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摘 要：医院的档案收集与归档的工作是一项非常重要的信息资源的管理工作,是形成医院档案的基础,它随着医疗事业的深化改革而日益突出.当前医院在档案的收集与归档的工作中,存在着归档材料收集不齐全,案卷归档的质量偏低等一系列问题.针对此类情况,本文结合医院的档案收集与归档工作实例,探索新时期医院加强档案收集与归档的途径,以此提高医院的档案管理的水平.
关 键 词 ：新时期；医院；档案；收集与归档
一、医院档案收集与归档的现状分析
现阶段,国内医院的档案收集与归档工作还存在着许多问题,如档案意识薄弱,特别是档案的收集与归档的意识不高,医院档案材料收集不齐全以及档案案卷归档质量不高等.这不仅使查阅、管理档案的效率降低,而且还一定程度上影响了医院全局工作的展开.医院的档案收集与归档主要存在着以下问题：
1.医院档案收集与归档的意识缺乏
改善医院的医疗设备与医疗环境,提高医院医疗、保健等技术水平,努力为病人提供最优质的医疗服务一直是医院的工作重心.因此,医院的多数医务人员只重视业务的提高,而忽视了医院的档案收集与归档工作,造成了档案意识薄弱,在实际工作中,不重视档案材料的收集、保存与积累,更甚者将一些有保存价值的档案材料进行随意处理,或个别部门为了档案查阅方便,就采取将档案材料长期留存与本部门,而不向档案室移交,这就增大了档案材料收集的难度.
2.医院档案材料缺漏与不规范
医院在档案管理的收集与归档工作中缺乏与档案管理部门的有效沟通,导致在档案材料收集与归档方面就出现了大量的材料丢失与缺漏的现象,同时档案材料归档中,多注重纸质材料的归档,而对实物、电子、声像材料的归档较少；此外,档案材料大多在不同时期,通过不同的渠道获得,因此,档案材料中日期前后不一致或没有签字确认等不规范现象层出不穷.如：2010年底,我院计划将建于80年代初原留医部大楼进行拆卸重建.因年代久远,医院遗失了留医部大楼的国有土地使用证、土地红线图等基建资料.根据相关的法律、法规,我院在办理土地使用权变更手续前,必须先办理土地使用权遗失补证手续,需要提交补发土地证书申请、调查、审批表,刊登“遗失声明”公告的报纸,应缴纳有关税费凭证等资料.因为档案材料的丢失与缺漏造成医院浪费大量人力、物力,还拖慢了医院的发展步伐.
3.档案归档案卷的质量低下
成套档案材料某部分缺失、档案材料填写不规范以及档案所记载的内容与实际内容不符等一系列问题都直接影响着归档案卷的质量问题,使档案的质量下降,档案的价值降低.在实际的档案收集与归档工作中,部分科室由于立卷工作的繁琐,常常略过立卷程序,而直接把分散的未经整理的档案材料移交到档案室中,不仅使档案室的工作量增大,而且不利于档案材料的利用.
二、新时期加强医院档案管理的方法与对策
在新时期医院医疗改革的背景下,我国的档案收集与归档工作一定要将科学性与政策性相结合,使医院的档案信息资源得到有效的开发,为我国医疗事业的发展服务.结合医院档案收集与归档的工作实际,提出具体措施如下：
1.强化医院档案收集与归档意识
医院档案管理存在的诸多问题都与档案管理的意识不强有关,因此,医院要引起对档案的高度重视.医院在档案工作中,院领导要对档案工作高度重视,对档案工作进行精心研究,并制定出适合医院自身实际的整改措施,从经济投入、人员配备、设备装具购置等方面给予医院档案工作大力支持,确保档案工作的正常运转.此外,医院的档案工作要建立坚强的领导班子和过硬的工作队伍,确定领导责任制,并制定档案工作的阶段性目标,提高档案工作人员的素质以及服务意识、档案意识,使档案工作协调有序进行.
2.完善档案管理制度,对档案材料进行科学规范管理
健全档案管理制度,要以医院的规章制度为前提,与档案收集与归档工作的具体情况相结合建立审查与核对机制,材料的收集、鉴别、归档、保管与保密、鉴别与销毁的制度等等.医院在档案工作中要落实岗位责任制与健全的归档制度,对于医院各类档案均制定了相关管理制度,如仪器设备档案归档制度、科研档案立卷归档制度等等.同时医院档案办公室要定期与各部门联络,深入到各科室,指导档案资料的收集、整理和归档等具体工作,确保档案材料收集无遗漏现象,使档案工作顺利开展.此外,在档案的收集与归档中可以制定科学、实用的档案分类编号方案,建立全宗卷和档案管理台帐,将各种档案资料进行整理归档,包括声像、实物档案、文书档案等.在档案材料收集、借阅、归档等一系列过程中要做好登记,实施档案材料的规范管理.
3.转变观念,提高归档案卷的质量
新时期医疗改革背景下,档案价值的实现取决于如何有效地利用它为政治、经济、文化以及社会各项事业提供信息服务,让“死档案”变成“活信息”,是医院扎扎实实抓好档案工作的动力.在档案工作中,要敢于向传统的档案工作管理观念提出大胆的质疑,培养档案工作人员的独立思维,解决档案工作中的新问题.在档案工作要注重服务观念的转变,告别坐等上门借阅提供利用的旧观念,改被动式服务为主动式服务,使档案工作的效用得以真正发挥.
为充分的发挥档案工作的效用,改变档案使用的观念,需要对问题相似的档案材料可按时间先后顺序,组合成卷,并在案卷质量检查合格后,由单位负责人签字装订案卷,做到为借阅提供方便；对于立卷归档材料要进行整理分类,按照归档时间进行归档；在组卷的过程中,各科室要做到不将文件材料留在本部门,保证归档案卷内材料的完整性与系统性,这点需要对科室人员宣传档案完整性的重要性,发挥个人自觉性；以医院各项活动产生的文件材料为归档重点,并在档案材料整理过程中,要保持文件材料的本来面貌,需要档案管理人员合理安排整理工作,减少对文件与材料的损伤；对于有保存价值的档案材料,要单独收集进行立案归档,在档案材料传阅的过程中,需要做好登记并记录借出时间表述传阅期限,让借阅者合理安排归还时间；各科室的负责人要熟悉本部门的档案材料归档范围、立卷归档的程序等,并严格执行,这点需要让负责人明确新时代下档案工作的效用,通过宣传及培训等方式改变坐等借阅的观念,提高归档案卷质量,开展主动式服务,让档案发挥出最大的效用.
三、结语
在医院档案收集与归档工作中,档案材料收集信息量大,归档难度大,加上当下医院档案收集与归档存在着较多的问题,本文提出了强化医院档案收集与归档意识,完善档案管理制度,对档案材料进行科学规范管理,转变观念,提高归档案卷的质量的方法及对策,以适应新时期下的医院档案管理工作,更好的提高医院档案管理工作质量,发挥出档案的最大效用.