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档案的信息化管理是20世纪下半叶以来,随着全球信息技术的发展而衍生出的一个信息化产业分支,依托计算机技术、多媒体技术、海量存储技术和信息检索技术,改变了人们管理档案的工作方式、档案信息的存放方式和查询检索方式.房地产档案的信息化管理,是在国家档案行政管理部门的统一组织与规划下,将现代化的信息技术全面应用于房地产档案管理活动之中,对房地产档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务,房地产档案管理的模式也从以面向档案实体保管为重点转变到以档案实体的主要形式为社会提供服务的转变过程.
一、房地产档案信息化管理的必要性
互联网络的发展使各级政府部门、企事业单位进入了“互联时代”.在管理单位内部通过Inter完成各种信息技术应用,在管理单位外部,通过Inter能够完成相互之间的信息往来等共享应用,从而实现方便快捷的信息传送和客户介入.传统的房地产档案管理方法具有显著的“独立性”特征.房地产档案信息管理的“独立性”,造成了信息渠道的混乱状况,使管理者之间、用户之间、管理者与用户之间的信息封闭无法沟通,形成了信息孤岛.因此,管理部门需要一个基于网络的,能够在Inter上良好运行的房地产数字化档案管理系统,搭建可以随需求逐步升级的技术平台,以便于有效解决数字资源的管理和利用等问题.随着新技术的发展,只需对此平台的底层技术和接口进行升级扩充,使房地产档案管理业务不断更新升级.房地产数字化档案系统适合我国各级房地产档案管理部门,具有很强的通用性.其建设内容涵盖了网络系统、存储设备、服务器设备、基础应用环境建设（包括操作系统、数据库、交换中间件、应用中间件、办公套件等）、安全的基础设施、应用系统开发以及以上内容的综合等,并以该系统为基础进行数据处理、存储,记录房地产电子文件的背景、内容和结构,确保房地产电子文件的真实性和佐证价值、电子文件的完整性,以便于房地产电子文件能够长期保存、方便查询和利用.
二、房地产信息化管理的基本特征
1.信息资源数字化
数据是房地产档案信息化管理的核心,是档案信息资源的数字反映.因此数字档案系统的实质是一个庞大的数字信息资源库,在这个资源库中,不仅有文字、图像,还有声音等多媒体介质.因此房地产数字档案不仅包括已经存在的电子文件,还需要将原有的实态档案进行数字化处理,使其永久的存储在服务器的磁盘、光盘或其他存储介质中.
2.档案信息结构标准化
信息结构标准化是房地产档案信息数字化的基本依据,是房地产档案信息方便快捷利用的前提和基础,同时房地产档案的信息化建设将引进较为复杂的元数据理念和许多新的数据处理技术,如数据仓库技术、数据压缩技术、数据挖掘技术和数据迁移技术等,这些都要求房地产档案信息结构的标准化.
3.档案信息传递网络化
网络化是信息社会的重要特征.要实现房地产档案信息利用的社会化,首先必须实现网络化,这是重要的前提和基础.房地产数字档案系统通过网络运行,因此宽带高速网对房地产档案信息的迅速传递起到了至关重要的作用.房地产档案信息不同于图书或其他信息,其传递的范围要受到密集的限制和访问权限的约束以及系统的安全性,因此在许多场合使用局域网技术或Inter技术比较安全.
4.服务空间虚拟化
房地产信息化管理是一个系统概念,是由众多的信息资源单位共同形成的组合体,通过网络实现跨库互动查询,从而达到信息共享、有效利用的问题.从这一视角出发,正是由于网络技术的广泛应用,才使传统的房地产档案管理改变了存在的性质与方式,延伸了传递的条件和途径,拓宽了使用的环境和范围.通过网络的链接,传统的房地产档案存储被分成信息资源档案和终端信息档案两类；前者为信息档案提供初始信息数据,后者为用户提供服务,而终端信息档案则是处于一种虚拟的工作环境之中.
5.档案信息利用广域化
房地产档案的信息化建设,使档案管理自动化成为可能,房地产档案信息的编目、检索、标引、借阅、统计、报表、档案业务建设等均可实现自动化管理.在此基础上,房地产档案信息面向的用户进一步扩大.传统介质档案的利用,在同一时间只能提供一个用户使用,其它用户如果想获得这种档案信息只能等候,因此难以实现房地产档案信息服务社会化.在实现了房地产档案信息的数字化管理后,用户可以在任何时间通过网络查询相关信息,从而实现真正意义上的房地产档案信息服务社会化.
三、房地产档案信息数据的质量要求
房地产档案的信息化建设是一项庞杂的系统工程,是档案部门面临的重要课题.在工作方面上要作为一把手工程,将数字化档案管理建设列为档案部门的重要工作,并纳入本地区政府的信息化发展规划之中.在组织建设上,要组织强有力的领导团队,并有操作性较强的工作方案作为实施保证.要成立专项工作组,任用精英骨干人员作为小组成员,研究工作流程、制定工作目标、施行目录数据库、多媒体数据库建设、重要全宗全文数据库和政府网、公众网、局域网络的建设.同时要提升从业人员对房地产档案信息化建设的重视度,通过业务培训与自主学习的方式,当房地产档案管理从业人员熟悉数字档案馆的内涵、功能和流程.房地产档案管理有两个方面的重要内容：档案原件和档案数据的管理.档案原件是档案数据的初始来源,具有不可替代的重要作用.房地产档案管理要实行全方位、多元化的服务模式,房地产档案管理网站的建设必不可少.一方面在房地产档案网站公布房产档案中的建筑面积、房屋坐落和平面图等信息,有利于用户根据自身需求查询相关的房产档案信息；另一方面用户将自身需求及相关问题反馈在网站里,有利于房地产档案管理人员及时了解用户需求,更好的发挥档案管理的服务职能.
四、房地产档案信息化管理需要注意的问题
一是电子文件的安全防护问题.电子文件存在一定的不安全因素.如,数据丢失、载体霉变、氧化变质、信道泄露、理化损伤、输送失密等,因此应该高度重视电子文件的安全防护问题；二是信息化数字档案与初始纸质档案的双重保存问题.初始信息的真实性具有无可替代的作用,通过运用这一方式,不仅可以保存反映历史真实面目的可靠记录的纸质档案,而且可以发挥电子文件在检索、传输、利用、存储方面的优越性；三是电子文件的归档管理问题.许多办公自动化系统设计时,没有档案管理者参与,使得电子文件在归档过程中存在诸多问题.因此制定明确统一的电子文件归档管理规范标准能够使档案管理更为规范有效,从而避免档案管理的混乱；四是电子文件的开放与保密的矛盾问题.应协调处理好电子文件的开放与保密的对立统一关系,在不违反相关规定的情况下,保证相关房地产档案信息能够及时上网、及时更新.