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[摘 要]会计电算化的简称就是指电子计算机在会计工作中的应用.会计电算化是会计工作的发展方向,也是促进会计基础工作规范化、提高企业经济效益的重要手段和有效措施.当前,很多大中型企业已经实行了会计电算化,经过工作实践,使得企业在会计核算效率等方面有了很大的提高,井在运行会计电算化的基础上,退步向会计管理电算化和会计决策电算化发展.还有很多企业也正在试行会计电算化软件.
[关 键 词 ]会计 电算化 内部 控制
会计电算化的简称就是指电子计算机在会计工作中的应用.会计电算化是会计工作的发展方向,也是促进会计基础工作规范化、提高企业经济效益的重要手段和有效措施.当前,很多大中型企业已经实行了会计电算化,经过工作实践,使得企业在会计核算效率等方面有了很大的提高,并在运行会计电算化的基础上,逐步向会计管理电算化和会计决策电算化发展.还有很多企业也正在试行会计电算化软件.我所在的单位已实行会计电算化多年,积累了一些经验,也有工作中的教训,通过会计电算化工作实践,我认为在企业推行会计电算化过程中,应注意以下几方面问题.
1 提高会计人员素质
工欲善其事,必先利其器.要使用现代化的计算机技术开展工作,需要会计从业人员具备一定的计算机基础理论知识和基本的操作技能.在大中型企业中,一般管理岗位的员工都通过了计算机应用能力方面的培训考核,作为会计从业人员,最好能够达到财政局认可的会计电算化中级水平,只有这样,才能从容面对会计电算化的一系列问题.会计电算化中级考试中就包括了有关计算机操作系统的熟练使用、一般办公软件的应用、财务软件的实际运用等知识,尤其是微软办公软件中的EXCEL内容对会计工作帮助很大,很多日常会计核算中的辅助工作以及财务数据分析等方面都要用到.
2 会计人员应了解计算机管理知识
企业的会计人员对本单位的业务情况、会计核算、财务管理工作比较熟悉,对本企业实施会计电算化所要达到的效能和目的比较清晰,只是由于不同专业领域的局限,不了解解决问题的途径,更不清楚会计核算软件通过何种途径来解决本单位的具体问题.软件开发人员对于计算机程序、自己开发的专业软件所具备的功能了如指掌,而对要运用该软件的具体单位的具体业务并不熟悉,软件本身具备的功能未必适合使用单位,使用单位也未必具备运行该专业软件的客观条件.因此,在决定使用商品软件或使用针对本单位开发的财务会计软件时,软件管理人员或开发人员与单位的实际需求人员应进行广泛的沟通和协商,要针对行业特点和单位实际业务、具体的会计核算要求、财务管理的需要反复讨论,明确陈述,交换意见,避免日后使用上的不便以及造成软件频繁的修改,确保企业会计电算化工作的正常进行.在实际工作中,企业应用的会计电算化软件也是在不断更新、完善的,因为企业的经营业务、会计核算方法以及财务管理要求都会发生变化.软件管理人员或开发人员应根据使用单位的意见和发展状况,在满足会计工作的需求过程中,应考虑企业信息系统的整体性,不能单纯从会计子系统的目标出发,应当充分考虑到不同的管理职能之间的内在联系和规律,并尽可能利用其他行业乃至于国外的成功经验,拓展会计电算化系统,以适应企业经营控制和管理决策的需要.以便更好地发挥出软件的优势,更好地服务于企业,
3 做好会计电算化的初始化工作
无论是通用的商品软件还是针对本单位定点开发的,亦或是通用与定点开发相结合的会计软件,都具备处理数字信息快捷、准确的特点,这也是计算机技术的优势所在.企业实行会计电算化,在初始化之前要制定具体的实施方案,在确定准备使用的软件后.便要在符合会计政策、会计原则的前提下,根据企业自身的需要进行系统初始化设置,然后将期初数据录入,这个过程就如同我们选购新房后,在不改变房屋结构的基础上,根据个人需求、喜好进行内部装修,布局计划,一切就绪后才搬人家具正式人住.在建账之初,会计人员要遵循财务会计制度的要求,选择好适合本企业的会计核算方法及核算体系.另一方面会计科目设置时,除了要按照企业会计制度中规定的会计科目名称和代码设置一级总账科目外,还要根据本单位的实际业务,设置二级科目甚至、四级科目,做到名称简洁,编码遵循软件要求,尽可能在初始阶段考虑周全,因为建账以后,有了数据的科目将不能再修改名称和编码.在会计电算化的实际应用过程中,应充分利用会计软件的功能,如新的会计科目代码很长,一级总账科目即有四位编码,每增加一级又增加两位编码,不易记忆.但软件本身提供了“助记码”功能,可以将常用的会计科目用简便易记的数字代替,这样就能加快会计凭证的录入速度,对提高日常会计核算业务的工作效率有很大帮助.
4 搞好会计电算化的内部控制
内部控制制度是保证会计信息真实和完整的重要手段.因而企业必须建立严格的内控制度.基本的内控制度应该包括会计人员权限的合理设置,人员之间的明确分工,相互之间的配合与制约.通过内控制度的有效实施,防止舞弊行为的发生,避免给企业在工作上造成不必要的推诿和扯皮,在经济上造成不必要的损失.手工作账时要考虑不相容职务的分离、分设.同样,在实行会计电算化以后,不相容职务也不能由一个人承担,应根据每个人的工作内容赋予相应的权限.一般情况下,应设置系统管理员、数据管理员、档案管理人员、复核人员、核算人员、出纳、财务主管等岗位,每个岗位既互相牵制,又层层负责,日常工作职责明确,一旦发现问题责任界限清楚.
按照财政部《内部会计控制规范一基本规范)的要求,建立内部会计管理制度应遵循的原则包括：符合国家法律法规规定和单位内部实际情况；全面性、广泛性、适应性原则；内部牵制原则；不相容岗位分离原则.
我单位在实施会计电算化之初,即按照财政部颁布的《会计电算化工作规范》要求.建立了严格的管理制度.包括：
(1)会计电算化岗位责任制：对出纳人员、凭证编制人员(软件操作员)、审核记帐人员、电算维护人员、电算主管、数据分析员的工作职责进行了明确.
(2)会计电算化操作管理制度：明确了计算机的操作程序、授权、更换口令、对外提供数据、日常备份、操作规程等.
(3)软件、硬件和数据管理制度：对财务系统所用计算机设备的维护、保养、使用环境、会计数据的安全保密、存储、软件修改、故障排除、运行日志等做了具体规定.
(4)电算化会计档案管理制度：对会计档案包含的内容、归档程序、查阅手续、期满销毁等做出详细规定.
(5)会计电算化内部控制制度：按照不相容岗位分离的原则,明确实行电算化后的业务流程,规定软件操作的权限管理,禁止出纳人员上机操作,会计人员调离岗位应做好交接手续等.