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摘 要:工资管理是公司管理的一个重要内容,随着当今企业的发展,人员数量增加,企业的工资管理工作也越来越复杂,本文通过一个公司实例,来说明工资管理信息系统的分析设计过程,实现工资管理的系统化、规范化和自动化.
关 键 词 :工资管理;管理信息系统;分析;数据库
[中图分类号]:C931.6 [文献标识码]:A
[文章编号]:1002-2139(2012)-15-0337-02
工资管理是企业日常管理的一项重要工作,它涉及面广,时间性强,与职工的切身利益息息相关,利用现代计算机及网络技术进行工资发放工作,不仅能保证工资核算准确无误,快速输出,而且还可以通过银行工资,利用工资数据库对有关工资的各种信息进行分析统计,服务于财务部门其他方面的核算及账务处理.下面以河北科加电子有限公司为例来说明工资管理信息系统的分析与设计.
一、总体规划说明书
系统规划是信息系统生命周期的第一阶段,这一阶段的主要目标是明确系统整个生命周期内的发展方向、系统规模和开发计划.做好系统规划是信息系统建设成功的关键之一,它比具体项目的开发更为重要.
1.系统背景
河北科加电子有限公司是一家中型高科技民营企业,公司主要生产消费类电子产品器件,如彩电,组合音响等零部件.目前,该公司拥有计算机数约200台,内部网络建设还处于初级阶段,其主要功能有信息发布、宣传专栏、员工通讯录、软件下载和公共信息查询.网络平台采用C/S(客户端/服务器)形式,数据实行集中化管理和维护,来降低企业的维护成本.
公司内部网络是面向公司内各部门和全体员工的,所以对系统人机界面要求不高,只要操作简单,方便员工使用即可.在硬件接口方面,由于该系统要与各部门联网,如人事部,财务部,各车间科室等,所以各部门的计算机要串行连接.软件接口方面,操作系统要求 Windows平台,如:Windows98/Me、Windows NT/2000/XP;数据库开发工具要求:SQL Server 2000 、PB 8.0、ORACLE 8.0 ;文档数据环境:Microsoft Word 2000、Execl2000等.与系统相关的外部接口主要有:银行账号、公基金账号、养老保险账号、失业保险账号等.
现有系统在实际运行中存在着一些问题,例如某个职工的某扣款项目,上月有发生额,而本月没有发生额,若本月开始时不清零,月末计算工资时,将会发生扣款多扣现象,造成错误.这体现了系统功能的不完善,其局限性主要体现在以下几方面:
(1)数据处理能力低.在录入大量工资项目记录的过程中,由于格式的不统一,系统只能在手工操作下逐条录入信息,无法批量处理,导致了效率的低下.
(2)缺乏与其他系统间可扩展的接口以及规范化的数据传输格式,限制了其他工具和系统对工资数据进行共享(如银行工资业务中与银行的数据交换).
(3)系统数据的操作权限以及保密机制过于简单,系统安全性有待进一步加强.
通过以上分析,新系统的设计应该尽量克服以上缺陷,使现有系统得到改进.
2.系统的可行性分析
在总体规划的后期,要对项目的可行性进行研究,可以从技术可行性、经济可行性和社会可行性三个方面来进行论证.这对于保证资源的合理使用,避免浪费是十分必要的,也是项目一旦开始以后能顺利进行的必要保证.
由于对工资管理系统这一类的企业财务系统进行开发已有一定的时期,有很多成功的实例,技术基础也已经非常雄厚,因而技术上的准备应该不成问题,即该系统在技术上是可行的.
新系统的建设投入,包括要添置一些硬件、软件设备,还要招聘一些高级系统分析员.但是新系统可以减少人力,同时提高处理效率,降低错误率,这样就降低了成本,使业务流程得到优化.所以该系统开发具有经济可行性.
该系统的性质是软件开发,对象是公司内部工资管理,因此在法律上是可行的;由于现在许多企事业单位都在着力构建一套完整的信息化管理系统,以适应时代信息化发展的要求,该工资系统的开发会更体现其使用价值和优势,具有社会可行性.
综上所述,本系统的开发立项是可行的.
3.系统建设步骤
3.1 组织现状分析
了解组织现状,明确组织的职责以及组织机构内的各种关系,是系统开发的前提,它帮助我们确定系统开发的目标.这一过程要通过实地考察搜集资料,需要30天左右的时间完成.
3.2 系统调查分析
这一过程要对企业现行系统进行全面的了解,分析其在实际操作中存在的问题,以及对各部门和公司整体的影响,根据系统存在的缺陷,对新系统提出目标和任务,进一步完善系统功能,尽量消除其局限性.并且对新系统的构建从经济、技术和社会三方面进行可行性分析,证实系统开发是确实可行的.这一环节需要一个月的时间.
3.3 原系统改进意见的提出
通过对原系统的调查,已得出原系统的缺陷,针对系统所存在的问题,要提出改进的意见,也就是新系统的要求,即新系统开发的发展方向.这一过程在一周内就可以完成.
3.4 系统设计
这一阶段要在对原系统结构分析的基础上,设计出新系统结构,包括逻辑模块设计和功能模块设计,表示方法要用ER图,业务流程图,数据流程图和数据字典.该过程是设计报告的主体,必须详细的说明,所以花费的时间也较长,大概需要两个月的时间.
3.5 系统方案的实施
系统实施阶段的任务,是实现系统设计阶段提出的物理模型,完成一个可以实际运行的信息系统,交付用户使用.这一阶段与前几个阶段相比,工作量大,投入的人力、物力多.时间上安排两个月来实现.
3.6 系统的检测
测试阶段是把该系统交付使用前的最后一个过程,我们需要用一些测试手段来检测系统功能能否实现,进一步判断系统目标是否能达到.这一过程需要20天左右的时间.
二、工资管理系统分析报告
1.系统将要实现的功能如下图所示.
图1 工资系统功能模块图
2.系统数据库说明
新系统设计很多数据处理过程,因为工资的汇总核算是一个繁琐的过程,所以有效的数据库设计是十分重要的.一个好的数据结构不仅能对系统功能提供支持,还可以使系统在现有条件下,具有处理速度快、占用存储空间少、系统开销和费用低等特点.
本系统在开发时选用了稳定性较强的Windows XP中文专业版和Visual Basic6.0作为开发语言,同时选用了Access数据库,由于这些软件产品都是Microsoft公司的产品,因此彼此之间的兼容性较好,开发出的应用系统稳定性较高.Visual Basic 6.0具有可视化的开发环境,可以快速完成系统的开发,内部集成的数据库访问通道,使得可以轻松方便的对数据库管理.
三、系统试运行及监测报告
在MIS开发过程中采用了多种措施保证软件质量,但是实际开发过程中还是不可避免地会产生差错,系统中通常可能隐藏着错误和缺陷,如果将没有通过周密测试的系统投入运行,将会造成难以想象的后果,因此系统测试是MIS开发过程中为保证软件质量必须进行的工作.软件测试的目标应该是以尽可能少的代价和时间找出软件系统中潜在的错误和缺陷.
经过试运行,得出以下结论:该系统流程符合企业内部工资管理的要求,界面友好,既面向开发人员,又面向用户,系统输入信息方便(好多信息,系统自动生成),用户使用起来简单,方便.但是由于时间有限,资料有限,有些地方还设计的不够详细,还需要更好地完善.