.
2.信息
信息是对数据的解释,反应了事物（事件）的客观规律,为使用者提供决策和管理所需要的依据.例如采购信息表、项目进度表、设计表更表等.
3.信息的特点
信息具有真实性、系统性、时效性、不完全性、层次性等特点.
由于建设工程设计各类数据与信息,信息量与种类繁多,各类信息所能反映和表达信息量有限.需要在繁冗的数据中,整理归纳对项目管理及时、有效的信息方能发挥数据与信息的功能,从而为项目管理所使用.因此对数据和信息的分类归纳和整理,才是项目管理信息化的关键.
二、信息分类
鉴于建设工程的特殊性,按照建设工程目标,可将各种有关的数据整理分类成以下四种信息：投资控制类信息（I）、质量控制类信息（Q）、进度控制类信息（P）和合同管理类信息（C）.基于上述四类信息,结合建设工程实施阶段四大时段（决策阶段、设计阶段、施工阶段、竣工保修阶段）,可将所有数据经整理统计后,划分为以下16类：（如图）
通过对建设工程实施阶段各类数据和信息的整理分类,将其归纳于上述16类信息后,可以将原始数据转化为项目管理实时信息,有利于及时了解项目进展和投资控制情况,掌握项目质量和进度动态信息,便于建设单位和承包单位管理控制项目进展,并及时做出有利于工程实施的指令,最终使建设项目处于可控范围内并最终达到预期的目标.
三、国际EPC总承包工程特征
但仅仅将原始数据和信息按上述分类归类并不能解决目前中国企业在国际工程上的所面临的各类风险与挑战,必须从对外EPC总承包工程的特征出发,了解并掌握涉外工程特点,对信息化管理进行针对性的革新后,方能使中国企业适应国际工程特征.国际EPC总承包工程具有以下特征：
1.语言、文化、政治、环境的改变
国际EPC总承包工程所在地往往属于发展中国家,当地的语言、文化和中国差异很大,对待问题的解决方法也大相径庭.而政治的稳定性也导致了国际EPC总承包工程面临巨大的风险,近期的因维基解密导致的茉莉花革命给我国涉外工程带来了巨大的损失.因此各总承包单位应及时关注和收集各国政治环境的变化有利于尽早决策,使风险处于可控状态.
2. 国际法律、法规、行业标准的变化
国际EPC总承包工程所在地的法律、法规和标准、规范与中国的相差很大,项目前期对这些资料的收集不但可以及时调整项目规划使之更符合属地要求,更能为项目执行指定标准,为项目后期的索赔与反索赔做好准备.
3. 地理因素导致的物流及信息交流风险
国际EPC总承包工程中的物流往往起着决定性作用,及时、安全的运输设备材料是工程得以按计划进行的保障.有效的信息沟通不但可以减少物流成本,还能保证工程质量.因此保障通顺的信息沟通是项目成败的决定性因素之一.
4. 材料、设备属地采购困难
目前中国已成为世界工厂,任何材料与设备在国内都能非常容易的采购.但国际工程面临的属地材料设备紧缺,国内采购运输时间长,控制差等问题.因此,在项目前期和项目执行期,对属地材料、设备的管理和规划意义重大.此类信息的归纳与整理能及时为项目决策者提供决策依据,从而使项目顺利进行.
5. 劳动力属地化所带来的风险
根据已有的国际EPC总承包工程经验,工程所在地国家经常对劳动力属地化有明确的规定.而当地劳动力质量的信息收集,不但能满足对用工规定的要求,还能为项目决策带来依据,从而使项目规划和执行更符合建设方与承包方的利益,从而为双方带来双赢的结果.
针对上述国际EPC总承包工程的特征,承包方应在项目各阶段及时收集包括项目施工信息外的各类信息,并进行整理归纳,通过信息化管理方式,使用现代化数据处理系统,使项目各方及时掌握有关信息,从而保障项目的顺利执行.
四、EPC总承包项目信息数据管理方式
面对国际EPC总承包工程的各类信息和数据,大量的工程管理数据需要项目承包方及时分析与整理,并要求承包方根据已有的管理经验做出决策.这对于庞大的数据整理,可以根据文件类型做出相应归类与编号：
1. 根据文件资料种类进行编号分类：
项目有关资料可按以下分类：
C— 合同及相关附件
D— 图纸（蓝图、白图）
E— 设备资料（技术资料、质量资料、物流资料、电子资料） F— 财务资料
A— 项目管理资料
M— 收发文及会议纪要
2. 对应的文件以合同编号为依据进行编号：
例如：合同号为G001号
设备资料： E-H/S-G001-T/Q/L/D001
对应的字母解释： E-设备资料 H-国内本部 S-项目现场 G001-合同编号
T-技术文件 Q-质量文件 L-物流资料 D-电子文件
财务资料：F-H/S-G001-R/P120622
对应的字母解释：F-财务资料 H-国内本部 S-项目现场 G001-合同编号
R-收到文件 P-支付文件120622-日期
项目管理资料：A-H/S-R/P/M/F-120622
对应的字母解释：A-项目管理资料 H-国内本部 S-项目现场 R-法律规范标准 P-项目计划与规划资料 M-备忘录 F-表单 120622-日期
3. 对文件编号后扫描进行电子归档,并根据日期、有关单位为序建立文档目录.
4. 建立综合索引库,并将所有电子文档按目录归档,便于后期查找.
目前除了PROJECT等软件外,可以使用简单易用的EXCEL,ACCESS等软件,建立简单关系型数据库,便于文件查找与索引.
5. 对纸质文件统一收集存档,对电子文档定期备份并按层级进行权限划分.
及时将纸质文件存档,并对电子文档备份可以避免文件的损坏与流失,并能将信息尽快从项目现场传回国内以便领导层进行决策.
五、信息化管理优势
现代化国际工程随着体量的逐步增大,工程数据及信息也随之增加.而国际工程因其项目现场与国内管理方相隔遥远,信息传递不及时会延误工期及施工进展.因而建立信息化管理可以体现以下几点优势：
1. 便于管理
从项目签约直至项目竣工,期间涉及的所有合约、设计、施工、质量、进度、质保等数据通过信息化管理模式,可以统一在数据库平台中,以供工程各方及时分享与管理.从而统一了数据格式、数据储存方式.以免因人员变动等原因而造成数据、信息的遗失.
2. 便于查询
国际工程因数据众多、工期长等特点,经常需要查询相关数据资料、技术资料、质量资料以及时改善工程进展.面对庞大的数据,通过信息化管理可以及时找到需要的资料,便于管理方和施工方沟通,并明确相互职责,从而推动工程顺利进展.
3. 便于沟通
国际工程与国内工程的最大区别在于人员及工程管理,而项目管理方如无法在项目现场建立信息化沟通平台,则项目将陷入无序管理的情形.因而及时建立信息化沟通平台及数据库,可以方便工程项目各方的及时沟通,从而节约了工期.
4. 便于掌握工程进展
工程进度、质量、成本控制对于国际工程尤为重要.通过信息化管理平台的建设,可以是工程管理方及时掌握项目的进展情况,并以此为依据做出有利于项目的决策.
六、信息化管理不足
信息化管理需要工程各方及时建立信息化平台,并对数据进行统一格式的管理.这需要管理方、施工方、设计方、供货方、业主方具有一定的信息化管理能力.因而对于人员的培训及数据化管理能力有一定的要求,且在工程施工过程中,需要企业有严格的管理制度来保证.
而实际施工过程中,往往因为管理制度、人员素质、人员培训等问题,信息化管理模式无法完全实现,或者部分数据的格式无法满足管理要求,这就需要管理方及时与各方沟通,统一数据格式及管理制度.这将会增加项目管理方的管理成本.
（作者系上海外经集团控股有限公司）