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档案保护是档案工作中一项极其重要的内容,因为档案是历史的真实记录,有着凭证及参考的作用,具有重要的价值.档案的载体是在不断变化之中,如：纸张的变黄、发脆、霉烂,字迹的变色、退色等自然损坏,也有人力而为之的纸张破裂或残缺、墨迹及油迹污染等,这些都无时无刻不在危害着档案的寿命.当档案出现危情时,做好档案修复工作就变得尤为重要.因此,档案修复工作直接关系到档案的命运,如果档案修复工作没做好,将会造成无法挽回的损失.辽宁省档案局(馆)于2009年在国家档案局立项《纸质档案抢救修复操作规程及管理系统研究》的研究课题.课题组经过近两年的努力,2011年课题的研究成果获国家档案局优秀科技成果一等奖.
一 以实际工作为切入点,选取科学的研究方向
在档案抢救修复操作规程的研究中,最需要突出强调的就是“操作”.以往所提出的各类规范、标准、程序中,在传播应用方面,大多是利用纸张等实质载体来传播.而我们此次的研究要点“操作”,更注重实际动作及实际工序的表达.若仍单单只用文字表达操作的手法、档案的状态、动作的规范等,是很难表达贴切的,也只能给利用者形成一种模糊的概念状态.而利用者若是可以看到规范的动作图片及视频,以文字来说明,声音、图像和视频来辅助,利用文字、声音、图像及视频四种表达方式,来共同表述一件事物,就可以更加生动形象、直观易懂,表述详细地展示给利用者.《纸质档案修复操作管理系统》的研发,使文字、声音、图像及视频等直观传达方式的融汇成为可能.《档案抢救修复操作规程》这一研究,不同于以往提出的规范、标准,它可以在更为科学、合理的前提下,根据不同的气候条件、不同的档案材质、不同的破损情况、不同的档案形式等差异因素,制定出每一件档案独有的修复操作程序、工具设备及环境要求,使得档案抢救修复操作规程更为人性化、精细化、合理化.《纸质档案修复操作管理系统》的探究,打破了原来的纸张文字媒介的信息传播方式,使得信息的传达更为具体、明确、直观,有益于档案抢救修复操作规程的统一与普及.
二 以合理的目标定位为原则.确立合适的研究原则
本课题研究以当今科学技术与我国传统档案修复技术结合为主旨,强调该项目完成后的传播性、易用性及应用性,使其成为档案修复人员工作中的一个简单实用、方便快捷、并具指导规范意义的辅助工具,使档案得到更为科学、准确、有效的保护.
(一)全面、客观
该课题是面对全国档案系统的一项研究,因此本课题组时刻都秉持着全面、客观的研究态度,尽可能地收集囊括全国的档案破损类型,科学地掌握各地区的档案修复技术,客观地制定档案修复操作规程.
(二)真实、准确
由于课题中所涉及的技术数据比较多,有较大部分资料是收集、整理有关单位已取得的科研成果和论文得来的,自身并未对其所有数据都进行研究及试验,因此就要求所借鉴及采纳的数据要准确、权威、可靠.
(三)易推广
本课题旨在通过调研、收集资料及归纳,总结形成出适用于全国档案系统,在抢救修复纸质档案时使用的修复操作规范步骤及技法.并通过文字、图像及视频等手段来全面诠释,进而达到更好的可操作性,使用者更为易用易懂,从而使操作突破一直以来修复操作动作未有规范的瓶颈.在抢救修复纸质档案过程中具有极高的指导价值及借鉴意义.
三、以客观实践为依据,广泛收集资料与确定研究路线
(―)资料收集
1 理论资料收集
针对该课题所涉及的理论材料进行收集,通过Inter网络、学术期刊网,国内外专业书籍、相关报刊等方面广泛收集.并时刻关注国内外在此领域的研究状况.
2 受损案例收集
辽宁省档案馆是我国规模较大的省级综合性档案馆,馆藏档案年代久远,卷帙浩繁,内容丰富,种类多样,类型较全.除6件珍贵的唐代档案外,举凡明清以来,涉及整个东北地区各个历史时期的档案,皆有收藏,还有大量的满文和日文资料.课题组针对本馆馆藏档案进行细致的调查,收集各种受损类型档案以作案例.
3 国内资料收集
开展一些有地区代表性的档案馆资料的收集工作,了解各地区档案馆馆藏档案的纸质类型及保存的现状.例如：中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、上海市档案馆、陕西省档案馆、安徽省档案馆、西藏自治区档案馆及新疆维吾尔自治区档案馆等.
4 国际资料收集
开展对港澳地区及国外档案馆资料的收集工作,对外国档案馆馆藏档案的纸质类型及保存现状的了解,为本课题的研究起到了积极的促进与参考作用.
(二)课题研究的路线
1 调研路线
以辽宁省档案馆馆藏档案为东北区域主线路,了解各地区档案馆馆藏档案的纸质类型及保存的现状.开展国内各地区有代表性档案馆的档案收集工作,如与中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、上海档案馆等进行实际调研,了解相关研究内容.
2 技术路线
(1)切实贯彻国家档案局在2001年、2008年发布的四项与档案修复工作有关的标准化指导文件精神,并以此作为《纸质档案抢救修复操作规程及管理系统研究》的重要参考及指导文件.
(2)收集全国各区域派别的档案修复操作程序,并对其精心剖析,以“求同存异”的理念,科学、合理地将其融合.
(3)合理利用扩展思维,打破常规的文字表达信息传达方式,加入声音、图像与视频等,使得《档案抢救修复操作规程》更为生动形象、直观易懂.
(4)研究开发《纸质档案修复操作管理系统》.
(5)结合各种技术手段,融入先进的修复理念,丰富档案抢救修复手段.合理使用档案抢救修复技法,使档案得到更好的保护,益寿延年.
(6)建立一个《纸质档案修复操作管理系统》的后备团队,在本项目完成后,负责《纸质档案修复操作管理系统》的全国推广应用工作,及承担该系统的后续升级更新工作.
四 以实际工作内容为前提,深入探索研究内容
档案由于自身的历史价值与唯一性而作为历史的记忆,使其十分珍贵,而对于修复工作者来说,在对档案进行修复时一定要慎之又慎.所采用的手段与各种工具的介入也需要谨慎,以期达到更好保护档案的目的.所以,在纸质档案修复中我们提出了：无损性原则、可逆性原则、修旧如旧的原则、最小干预原则.
其有七个大方面的研究内容：
(一)归纳工作环境、基础设施及设备操作的标准要求.档案抢救修复操作规程中工作环境的规范,主要包括面积、光线、清洁度、温湿度,基础设施及设备规范研究,如修复工作台规范要求、干燥设备要求、环境控制设备要求、地面要求、配套水电设施要求.
(二)研究提出珍贵档案修复前的原始资料收集的要求.在档案抢救修复操作规程中,档案未修复前检测工作尤为重要.信息采集的目的是为全面记录档案的各类信息,如：档案的纸质材料、字迹的类型、损坏的成因及类型等,通过详尽的信息采集及分析,制定出适合该档案的修复方案.研究制定了《档案修复信息采集卡》,全面记录档案修复的相关信息,针对每一件档案,为其建立独有的修复信息档案,这将对档案日后的长久保存,档案修复信息的断代传承起到极其重要的作用.
(三)归纳对每一项程序的标准工序连接.对纸质档案修复的每一道工序衔接都提出明确的步骤与方法,以使操作具体化与有序化.将常见的30种工具使用方法归纳出来,以提供足够的修复借鉴.常规的档案修复标准工序为：档案信息采集一档案纸张材料及墨迹分析一建立修复档案一档案除霉除尘处理一档案受损类型判定一制定修复方案―修复工具准备一执行修复方案―灭菌抑菌处理一归档.
(四)研究提出程序操作中标准规范的动作技术要求.如排笔的使用规范,包括执笔规范、执笔要领和运笔规范等.排笔的执笔规范：按与压、赶与托、抹与推及顶与支.执笔要领：指实、掌稳、掌斜、腕平、腕肘悬起.运笔规范：中锋、侧锋、逆锋、拖锋等运行之法.
(五)研究提出各种类型档案的操作程序.经过归纳,初步判定近10种纸质类型,并以图片形式展示,各纸张类型均有纸样图片作为参照.此外,对照需要修复的档案纸张类型,选取相近似的纸张进行修复.进而达到提高档案修复质量,延长档案保存年限的目的.
(六)总结归纳出档案抢救修复操作程序.经过细致的研究,总结出36种破损档案类型,如折痕档案、破裂档案、残缺档案、水浸档案、霉变污染档案、酸化档案、成砖档案、粉化档案等.以成砖档案为例,首先要对档案自身的各项信息进行全面的采集；然后判定该档案是否为成砖档案,分析成砖原因,是物理粘合档案还是砖胶性物质粘合档案,并分别提供了相应的处理方法,如水分子降解法、淀粉类粘结物“档案砖”酶解法等,之后分析档案纸张材料,选用相近的纸张作为修复用纸；分析墨迹类型,看是否溶于水；最后根据档案自身条件,在最小干预原则的基础上,制定出适宜的修复方案,从而完成受损档案的修复工作.
(七)研究开发《纸质档案修复操作管理系统》.根据我们对全国各区域档案修复工作者的调查,大家普遍认为：档案修复操作方面的规程若只是简单的文字表达,是很难看懂、理解的.尽管这方面的标准、规范资料也不算少,但这些标准、规范资料的实用性及易懂性较差,使得人们在’学习和了解修复工作的时候,很容易出现误解与偏差,急需一种更为直观、实用及高效的表达模式.《纸质档案修复操作规程管理系统》对纸质档案修复的核心技术与关键问题做了一些探索胜工作,在设计过程中采用了面向对象的软件工程开发技术,充分利用工程化技术思想的优势,系统归纳井总结了目前流行的纸质档案修复流程,并辅以文字说明、图片演示、视频播放等形式生动的展示手段,内容丰富.同时配以全盘搜索功能,有助于快速定位档案修复资料,提高学习和工作效率.该系统还配置了《档案修复信息采集卡》功能模块,将档案修复过程中所产生的各类信息,如入员、全宗号、案卷号、页号、形成年代、墨迹类型、过往修复记录、档案材质、档案酸碱度、纸张白度、修复时间、修复前后图样对比、纸质纤维结构等,进行系统的、有条理的储存归档.此外还对档案修复信息的查看读取权进行分级、分用户管理,加强了系统记录信息的安全保密性.
五、以科研转化为目的,逐步完善研究成果
在“纸质档案抢救修复操作规程的研究”课题研究过程中,我们多次对辽宁省档案馆的馆藏档案进行调查,发现了很多之前未知的档案受损类型,为课题研究提供了极有说服力的案例支持.在课题研究的同时,也及时地解决了这些受损档案的顽疾,为辽宁省档案馆馆藏档案资料的长久保管,提供了科学有效的技术支持.
《纸质档案修复操作管理系统》
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的成果推广应用主要表现在以下几个方面：(一)采用现代计算机技术,实现纸质档案修复操作规程的信息化管理
纸质档案修复操作规程管理系统的应用,在辽宁省各地市、区、县档案馆内掀起了学习档案修复技术的热潮.修复技术人员按照管理系统中的修复导航栏有步骤地进行档案修复,在规范了修复操作规程的基础上,还提高了修复效率.同时系统配置的《档案修复信息采集卡》,将档案修复过程中所产生的各类信息,如全宗号、页号、墨迹类型、档案材质、档案酸碱度、纸张白度、修复时间、修复前后纸质图样、纸质纤维结构等,进行系统归档,收集研究个案,为今后档案修复工作提供了丰富的研究素材.
(二)边服务,边改进,扩大系统受众面
系统设计具有先进性、开放性和安全性等特点,实现了各类数据的管理,查询与维护.修复导航的实时跟踪功能能够准确无误地记录修复人员的工作流程,有效防止了人为的篡改和破坏,免去了繁杂的记录工作,取得了显著的成效,得到了修复技术人员和上级领导的一致好评.
(三)系统高效稳定,灵活安全,后期维护升级便捷
系统采用Web展现形式,使用主流WAMP作为开发架构,界面美观,业务层次分明,可以使用户非常直观的按系统操作界面的提示使用本系统,清晰简明,一目了然.还提供了功能强大的系统内全文内容搜索功能,方便用户准确快速地搜索系统内容,提高用户的使用效率.分级、分用户权限管理,加强了系统记录信息的安全保密性.B／S构架,将维护和升级工作都集中在服务器端,当客户对网络应用进行升级时,只需更新服务器端的软件就可以,大大降低了异地用户系统维护与升级的成本,便于该系统的推广及应用.
本课题研究,是针对纸质档案抢救修复操作工作的一次较全面、细致的收集归纳与规范总结,在档案业界原有的档案修复标准的前提下,通过对全国档案修复技法的归纳、总结、融合及研究,制定出适用于全国档案行业的档案受损判定标准和相应受损类型的档案修复操作标准规范,填补了国内档案界在该领域的空白.
课题首次创新尝试利用文字、声音、图像及视频等信息传达手段,来表述纸质档案抢救修复操作的工作环境、工作基础设施、工作设备操作、工序连接、规范动作及操作程序等方面的要求,并研发出一套《纸质档案修复操作管理系统》,为今后的档案修复操作工作提供重要的参考、规范及指导.它代表了当今世界先进科技与我国传统档案修复技术的初次完美结合,为今后档案修复工作开辟了一片更广阔的天空,它也必将成为今后世界档案修复工作的发展趋势.