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【摘 要】从城市建设档案工作实践做起,从基础出发,分析当前对档案信息化建设信息化管理的必要性和实施过程中的重要环节,从而能够更好的把城市建设档案工作做好,为高速发展的现代化城市打好基础.
【关 键 词】历史背景档案信息化总体目标主要任务
随着科学技术的发展和信息时代的到来,计算机和人们的生活形成了越来越紧密的联系,各类应用软件层出不穷,例如,以前的工程图纸只能手绘,而如今越来越多的工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中.档案数字化,是城建档案管理迈向信息化时代的必由之路.它首先可以解决存储档案日益空间匮乏的问题.通过对数字内容的管理,利用采集的新的管理模式,对每一个工作环节的档案信息进行优化整合以及做到更加的规范化与标准化,这样一来不但是可以使城建档案资源实现最大化利用,更能够实现对珍贵的档案信息长期永久保存,在使用的过程之中也更加的方便,减少了一些不必要的环节从而提供了一种快捷有效的新的通信方法.我们要善于运用现代化信息技术来提高城建档案的信息服务功能,使城建档案在城市建设中发挥其应有的重要作用.
一、信息管理是城市建设档案工作发展的必然要求
城建档案信息产业化的发展趋势,决定了城建档案工作必须步入数字时代.在我们建设领域时,产生的这些大量的电子文件与电子档案,怎样使它们得到广泛的应用；如何保证,在信息时代城建活动中的真实历史,作为记录长期保存下来并向社会随时提供利用.这种需求、这种信息产业化的发展趋势必然使得城建档案工作走进科技时代与数字化时代.
二、对城建档案信息化工作的指导思想
我国建设部城建档案工作办公室,根据国家城建档案发展的需求,组织有关专家,在总结,近年来我们国家电子文件和电子档案管理的实践经验上,借鉴国际上先进的科研成果、标准规范的基础上,制定了《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》〔建办档（2004）39号〕、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）、《城市建设档案著录规范》（GB/T50323-2001）等等.07年又颁发了关于标准《建设电子文件与电子档案管理规范》（C/T117―2007）等等.这些标准的颁布和实施对全国城建档案信息化建设起了积极的促进作用.这些《规范》和《标准》是各单位收集、积累、整理、鉴定、验收、移交电子文件和加强电子档案管理的依据.
三、城建档案信息化建设的总体目标
《全国城乡建设档案事业“十一五”规划》提出要构筑“三网”城建档案内部局域网、城建档案信息上因特网、参与当地政务网建设和“一库”城建档案建设信息库的基本框架.总体目标就是为社会、经济、城市建设的发展提供城市建设档案数字资源信息,以满足政府、公众对城市建设档案资源的需求与利用.
（一）利用现代信息化管理手段,以当前建设工程项目为首,以建设工程报建开始,从而收集各个部门在工程建设过程当中的相关方面信息（主要有报建信息、工程验收备案情况、房地产预售状况等信息）,实现对建设工程的动态可视管理.
（二）通过城市地下综合管线动态管理系统的建立,从而为我们保持地下管线信息管理系统以及建立动态地下管线数据库的更新和管理工作做好铺垫.
（三）建立城建档案空间型数据库,建立城建实物档案的信息管理和城市空间信息管理结合为一体,为了全面实现城建档案的集成化,可视化管理提供广阔的发展空间.
（四）通过数字化建设,用于实现城市建设信息的远程数字服务与利用,现在我们可以使用网络,直接登录城市建设信息服务,网站进行相关信息的调查,为社会公众畅通的档案利用渠道提供了有效的方法,与此同时各级领导以及相关部门能够更为直接的了解城市建设的相关信息,并且,对此进行有关调查与决策,这样就可以避免重复以及铺张浪费的投资与建设.
（五）对城建档案工作的内在价值发展进行开发利用,为城市的规划,建设与管理提供具体、准确以及全方位的保障,使城建档案馆真正成为城市规划以及建设的信息中心.
四、城建档案信息化建设的近期主要任务
对当前高速发展的城市来讲,数字城建档案馆的建设是一项极具有战略意义的工程,它不单单是城市的基础平台建设工程,同时它也是城市信息化水平的提升工程,数字城建档案馆必将成为档案馆的发展的方向,建设好这样一个工程对我们的意义重大,对社会的影响对人们将来的的生活都起到一定的作用.
(一)从城建档案工作实际出发,充分发挥建筑规划机构职能
城建规划机构需对土地、劳动力、资金等资源根据城市发展需求进行规划补给的综合管理机构,建筑规划机构需根据不断发展进步社会获取丰富、全面、准确信息作为建筑规划基础,而建立完善的建筑规划信息网络系统,可以提高对收集资料和数据整理和归纳效率,更好对相关数据进行科学处理；筑规划信息网络系统建立,可充分提升建筑规划机构职能发挥.
加速数字化进程
建立积极开展和探索电子档案接收与管理,让建筑规划设计者能够知晓公众实际喜好和需要,让我们加强对电子文件的形成和收集还有积累等鉴定、归档的监督与指导,以及电子文件的归档管理,加大对城建电子档案的接收力度.
整合资源,优化服务创建城建档案特色数据库,建立基础的地理信息数据库和地下综合管线数据库以及规划审批成果数据库,同时建立最重要的竣工项目数据库和城市规划方案数据库,声像资料数据库等等多种.
数字时代,知识经济呼唤数字化档案馆早日成为现实,建设数字化档案馆是档案信息化发展到一定程度必然进入的轨道,也是城建档案馆发展的方向.除具有传统的档案及其相关的管理知识外,还要掌握新技术尤其是现代信息技术和网络技术,从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展走向正轨,为现代化城市建设的需要,以及构建和谐社会的需要,做出贡献.