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近日,一则关于安徽铜陵长江公路大桥存在严重安全隐患的帖子被网民关注,这座被誉为“皖江第一桥”大桥的安全状况引起了网友和业内人士的议论和担忧,也给我们提出一个严峻的课题：事故发生后凭什么来分析事故原因、认定事故责任、还原建设过程、建设过程中用什么来促进建设工程质量和规范建设工程管理、保留建设的真实过程.建设工程档案管理的质量再次引起重视和研究.笔者就如何做好建设项目档案管理工作做了一些思考.
一、提高路桥建设档案管理人员业务水平
在施工项目中,路桥建设档案管理人员都是一人身兼数职.既要抓路桥建设档案管理,又要身兼处室文秘、内外勤工作.由于工作人员少,建设项目多,路桥建设档案管理参差不齐.档案管理人员在项目竣工的审计决算中,常常为补充资料费尽周折.为了提高路桥建设档案的管理和服务水平,就要不定期组织档案管理人员参加业务知识培训,增强档案管理人员工作的积极性和主动性,做到工程建到哪里档案就整理到哪一步,力争在建设过程中就保证竣工资料完整、准确、系统、规范、齐全、真实,并做到原始资料图物相符,技术数据真实可靠.提高档案人员掌握和运用现代化技术的水平,确保档案人员高质量、高效率地全面完成路桥建设档案工作.
二、提高竣工资料归档的积极性
工程建设中普遍存在着对工程档案管理工作不太重视的情况,到工程完工即将交工验收时,才开始应付整理,这给档案整理带来很大难度.其主要原因在于工程建设管理过程中,项目经理对建筑工程档案在思想上重视程度不够.由于资料整理琐碎,不产生经济效益,施工过程中现场又非常繁忙,施工人员绝大部分精力集中在工地,对资料整理一般都是被动应付.要认真进行督导检查,引起各方面重视,争取档案工作与项目建设同步进行,在《经济责任制考核》上进行约束.把工程资料的归档情况,作为对分公司经理及项目经理的一项考核内容.工程资料收集归档不及时、不齐全的,与各单位奖金挂钩,进行扣罚,为搞好档案管理工作提供保证.
三、强化档案材料编制工作
按照标准编制工程档案材料,是施工单位最基本的业务要求.一个施工队不会编制工程内业材料,就不具备承包工程的资格.工程档案材料的质量,关键在于编制形成过程.公路工程的行业特征决定了其档案的特殊性,一道工序所需资料就能达10多张甚至20张,那么随着施工的进展,一个分项下来,其数量之多而杂.如果不在资料产生源头抓,等工程进展快结束时来收集,资料容易流失,此时编制假资料就会发生.因此,在档案管理的产生、收集、整理中应把档案严格分类,并把各种类别的产生人、收集人、整理人,分别给予明确,加强对施工技术人员编制档案材料的训练,不断提高编制工程档案材料的业务水平.工程档案生成后,制定严格的收集整理归档制度.档案管理中千头万绪的问题自然就迎刃而解.
四、建立健全工程档案管理制度
要使档案工作有序进行,必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的项目档案管理制度,从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定,对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求.所以在工程建设开始,就要向各施工项目分发《中华人民共和国档案法》、交通部《关于公路工程竣工验收办法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、《湖南省公路建设工程 竣工文件编制及档案管理办法》,同时发放本企业的项目文件归档制度说明,使档案管理员在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明.用规范的档案管理行为来推动档案管理的规范化,从而有效地控制档案的归档质量.
五、开发利用档案信息,促进档案管理工作
做好档案资料的收集、归档工作是为了利用,而更好地开发利用档案信息,反过来也会促进档案管理工作.工程技术人员和施工人员对重点工程项目的管理、设计及施工组织的情况最了解,大量的档案产生于他们手中,他们也是今后利用档案的主体.通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源,而这些资源又通过档案管理人员提供给工程技术人员利用.对于档案管理人员来说,如果能将档案信息及时准确地提供给工程技术人员,使他们亲身体验到档案信息的价值,就会促使他们更积极主动地配合档案部门做好建档工作,从而保证工程档案的完整性,促使档案管理更上新台阶.