企业集中式财务管理信息系统构建

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企业信息化建设经过了会计电算化和会计信息化两个阶段后,面临更加开放的竞争环境,企业加强财务监管、防范风险的任务变得愈加重要,企业建设以财务为核心的财务集中管控系统已是大势所趋.目前,企业信息化建设中存在的普遍现象是：企业都有一套财务核算系统,此外还有进销存系统、采购管理系统、合同管理系统等,但这些系统互相不连接,各自成为信息孤岛,事前预算、事中控制、事后分析的管理信息循环基本没有实现,企业未建立有效的财务管理信息系统.因此,研究构建企业集中式财务管理信息系统,客观地看待企业财务管理信息化,追溯更本源的问题,既具有重构企业财务管理信息化要素的学术价值,又具有现实意义.

一、财务会计系统与管理会计系统的关系

（一）财务会计系统 财务会计系统最早的会计电算化在业务上经历了单账套一多账套一多组织一本账,但无论如何变化,财务会计系统的本质没有变,即录入会计凭证,对会计凭证以账簿和报表的形式进行查询.由于财务会计系统是对已经完成的交易进行记录,记录要遵循国家的企业会计准则和税收法规的要求,因此,财务会计系统产生的财务数据的管理相关性仍较弱.通过财务会计系统只是减少了财务人员的工作负担,使财务信息的提供更为准确、及时,财务信息的质量本身仍受到财务人员的水平和主观性的影响.

（二）管理会计系统在管理会计与财务会计的关系问题上,传统理论认为财务会计是管理会计的基础,管理会计的职能是从财务会计的数据中加工出管理需要的信息.简而言之,管理会计主要是对财务会计信息的应用.实质上,对管理会计的职能定位严重削弱了管理会计的作用,因为发展到需要登记会计凭证的经济业务事项,该发生的已经发生,尽管企业经营管理者需要回顾过去,但更为重要的是事前规划,以及需要预测、分析、规划未来的发展.而事前的规划,最重要的是对未来有强烈的经济效益观念,将建立在经济效益评估基础上的未来规划作为管理会计的基本职能,这样管理会计与财务会计的关系就应该是管理会计在前,财务会计在后,财务会计系统是对管理会计系统的反映和控制.

综上所述,企业经营管理者更需要的是一套管理会计系统,这套管理会计系统能将经济效益原则贯彻到每一个人身上,落实到每一步行为之上.管理会计系统如何构成、要素之间的关系、不同模式企业管理会计的特点分析是构建企业财务管理信息系统的重点和关键.

二、企业集中式财务管理信息系统构建的实践基础

（一）企业集中式财务管理信息系统基础的业务架构 基于实践,企业最核心、最基础的财务管理是：预算、合同和报销.预算管理的思想渗透在财务管理信息系统的每一环节中,在业务开始前,不进行适当的预算,无法使用企业的财务资源.企业对于合同的管理十分关键,合同签订是企业形成法律上的债权债务的开始,在签订合同前,要对合同进行多方面的评审,合同签订后,要控制合同的执行情况.没有合同也无法使用企业的财务资源.财务报销实际上就是使用企业财务资源的过程,在财务报销时,通过是否有预算以及预算的使用情况和是否有合同以及合同的执行情况来决定财务报销的合适性,决定能否使用财务资源.

（二）企业集中式财务管理信息系统基础的流程框架 企业集中式财务管理信息系统较好地实践了管理会计的责任中心理论,责任会计的实质是如何确定合适的管理单元问题,它很好地体现在财务管理信息系统项目管理的过程中,实现对利润中心和成本费用中心的管理,且能很好地实践企业内部控制规范,对企业的各业务环节进行必要的内部控制.系统承担了企业管理制度执行、内部控制、信息输出的功能后,持续改进的重点不仅仅局限于制度是否得到执行,控制是否有效这些基本问题,而是要重点关注每一个业务环节的关键问题,如如何采购到性价比最好的物资,如何在提高质量的情况下降低成本等.

（三）企业集中式财务管理信息系统的风险管控 企业建设集中式财务管理信息系统,全面地考虑经济环境的特点,控制严密,从头到尾‘一套预算’,实现一管到底,财务管理信息系统可以自动生成会计报表、基础数据,还可以根据不同的要求进行数据转换,信息挖掘很直观.企业集中式财务管理信息系统通过技术手段将各个业务流程规范后,减少了各级管理、经营的随意性,而且统一核算减少了多级核算制度标准不统一、核算政策掌握的随意性,有效加强了企业风险管控.

（四）企业集中式财务管理信息系统的管理水平集中式财务管理信息系统使用层次分明,能较好地体现企业管理的提高是一个循序渐进的过程.在企业管理起点低,初始使用财务管理信息系统的情况下,以财务管理信息系统各功能模块能正常运转为根本目标,使用简单；企业管理水平提高,对财务管理信息系统熟悉后,再使用控制更为严格的管理策略.同时财务管理信息系统对于企业业务管理具有极大的灵活性,全面地考虑企业经济环境的特点,控制严密,从而提升企业管理水平和创新能力.

三、企业集中式财务管理信息系统功能模块构建

（一）销售合同管理功能模块 销售合同分成三类：项目销售合同、期货销售合同和现货销售合同.项目销售合同适用于工程、设计类合同的管理,该合同不能用于领取物资.如需领取物资,需立项后通过项目来领取物资.期货销售合同适用于不经过进销存,采购后直接销售的业务,该合同直接领取采购合同的物资.现货销售合同适用于到仓库领用物资.现货销售合同有三张物资表,一张用于销售部门签订合同确定销售清单,一张用于生产技术部门将粗化的销售清单转化为内部可执行的生产或采购清单,一张用于实际领取销售物资.销售合同管理控制要素包括：物资管理、收款管理和开票管理.收款管理包括计划收款管理和实际收款管理.对销售合同要先安排收款计划,然后才能进行实际收款的录入.通过合同收款明细表,可查询到合同收款计划执行情况；开票管理是指开具时要对应到具体的合同.

（二）成本费用合同管理功能模块 物资采购合同管理主要的控制点是：必须输入物资,否则不能报销；付款和到票金额不能大于已录入物资的合计金额；核对和物资；跟踪采购物资在内部流动的情况；查看合同的到票和付款情况.非物资采购合同管理主要的控制点是：付款和到票金额不能大于合同金额；查看合同的到票和付款情况.

（三）项目财务管理功能模块 基本流程是：编制预算进行立项审批、项目立项、冻结、项目关闭.对项目名称设定四个层次的开放：公司、部门、项目组和项目经理.对项目的预算开支设定五种开支策略：项目名称控制、预算总额控制、科目控制、科目及预算总额控制和科目金额控制.企业可以根据自身对预算的认知水平和实际管理要求来灵活设定预算管控方式.对预算设定责任主体类型和责任主体,可根据项目名称开放范围设定不同责任主体的预算开支范围和预算开支金额.针对项目设定预算实际开支的审批流程,可预先录入项目需要的物资,对项目物资开支进行严格的预算开支、预算不够可追加预算.同时,设置多种项目统计表报,包括：项目财务情况一览表、收款计划表、实际收款表、开票信息表、预算物资表、个人费用表、责任费用表等.

（四）报销管理功能模块 通用报销单适用于差旅费报销以外的所有报销事务的处理,一张单据可报销不同合同、不同性质的费用,要报销必须有合同和预算,无预算,不开支,无合同,不开支.报销时能查看合同执行情况,包括合同金额、累计付款和累计到票,采购物资明细及物资在内部流转情况.差旅费报销单全面处理出差过程中所发生的各种费用.

（五）生产制造管理功能模块实施产品BOM表管理,一张生产任务单可下达多种产品的生产任务,生产任务运用BOM表有三种方式：严格运用、可修改运用和不启用.可按照实际成本法进行产品的成本核算.

（六）采购计划、物流、进销存、库存领料管理功能模块采购计划有三种编制基础,即项目、生产和库存；采购计划可作为内部采购订单使用.项目可直进直出领料；销售可直进直出领料.入库单能自动反映、采购价格和供应商信息.领料主体有项目、销售合同和生产任务；领料方式有定额和非定额.

（七）报表管理功能模块设置多种统计报表,包括：科目汇总表、合同财务情况一览表、销售合同收款情况表、进销存表、发货出库明细表、各种差异跟踪表等.

四、企业集中式财务管理信息系统实施策略

（一）确定内部财务管理信息系统实施项目负责人 负责人和项目组的成员都要精通财务管理信息系统的各个功能模块,在前期的上线过程中,承担着操作系统,保证系统正常运转的责任.因此,在财务管理信息系统实施整个过程中,前期大部分工作是由项目组完成,要求项目组成员本身业务素质高,能吃苦耐劳,具有主动学习的精神.

（二）系统上线前企业全方位的管理咨询 主要包括：单位介绍；业务模式描述；企业的IT系统使用现状；企业现阶段面临的管理提升问题及已经采取的管理措施；战略目标、经营规模、经营业务范围、经营地域；与系统有关的各种经济指标的现状及未来3年的变化趋势；企业主要需求点与系统的符合程度；在上线前要进行的二次开发；企业使用一段时间后潜在的问题及应对方案；各模块的初始化方案；财务管理系统与会计核算的关系；系统安全方案；上线工作计划等.

（三）财务管理信息系统的试运行企业在财务管理信息系统实施整个过程中,要加强实施中的风险管理,需建立系统和周详的风险防范机制,确保系统建设逐期按时保质地完成.要减少系统失控的风险,识别、分配和处理系统开发过程中可能遇到的风险,以确定采取的措施.一般只要预先考虑到风险并采取了相应的处理方法和步骤,大部分的风险是可以避免或者控制的.

集中式财务管理信息系统考虑了我国商业环境的特点,适应工业、商业等多种业务管理的需要,企业可根据业务特点选择合适的管理模式,增强业务调度管理意识,预算管理渗透到业务的各个环节,企业通过信息化实现了财务集中管控,通过技术上的创新推动了管理上的提升,从而更好地参与市场竞争,推动企业持续性发展.