国际商务信息传递方式与语言现代化

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笔者用汉语给朋友或同学写E-mail时有时采用完全平头的格式(full block style),即:信函正文的每段开头不空格,与左边沿平齐.不知原由(国际商务信函写作越来越多地采用完全平头式)的,可能会说,堂堂教授连书信格式都搞错了.也难怪,传统汉英语信函写作要求把正文的每段开头空出两个字或几个字母的空格.岂不知,现当代国际商务信函最常用格式就是完全平头式.这是国际商务信函格式现代化的必然结果.从事商务工作的人大都很忙,所以,敢为天下先的美国人为了另起一段少敲七八次键,率先采用了这种省时的现当代英语信函格式,现已成国际商务信函写作的时尚.此外,国际商务现代化还在信息传递方式与语言上有所体现.

一、国际商务信息传递方式的现代化

十几年前还十分流行的电报电传,因编码(encoding)解码(decoding)过程繁琐、信息传递性能低下和麻烦耗时等缺陷,已被淘汰,取而代之的是用明语表达的方便快捷的电子邮件和电子传真.

二、国际商务语言的现代化

国际商务书面交流与沟通现已普遍采用电子邮件和电子传真的现当代信息传递方式,但其内核仍是传统的商务信函.英语这种国际最常用的商务工作语言在信函写作中所实现的现代化是时代的要求,也是竞争激烈和节奏加快的现当代国际商场对传统商务信函的写作风格挑战的结果.

“从20世纪20年代初~20世纪70年代,一个经理通常以口授的方式让秘书打印并邮寄信件.那时流行的文风非常繁缛,目的是让对方对自己的学识和文学修养留下深刻印象.秘书作为第三方的加入使得当时的商务信函显得刻板而冷漠.20世纪80年代初期受到经济萧条的影响,美国商界发生了很大变化,企业为了提高办事效率而纷纷精简机构.这种情况要求商务信函也要进行相应调整以适应新形式.人们再也不想把时间浪费在处理那些冗长而罗嗦的信件上了”(Jane Watson, 2004年).

简短而精炼的语言交流是国际商务英语语言现代化的体现.这种现代化表现为如下几种趋势:

1.多用小词,少用大词

为了简明易懂,国际商务英语多用通俗词汇或小词(short words),而不用晦涩难懂的大词(long words),如:用issue和improve分别替代promulgate和ameliorate.简明易懂的词汇能为普通大众所理解,保证所用词汇的国际通用性.虽然有人现在因传统习惯的影响仍较多使用过时的大词,但是,当今使用简短直白的小词的潮流势不可当.现有研究表明:如果所读文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快,更清楚.生意场上的人,无论是老板,还是打工族,他们都没有时间为了看懂生词而去查词典或深思默想的.

2.多用自然用语,少用陈词滥调

传统商务英语信函写作偏爱陈词滥调或罗嗦的套话(cliches).“套话是过去人们喜闻乐见的词汇或习语,时至今日已经丧失了意义.偶尔使用套语可能无伤大雅,但用得太多就会使信函显得呆板而做作”(Jane Watson, 2004:20).而现当代商务英语信函写作则倾向于使用简明易懂、朴实无华的简短语句.请比较:

We are in receipt of your remittance in the sum of US$ 7890.(陈词滥调)

Cf. We he received your remittance of US$ 7890.(简明易懂)

3.用单个动词代替短语动词

传统商务英语信函喜欢使用短语动词,如:用“we make a remendation”代替“we remend”.这个坏习惯增加了句子长度,使读者阅读速度减慢,使文章思路不清.而现当代商务英语信函写作则反其道而行之,用“we remend”替代“we make a remendation”.

4.用强式动词替代弱式动词

像“make”,“is”这样的英语弱式动词拖延句子,而“advance”,“worry”之类强式动词可使句子具有活力,向前展开.弱式动词通常还有附带成分,如多余的介词和长长的抽象名词或形容词短语,所有这些使语言表达不够简洁明快.请比较:

The drillers made slow advancement, and costs were over 5 million dollars a day. The slow progress was worrisome for some backers.(不够简洁明快)

Cf. The drillers advanced slowly, and costs topped 5 million dollars a day. The slow progress worried some backers.(简洁明快)

5.用名词化短语替代子句甚至句子

商务英语写作修辞有一个倾向,即:用名词化短语替代子句甚至句子.名词化现象在商务英语中非常普遍.使用名词化短语的一大好处就是,用为数不多的几个词表达一个子句甚至句子所能表达的意思或信息量.这样做可使句子简洁,干净利落.例如:

等 or alternatively it can be arranged by sending our representative to your office with samples for your inspection at our expense.

6.避免不必要的重复

有时,为了强调可以重复,但是,如果没有理由地把同一件事说上几遍,就显得罗嗦、枯燥.比如,在“I personally think”中,“personally”表示“自己”或“本人”,与主语“I”意思重复了,就显得罗嗦.所以,应该删掉.再如,“unexpected surprise” 的意思就像 “surprise surprise”,因为“unexpected”就是“surprise”的意思,所以也应删掉.


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